Condividere tramite e-mail

Capitolo 2: Condividere tramite e-mail

La condivisione si imposta direttamente nel Workspace: Modifica, poi la scheda Condivisione, poi Nuova condivisione esterna. Come canale selezioniamo Email. Poi si inserisce l’indirizzo e-mail del commercialista. Con questa casella di controllo, solo un account PaperOffice con esattamente questo indirizzo può accettare l’invito; il semplice inoltro del link non basta. Con il livello di accesso ai documenti si definisce ciò che il destinatario può fare: solo Visualizza + Scarica, oppure anche Visualizza + Scarica + Carica. Poiché il nostro commercialista deve poterci restituire documenti, consentiamo il caricamento. Inoltre si decide per quanto tempo la condivisione resta valida: senza scadenza, per 7, 30 o 90 giorni oppure per un anno. Per la chiusura annuale ci bastano 30 giorni. Si salva, ed è fatto. La condivisione risulta ora come in attesa finché il commercialista non accetta l’invito.

Capitolo 3: Il destinatario accetta

Il commercialista riceve un’e-mail: è invitato al Workspace Accountant 2026 e vi trova il pulsante Accetta invito. Se ha già effettuato l’accesso al proprio account PaperOffice, basta questo unico clic per ottenere l’accesso. Quindi gli serve un account proprio, ma non un PIN per la condivisione. D’ora in poi il Workspace condiviso comparirà nel suo account, chiaramente contrassegnato. Può visualizzare i documenti insieme a tutti i dati estratti e scaricarli, entro i limiti dei permessi che Lei ha concesso. Poiché abbiamo consentito il caricamento, il nostro commercialista può anche inviarci qualcosa, ad esempio una fattura che gli è stata inviata direttamente. La trascina nel Workspace condiviso ed è tutto. E noi? La fattura si trova ora nel nostro Workspace Accountant 2026 e viene elaborata come ogni altro documento. Nessuno deve più inviare nulla avanti e indietro via e-mail.