Agenti speciali: separare le scansioni in batch, leggere la scrittura a mano, rilevare manipolazioni e oscurare i dati

Innanzitutto il risultato: quattro casi speciali, quattro soluzioni

Buongiorno e benvenuto all’Accademia PaperOffice AI. Oggi esamineremo quattro specialisti di PaperOffice che si occupano di casi speciali noiosi per Lei. Innanzitutto, il risultato: da una scansione in batch di sette pagine vengono estratti cinque documenti puliti con nomi descrittivi. Viene letto un documento di consegna con annotazioni a mano. Una fattura in cui i dati bancari sono stati oscurati viene immediatamente segnalata. E una busta paga viene inviata al consulente fiscale in forma pseudonimizzata. Esamineremo la posizione di questi agenti in PaperOffice e quindi analizzeremo ciascuno individualmente: Split, riconoscimento della scrittura a mano, Trust e Redact.

Capitolo 1: Dove si trovano gli Agenti Speciali

Gli agenti speciali sono disponibili a sinistra sotto Document AI: Split Agent, Trust Agent e Redact Agent. È qui che è possibile creare agenti con impostazioni fisse se è necessario eseguire ripetutamente la stessa attività. Il processo viene avviato dall’elenco dei documenti: selezionare i documenti, Azioni, Agenti e flussi di lavoro. Qui si trovano Split, Trust e Redact. Pertanto, un documento deve essere sempre selezionato per primo, seguito dall’agente.

Capitolo 2: Split Agent: Separare le scansioni in batch

Primo problema: in sala corrispondenza, un intero pacco viene scansionato tutto insieme. Ciò risulta in un PDF di sette pagine contenente un ordine d’acquisto, una bolla di consegna, una fattura e altro ancora, inclusa una pagina separatrice. A tale scopo, si crea uno Split Agent. Lo si denomina Split mailroom e si seleziona il livello Premium. Di conseguenza, le singole parti verranno assegnate non solo numeri ma anche il tipo di documento, la data e il mittente nei rispettivi nomi. Nella scheda del metodo Split, è possibile definire come l’agente riconosce dove inizia un nuovo documento: automaticamente, da una pagina di copertina, da un codice separatore, da una modifica del tipo di documento, dopo un numero fisso di pagine, per persona o file, o con una regola personalizzata. Si lascia impostato su Automatico. Successivamente PaperOffice rileva i confini in base al contenuto, al mittente, alla data e al tipo di documento; le pagine separatrici sono possibili ma non obbligatorie. Come destinazione, si seleziona l’esistente Workspace Mailroom 2026. Ora per la scansione in batch: selezionare gli elementi nell’elenco, quindi fare clic su Azioni, Split ed Esegui tramite Split Agent. Fare clic su Avvia e l’agente gestirà il resto in background. Dopo circa un minuto, il monitor visualizza i documenti creati: sono stati generati cinque documenti da sette pagine, ciascuno con il proprio tipo di documento, data e mittente nel nome del file. La pagina separatrice è stata rimossa e la scansione originale è preservata. Una rapida occhiata all’elenco è ancora utile: se la separazione è corretta, si può procedere come di consueto con i campi dati, i flussi di lavoro e tutto il resto. Un’occhiata a uno dei nuovi documenti, l’ordine a Veldtmann: PaperOffice lo ha estratto come qualsiasi altro documento, inclusi titolo e un riepilogo con l’importo.

Capitolo 3: Riconoscimento della scrittura a mano

Secondo problema: la scrittura a mano. Il cliente conferma la nostra consegna sul documento di prova di consegna a mano: novantotto pacchi ricevuti, scatola sette danneggiata, due pacchi rifiutati. Viene restituita una scansione. Per questo non è necessario disporre di un proprio agente: a partire dal livello AI-DMS Ultra, PaperOffice riconosce automaticamente la scrittura a mano durante l’elaborazione. Carichiamo pertanto la scansione in un Workspace con Ultra. Anche il riepilogo lo menziona: novantotto su cento pacchi sono arrivati, scatola sette danneggiata. E in una sezione separata, Note scritte a mano, troverà tutto ciò che è stato inserito manualmente, fino alla nota relativa al reclamo. Il timbro viene inoltre riconosciuto da PaperOffice. In questo modo è possibile vedere immediatamente che è pendente un reclamo. Si prega di verificare brevemente le informazioni manoscritte sul documento stesso, in particolare i numeri.

Capitolo 4: Trust Agent: Rilevamento delle manipolazioni

Terzo problema: due fatture di Kaltwerk con lo stesso numero. A prima vista appaiono identiche, ma in un caso qualcuno ha coperto i dati bancari in basso con una casella bianca e ha scritto nuove informazioni sopra. Il Trust Agent verifica se sono state apportate modifiche a un PDF. Segniamo la copia, selezioniamo Trust e avviamo il controllo di integrità. Per il tipo di documento, scegliamo Fattura, in modo che PaperOffice presti inoltre attenzione ai modelli tipici nelle fatture. Con Premium, PaperOffice evidenzia i risultati direttamente nel documento e crea un Evidence-PDF contrassegnato. Il risultato: revisione raccomandata, con tre risultati. Il più significativo: nel testo del PDF è presente un numero di conto bancario, che è oscurato nel documento visibile da una forma disegnata successivamente, e ne viene visualizzato uno diverso. Inoltre, la fattura elenca numeri di conto bancario di vari paesi. Il punteggio di rischio appare inoltre come icona nell’elenco. La revisione da parte di PaperOffice ha coperto quattro aree: contenuti nascosti che vengono trascurati durante la visualizzazione normale, la struttura tecnica del PDF, un confronto tra ciò che è visibile e ciò che è memorizzato nel documento e modelli aggiuntivi per le fatture utilizzando il profilo fattura. Per confronto, l’originale: nessuna anomalia rilevata. Il Trust Agent non indica chi ha commesso la frode, ma mostra dove prestare maggiore attenzione prima di effettuare un pagamento. Un altro esempio, questa volta con il profilo Candidatura e CV: questo curriculum contiene un’istruzione per i sistemi AI in caratteri di colore molto chiaro e minuscoli, praticamente invisibile agli esseri umani. Il Trust Agent la rileva e segnala il curriculum come sospetto.

Capitolo 5: Redact Agent: Oscuramento e pseudonimizzazione

Quarto problema: il consulente fiscale richiede una busta paga ma non il nome, l’indirizzo o i dati bancari del dipendente. Segniamo la busta paga e selezioniamo Redact, Modifica con anteprima. Innanzitutto lo scenario, ovvero ciò che viene oscurato: ad esempio, per una divulgazione GDPR agli interessati, per la condivisione con partner commerciali e fornitori di servizi o solo per i dettagli finanziari o di contatto. PaperOffice imposta le regole corrispondenti di conseguenza. Per la busta paga, selezioniamo Fascicolo del personale. Durante l’ottimizzazione, specifichiamo ciò che deve rimanere invariato: il nome dell’azienda Northstar. Per l’output, selezioniamo Pseudonimizzazione, disponibile con il modello Ultra. Prima che avvenga qualsiasi cosa, la revisione Oscuramento IA evidenzia ogni campo che viene sostituito. Se qualcosa non sembra corretto, è possibile attivarlo con un singolo clic e trascinare semplicemente i campi mancanti. Successivamente, la copia visualizza un nome fittizio al posto di quello reale e un indirizzo alternativo al posto di quello effettivo. Questo mantiene il documento leggibile nascondendo i nomi veri. I dati sanitari e le firme rimangono oscurati. La tabella sottostante indica quale nome corrisponde a quale voce. Queste informazioni sono disponibili solo in questa finestra di dialogo e mai nel file PDF. Inoltre, nuovi pseudonimi vengono assegnati ad ogni esecuzione. Si prega di copiarli se è necessario mantenere la mappatura. L’originale rimane invariato e la copia pseudonimizzata viene posizionata direttamente accanto all’originale. Si prega di dedicare un momento alla sua revisione prima dell’invio. In sintesi: lo Split Agent divide le scansioni in batch in documenti individuali. La scrittura a mano viene riconosciuta automaticamente da PaperOffice in Workspaces con AI-DMS Ultra. Il Trust Agent indica dove un PDF è stato alterato. E il Redact Agent oscura o pseudonimizza, con revisione prima dell’applicazione. Viene sempre avviato dall’elenco dei documenti, tramite Azioni e Agenti e flussi di lavoro. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.