Condividere documenti, non dati personali: oscurare con pseudonimi (anteprima)

Salve e ben tornato all’Accademia PaperOffice AI. Oggi esamineremo un aspetto che ogni azienda affronta prima o poi: è necessario condividere un documento, ma non i dati personali in esso contenuti. Ecco la nostra situazione. La busta paga di Northstar è sottoposta a revisione da parte di una società esterna. I revisori necessitano del contratto di lavoro di Maya per verificare che il suo stipendio sia gestito correttamente. Ciò che non serve loro è Maya stessa: il suo nome, il suo indirizzo di residenza, i suoi identificatori personali. Si tratta del documento HR Workspace di Northstar, contenente il contratto di lavoro, la busta paga e un rapporto di incidente.

Apriamo innanzitutto il contratto, in modo da vedere con cosa abbiamo a che fare. Ecco il nome completo di Maya. Il suo indirizzo privato a Londra. E il suo stipendio annuo. Tutto ciò sono dati personali e appaiono su tutte e tre le pagine. Rimuoverli manualmente è lento ed è facile trascurare un punto. Lasciamo quindi che PaperOffice se ne occupi.

Tornando all’elenco, si seleziona il contratto, si apre la sezione Agenti e flussi di lavoro e si sceglie Redact. Si opta per Modifica con anteprima, in modo da poter verificare tutto prima che venga salvato qualcosa. Innanzitutto, lo scenario. A cosa serve il documento? Ce n’è uno per le richieste GDPR, uno per la condivisione con i partner commerciali e questo è il più adatto: Fascicolo Personale, HR.

Durante il fine-tuning, è possibile specificare gli elementi che devono rimanere visibili. I revisori dovrebbero ancora vedere a quale azienda si fa riferimento, ma non a quale persona. Pertanto: Northstar Industrial Systems e la forma abbreviata, Northstar. Durante l’esecuzione: il risultato viene salvato proprio qui nel documento Workspace. Il modello è Ultra e, invece di utilizzare scatole nere, si seleziona Pseudonimizza. Pseudonimizza significa che nomi, indirizzi, date e identificatori vengono sostituiti con valori fittizi coerenti. Il documento rimane leggibile e i revisori possono lavorarci come se fosse l’originale. E… avvio. Questo richiede alcuni secondi, quindi si salta avanti. Ecco la revisione. PaperOffice ha individuato i dati personali su tutte e tre le pagine e ha contrassegnato ogni area che verrà sostituita. È possibile fare clic su un’area per rilasciarla o disegnare un riquadro per aggiungerne una. Tutto appare corretto, pertanto si applica la modifica.

Fatto. E questa tabella è la parte interessante: a sinistra l’originale, a destra ciò che si trova ora nel documento. Maya Ellison è ora una persona fittizia, con un indirizzo fittizio e un nuovo numero di contratto. Questa tabella è visibile solo qui. Non fa mai parte del PDF. È per Lei, così da sapere cosa sta guardando quando parla del documento in seguito. Un altro dettaglio: ogni esecuzione crea nuovi pseudonimi. Quindi se si condividono due documenti in momenti diversi, nessuno potrà collegarli tra loro. Da qui potrei scaricare la copia o inviarla via e-mail direttamente ai revisori.

La copia pseudonimizzata ora si trova proprio accanto all’originale. L’originale stesso rimane intatto. Apriamo la copia. Maya è ora Sophie Foster, che vive a Glasgow. Dove non esiste una sostituzione sicura, come il paese, PaperOffice lo oscura semplicemente. E lo stipendio è ancora lì per la revisione.

Ecco fatto: i dati personali fuori, un documento leggibile dentro, in circa un minuto. Grazie per aver seguito la lezione e ci vediamo nella prossima.