Cos'è PaperOffice AI? La visione d'insieme

Perché un DMS classico non è più sufficiente

Un sistema di gestione documentale conserva i documenti. Può cercarli. E poi attende. Attende che una persona legga, decida e inserisca tutto nel sistema successivo. Se si desidera l’intelligenza artificiale, si aggiunge un chatbot in aggiunta o si effettua l’aggiornamento alla versione enterprise. Si paga per ogni postazione, per ogni collega che deve ancora svolgere il lavoro. E l’archivio risiede nel cloud di qualcun altro. Per postazione. Solo Enterprise. Il loro cloud. Ora si immagini un sistema che comprende il documento, decide cosa fare successivamente e agisce, sia che a chiederlo sia una persona o un agente. Nessuna licenza per postazione. Nessun tier enterprise per l’IA. Su archiviazione propria, se lo si desidera. Questo è PaperOffice AI: un motore, ogni porta, il Suo archiviazione. PaperOffice AI è un Documento

Cos’è PaperOffice AI?

Piattaforma operativa. Comprendere un documento non è sufficiente. Ciò che conta è ciò che accade successivamente. Pertanto, il motore compie tre azioni con ogni documento: lo legge, decide di cosa ha bisogno il documento e agisce. Archivia, estrae, instrada, richiede approvazione e trasferisce i dati all’ERP. Persone e agenti IA lavorano con gli stessi documenti, le stesse regole e le stesse autorizzazioni. Quattro porte, una piattaforma.

Un’unica fonte di verità per i documenti

Esiste un nuovo tipo di caos, che appare moderno. Gli assistenti IA consentono di aggiungere documenti ai progetti. Così il contratto finisce in un progetto, l’emendamento in un altro e un collega carica la versione del mese scorso in un terzo. Tre copie, nessun proprietario e nessuno sa quale sia quella attuale. PaperOffice AI è la singola fonte di verità per i documenti. Ogni nuova versione ottiene il proprio numero e quella precedente rimane invariata. Ogni assistente, ogni agente, ogni applicazione legge la stessa versione corrente, tramite API o MCP. Nulla viene copiato. Un luogo, una verità, qualsiasi client.

Come arriva un documento?

Iniziare da dove arrivano i documenti. La fotocopiatrice nel corridoio scansiona verso una cartella o direttamente in una casella di posta in arrivo dello scanner PaperOffice. Un connettore monitora la cartella, ogni pochi minuti, in base al pattern del file, e consegna ogni nuovo file a un Workspace. Lo stesso vale per una casella di posta, una condivisione NAS o un bucket cloud. Nessuno apre un’applicazione. Nessuno rinomina un file. Il primo passo è completato: la nota di consegna si trova nel Workspace, con un’anteprima, e chiunque può contrassegnarla manualmente. Ancora nessuna IA. Questo verrà dopo.

Fino a dove legge il motore?

Passo due: attivare AI-DMS. Per Workspace, è possibile scegliere quanto approfonditamente il motore deve leggere. Basic legge il testo con AI-OCR e riconosce il tipo di documento. Il tipo porta con sé le regole: per quanto tempo conservarlo, su quale base legale e quale IDP Agent gli appartiene. Premium comprende i campi e collega il documento al proprio partner commerciale. Ultra lo sottopone a verifica, controlla la presenza di frodi e lo collega a tutto ciò che è arrivato in precedenza. Ogni nuovo documento viene elaborato automaticamente. E qualsiasi documento può essere analizzato più approfonditamente in un secondo momento.

AI-OCR non è una normale OCR

I documenti reali non sono PDF puliti. Una fattura di trasporto con una macchia di caffè. Una bolla di consegna stampata da una stampante a matrice di punti. Un rapporto di servizio fotografato su un tavolo da lavoro. AI-OCR legge tutti e tre: il testo, le tabelle e un rettangolo delimitante per ogni riga, ciascuna con il proprio punteggio di confidenza. La scrittura a mano inclusa. Questa è la differenza rispetto alla OCR classica: non indovina i caratteri, ma comprende la disposizione della pagina. AI-OCR viene eseguito all’interno di ogni passaggio AI-DMS. E lo si può invocare autonomamente, tramite l’API o come strumento MCP. AI-DMS comprende il

IDP Agents. campi come dati

documento in senso ampio. Il IDP Agent agisce con la precisione di un cecchino. Il tipo di documento lo attiva e recupera esattamente ciò che Lei ha definito: numero della fattura, fornitore, importo, riferimento all’ordine, conto bancario. Un campo, un prompt, più i controlli definiti da Lei, ad esempio: gli elementi della riga si sommano al totale? Ogni campo restituisce dati, con la sua posizione nell’originale. Poi il documento successivo appare diverso: una fattura spagnola, un altro layout, e l’agente trova comunque i campi, poiché legge il significato e non le coordinate. Se un campo obbligatorio manca, il documento viene inserito in una coda di revisione per una persona. Eseguire l’agente manualmente, in batch, in un flusso di lavoro o automaticamente per ogni documento di quel tipo.

La somma è corretta? La corrispondenza tripartita

Ora il motore collega ciò che appartiene insieme. Ordinato: cento moduli di alimentazione. Confermato: cento. Consegnato: novantotto. Fatturato: cento. Un sistema classico archivierebbe quattro documenti e procederebbe oltre. PaperOffice segue il numero dell’ordine attraverso tutti e quattro, individua la differenza di due unità, trova la nota di credito che corregge novecentocinquanta euro e collega il pagamento sull’estrazione bancaria: quarantaseimilacinquecentocinquanta. Risolto. Nessun foglio di calcolo laterale.

Quando una persona decide

Alcune decisioni restano in mano alle persone. Ecco un esempio. Arriva una fattura con un nuovo conto bancario. Lo stesso giorno, un’email chiede di aggiornare il record del fornitore immediatamente e prega di non chiamare la centrale telefonica principale. Il motore ha già accostato il nuovo conto a quello nel contratto del fornitore, classificato l’email come pattern classico di frode e arrestato il flusso di lavoro prima del pagamento. Ora è necessaria una persona. Pertanto, il responsabile finanziario riceve una notifica push, anche se si trova in spiaggia. Vede l’originale, i due conti, l’avvertimento e decide con un solo tocco. Non pagato. Verificato prima. Ogni decisione registrata.

Flussi di lavoro in linguaggio naturale

E chi costruisce il flusso di lavoro? Lo si realizza in linguaggio naturale. Non è necessario alcun diagramma. Il tipo di documento funge da trigger: ogni fattura avvia questo flusso di lavoro. Si descrive la regola: se una fattura corrisponde al relativo ordine, approvarla e inviarla al nostro ERP per la registrazione. In caso contrario, inviarla al dipartimento finanziario con il motivo. Il motore trasforma quella frase in un agente di flusso di lavoro. Abbinata, approvata, consegnata. Ogni passaggio lascia una traccia nel registro di controllo: cosa è accaduto, in base a quale regola o da chi. Il proprio ERP riceve la registrazione tramite webhook nel momento stesso in cui avviene. Fino a questo punto, nessuno ha aperto l’app PaperOffice. Questo è il punto.

Interrogare i propri documenti tramite l’assistente AI

Oppure ci si limita a chiedere. In ChatGPT, in Cursor, o nell’assistente IA che si utilizza già. Quali fatture Norvexa sono ancora aperte? L’ordine del controllore è stato consegnato per intero? Il proprio assistente non riceve un singolo PDF. Riceve il proprio Workspace come insieme di strumenti, con le proprie autorizzazioni: ricerca, lettura, follow-up dei riferimenti, confronto. E risponde indicando i documenti utilizzati, riga per riga. Due fatture, una pagata e una aperta. Due consegne complete. Questa non è una chat con i propri PDF. È la memoria della propria azienda, disponibile per qualsiasi modello di fiducia.

La lingua non conta

La lingua non conta. Una fattura tedesca, un documento di trasporto spagnolo, un contratto in inglese: il motore li inserisce tutti in un’unica base di conoscenza ricercabile. Si pone la domanda nella propria lingua e si riceve la risposta nella propria lingua, con le fonti nelle rispettive lingue originali. Nessun progetto di traduzione. Nessun archivio separato per paese.

Una routine per un agente ogni mattina

E poiché gli strumenti sono gli stessi, un agente può eseguire questa attività senza di Lei. Assegni al Suo assistente una routine o pianifichi un flusso di lavoro in PaperOffice: ogni mattina alle otto, ordini la casella di posta delle fatture, associa ciascuna fattura al relativo ordine, blocca eventuali anomalie e lascia un riepilogo. Il processo si esegue automaticamente. Attraverso MCP, l’agente opera con le stesse autorizzazioni, le stesse regole e lo stesso tracciato di audit di una persona. Il modello avanzato risiede nel Suo client. I documenti e gli strumenti restano qui.

Tre modalità, un nucleo comune

Come utilizzarlo? Tre modalità, un nucleo comune. Utilizzarlo così com’è: l’applicazione web e l’app mobile, pronte dal primo giorno. Estenderlo: aggiungere componenti aggiuntivi tramite API e MCP, creare dashboard personalizzate e automazioni proprie. Oppure costruire il proprio prodotto sullo stesso nucleo, in modalità headless, con la propria interfaccia. Tutte e tre le opzioni lavorano sugli stessi documenti, sulle stesse autorizzazioni e sugli stessi strumenti. Costruiamo innanzitutto per noi stessi: ciò che utilizziamo ogni giorno, è disponibile anche a Lei come API e come strumenti MCP. La piattaforma cresce fino al punto in cui desidera arrivare.

Il Suo componente aggiuntivo in tre passaggi

Quanto è semplice? Tre passi. Uno: fornire all’assistente di codifica, ad esempio Cursor, l’indirizzo paperoffice dot ai slash llms dot txt. Questo legge la documentazione della piattaforma, gli endpoint e gli strumenti. Due: indicare cosa si desidera. Una dashboard per le fatture in sospeso, sopra PaperOffice AI. Tre: la piattaforma lo costruisce. Il proprio add-on viene eseguito contro il proprio Workspace, con le proprie autorizzazioni, la stessa sera. Nessuno SDK da imparare. La piattaforma spiega se stessa al proprio editor.

L’app mobile

Al telefono, PaperOffice AI è un’applicazione web installabile. Nessun app store. Abbinarla a un codice QR dal desktop e, da quel momento, accedere con l’impronta digitale. Inquadrare il documento con la fotocamera: rilevamento dei bordi, correzione della prospettiva, più pagine in una volta sola. Nessuna rete? La scansione attende e viene caricata successivamente. Firmare in movimento con un codice SMS. Chiedere all’agente tramite voce. Approvare con il pollice. Tutto ciò che si scansiona finisce nel Workspace come qualsiasi altro documento, con la stessa profondità di AI-DMS.

Accesso dall’esterno

E le persone esterne alla propria azienda? Anche loro possono accedere, senza copie. Condividere un Workspace nel browser: il proprio cliente riceve un link, si registra gratuitamente e il Workspace condiviso appare accanto al proprio. Il cliente vede ciò che si consente: lettura o anche caricamento. E per tutti coloro che preferiscono parlare piuttosto che cliccare, ci sono Conversation Agent: nella chat sul proprio sito web e al telefono.

Chi risponde quando i vostri clienti chiamano?

Chi risponde quando i vostri clienti chiamano? Prendete un produttore di controller industriali. Le stesse domande arrivano ogni giorno, via telefono e nella chat del sito web. Ora un Conversation Agent vi risponde, attingendo alla base di conoscenza dell’azienda: i suoi articoli e l’intero sito web. Qual è la garanzia sul controller? Trentasei mesi dalla consegna, e nella chat, con un link alla fonte. I fatti sull’azienda derivano dalle istruzioni dirette dell’agente e dalla sua base di conoscenza. Al telefono, non viene mai pronunciata una cifra priva di fonte. Se l’agente non può aiutare, invia al chiamante un link tramite messaggio. Il chiamante descrive la richiesta e un ticket arriva al team. E se il chiamante preferisce lo spagnolo, lo dice semplicemente. La vostra conoscenza risponde al telefono.

È possibile chiamare il proprio archivio?

È possibile chiamare l’archivio? Sì, tramite un PIN. Condividere un Workspace con un numero di telefono: quello di un cliente, di un cliente o il proprio, per i giorni in trasferta. La chiamata proviene da un numero registrato e richiede l’inserimento del PIN e della chiave hash. Dopo tre tentativi errati, l’accesso telefonico viene bloccato temporaneamente. L’agente denomina il Workspace e chiede quale informazione ricercare. Quali delle nostre fatture sono ancora aperte? Il sistema cerca nei documenti e risponde: una è pagata, una è aperta. Su richiesta, invia la fattura aperta via email, come link a un PDF protetto da password, esclusivamente all’indirizzo memorizzato per questo Workspace. Per ogni Workspace, è possibile impostare la voce, la lingua e le istruzioni aggiuntive. Il tasto stella reindirizza alla reception. Ideale per studi professionali, amministratori di immobili e studi legali.

Quali strumenti sono inclusi?

Il tutto costituisce un unico motore, e il motore dispone di molti strumenti. Document AI: OCR, IDP Agents, un Split Agent che scompone un fascicolo scansionato, un Redact Agent che oscura i dati personali prima che una busta paga esca dall’azienda, e un Trust Agent che verifica ogni file per testo nascosto e manipolazioni. Workflow AI in linguaggio semplice, con modelli e intervento umano. Conversation AI: un agente chat che cita la fonte e un agente telefonico. Media AI: da testo a voce in oltre trenta lingue, anche con la propria voce, e trascrizione. Knowledge Base AI per gli articoli e il sito web. Relations AI: ogni parte di ogni documento, e un grafo delle relazioni tra le parti. Analytics AI: le proprie finanze, calcolate dai campi letti dall’IDP. PaperOffice Sign, e uno scaffale di servizi dati. Oltre quaranta funzionalità, un unico account. Disponibili tramite API e molte di esse come strumenti MCP.

Il motore può anche scrivere documenti?

Il motore legge i documenti. Può anche crearli? Conoscere il Creator Agent. L’intestazione diventa il modello, direttamente da un documento esistente. Successivamente, è possibile richiedere in linguaggio naturale: un preventivo per Norvexa, cento controller, con messa in servizio in loco. L’agente recupera i dati dalla base di conoscenza, dai record dei clienti e dal profilo aziendale. Ogni numero deve avere una fonte. Se manca un prezzo o se corrispondono più clienti, il sistema chiede conferma invece di ipotizzare. È possibile verificare l’anteprima e confermare. Solo a questo punto viene creato il PDF, numerato e archiviato nel Workspace, come qualsiasi altro documento. Lo stesso agente è disponibile anche tramite API e come strumento MCP.

Firmare e verificare

La firma avviene nel luogo in cui il documento è già archiviato. Inviare l’emendamento dall’archivio. Il firmatario riceve un link, conferma con un codice SMS e firma tramite browser o telefono. Il PDF firmato, unito al relativo certificato di firma, viene posizionato accanto all’originale. Inoltre, chiunque può verificare la firma in seguito in modo indipendente su una pagina di verifica pubblica.

I file devono essere spostati?

I file devono essere spostati? Non necessariamente, a meno che non lo si desideri. Un mount di archiviazione collega il NAS, il server o il bucket cloud scelto, e la selezione avviene per ogni connessione. Indicizzazione: i file restano sul proprio storage e non vengono mai modificati. PaperOffice li rende ricercabili, elabora gli stessi modelli AI e monitora ogni modifica. Come archiviazione tramite SFTP: ogni nuovo documento viene scritto direttamente sul proprio dispositivo, crittografato con la propria password. Un secondo mount può rispecchiare il primo; in caso di guasto del primo, PaperOffice legge dal mirror. In alternativa, è possibile importare i file nel nostro data center situato nell’Unione Europea. In entrambi i casi, PaperOffice mantiene l’indice, i metadati e i risultati AI. Utilizzare lo storage personale mantenendo tutte le funzionalità AI, senza vincoli al fornitore.

Dove risiedono i documenti e chi vi ha accesso?

Dove risiedono i documenti e chi vi ha accesso? Lettura, estrazione, ricerca ed embeddings: in memoria, sulle GPU dedicate, nel nostro data center in Europa, in Spagna. I dati entrano ed escono: il modello non conserva nulla. È possibile scegliere lo storage: il nostro o qualsiasi NAS/server compatibile con SFTP. L’assistente AI riceve strumenti, ma non l’accesso diretto all’archivio, entro i limiti delle autorizzazioni concesse.

A chi è rivolto?

A un team che desidera fatture, contratti e posta gestiti senza un progetto di sviluppo. A un integratore che inserisce PaperOffice nel proprio software. A uno sviluppatore che desidera Document AI come API e come strumenti MCP. A un partner che lo rivende sulla propria fattura. Stesso account, stessa entrata, stesso motore. Nessuna licenza per postazione: gli utenti sono inclusi in ogni piano e l’utilizzo viene fatturato in crediti. E alla base, un’azienda fondata nel duemila due.

In sintesi

Un sistema di gestione documentale memorizza e attende. PaperOffice AI legge, decide e agisce. Per chi chiede e per l’agente che chiede per conto proprio. Un motore. Ogni porta. Il Suo archivio. Costruito per gli esseri umani. Pronto per gli agenti.