Introduzione a PaperOffice AI: Workspace, documenti, agente e ricerca

Buongiorno e benvenuti all’Accademia PaperOffice AI. Oggi verranno affrontati i primi passi: verrà creato un Workspace, verranno caricati documenti e si esaminerà cosa fa l’intelligenza artificiale con essi. Successivamente, si localizzano nuovamente i documenti, si pongono domande all’agente, si condivide il Workspace anche tramite telefono e si connette PaperOffice a Claude. Per tutto ciò è sufficiente un browser. Solo per chiarire in anticipo: PaperOffice AI è un sistema di gestione documentale che comprende i documenti. Viene eseguito nel browser, come applicazione sul telefono cellulare e tramite un’interfaccia. I documenti vengono archiviati in Workspaces, ad esempio uno per azienda, progetto o cliente. E l’intelligenza artificiale legge ogni documento: ne identifica il tipo, assegna un nome descrittivo, parole chiave e un riepilogo. Inoltre, è disponibile un agente al quale è possibile porre domande sui documenti, una ricerca che trova contenuti, funzionalità di condivisione esterna e la connessione a Claude.

Introduzione: il tour

Dopo l’accesso, si atterra nella pagina di panoramica: attività, notifiche, alcuni strumenti rapidi e il percorso verso Claude e ChatGPT. A sinistra è possibile vedere tutte le aree dell’applicazione. Inizialmente, servirà principalmente Document AI: qui si trovano i Workspaces e i documenti. In alto, sono disponibili le funzionalità dell’agente e della ricerca. Entrambe sono accessibili da qualsiasi pagina. E attraverso il profilo è possibile accedere ad Aiuto e Apprendimento: per il tour introduttivo, il Problem Solver e il supporto. Anche le unità di apprendimento vengono visualizzate in alto.

Passaggio 1: Creare un Workspace

Iniziamo. Nella panoramica di Workspaces, si fa clic su Crea nuovo Workspace. Un Workspace è come un archivio dedicato, ad esempio per un’azienda, un progetto o un cliente. Si assegna il nome Northstar Industrial e si sceglie il tipo: Azienda. La lingua di elaborazione è impostata su inglese. L’IA utilizzerà questa lingua in seguito per riepiloghi, nomi e campi. Per la posizione di archiviazione, è possibile scegliere tra il datacenter PaperOffice UE e lo storage personale, BYOS (Bring Your Own Storage). I file risiedono quindi sul proprio server o NAS, configurato previamente sotto Connectors. Importante: la posizione di archiviazione non può essere modificata dopo la creazione. Nella scheda del tipo di Workspace si definiscono protezione e conformità. Esistono tre livelli. Standard è il livello base: memorizzare e ritrovare. Business è dedicato al lavoro quotidiano: condividere, proteggere, ripristinare. Questa è la nostra raccomandazione; solo i Workspaces di tipo Business possono essere condivisi esternamente. Compliance è il livello più alto, per la conformità normativa e la disponibilità alle verifiche, ad esempio con requisiti di conservazione rigorosi. Compliance ha un costo aggiuntivo, non supporta lo storage personale e non può essere condivisa esternamente. L’upgrade è possibile in qualsiasi momento; il downgrade non è consentito. Nella scheda AI-DMS si definisce quanto approfonditamente l’IA comprende i documenti. Solo storage, senza IA, è adatto all’archiviazione pura. I file possono essere elaborati successivamente. Basic rende l’archivio ricercabile: riconoscimento del testo, classificazione e parole chiave. Premium è l’impostazione predefinita migliore per i documenti aziendali, con ricerca semantica, campi aziendali e relazioni. Ultra estrae il massimo: tabelle, moduli e immagini vengono letti, i documenti vengono collegati tra loro e ogni documento riceve un controllo di sicurezza. Per la nostra demo, si utilizza Ultra. Sotto Tipo di documento, si seleziona Riconoscimento automatico. L’IA assegna quindi ciascun documento al tipo corretto, come fattura, bolla di consegna o contratto. Sotto Protezione accesso, è possibile proteggere ulteriormente un Workspace con una password, un codice SMS o il principio dei quattro occhi. Per la nostra demo, si salta questa opzione. E sotto Condivisione, è possibile condividere il Workspace esternamente in seguito: via email per l’accesso nel browser o tramite telefono. Si mostrerà questo dettaglio tra poco. Si salva, si verifica il riepilogo e si crea il Workspace.

Passaggio 2: Caricare i documenti

Il nuovo Workspace è ancora vuoto. Si apre e si fa clic su Aggiungi documento. Si selezionano i file qui: i documenti della nostra azienda demo Northstar, tra cui fatture, documenti di spedizione, contratti ed estratti conto, nonché scansioni e foto scattate con il telefono cellulare. I file vengono caricati e l’IA inizia a leggerli immediatamente. Con molti documenti, questo richiede del tempo, quindi si può accelerare la riproduzione. Il caricamento è solo una delle opzioni. I documenti possono essere importati anche da dispositivi mobili, direttamente dagli scanner, tramite screenshot o siti web e intere cartelle possono essere elaborate in una volta sola utilizzando l’importatore in blocco.

Passaggio 3: Risultato, agente e ricerca

Ecco come appare il risultato. I file sono stati assegnati nomi descrittivi, insieme a titoli e brevi riassunti. Inoltre, vengono visualizzati i tipi di documento e le parole chiave. Tutto questo è stato generato dall’IA. Ora si interroga l’agente. Ad esempio: cosa è accaduto nel progetto X200 per Norvexa? L’agente cerca nel Workspace, legge i documenti pertinenti e risponde con frasi complete: consegna, interruzione e accettazione a settembre. E cita le sue fonti, che si possono aprire direttamente. La ricerca trova non solo i nomi dei file, ma anche il contenuto. Si sta cercando: periodo di preavviso. Eccolo qui: l’emendamento al contratto quadro con Norvexa. Il termine non è nel nome del file ma nel contenuto e la ricerca lo trova comunque.

Passaggio 4: Un documento in dettaglio

Si apre un documento: la nota di credito di Veldtmann per novecentocinquanta euro. A sinistra si vede l’originale; a destra, tutto ciò che PaperOffice AI ne ha estratto. La Copertina mostra il titolo e il riassunto, una nota che permette di rendere il documento revision-secure (a prova di revisione) e la Workspace in cui si trova. Sotto Proprietà si trovano lo stato, il nome, il tipo di documento e le parole chiave. I campi dati contengono tutto ciò che l’IA ha estratto, qui la voce di conto con quantità e prezzo. Con un clic si copia nel foglio di calcolo Excel. Sotto Attività si possono creare note e attività per il documento. La revisione mostra il controllo di sicurezza da Ultra, con dodici controlli, inclusi quelli sui valori di calcolo e sulle imposte. Tutto è in ordine qui. Le registrazioni di revisione registrano ogni cambiamento non appena si rende il documento revision-secure. E Connessioni mostra a cosa è collegato il documento, ad esempio il partner commerciale Veldtmann.

Condivisione tramite telefono: creare un agente telefonico

Ora arriva la parte preferita: la condivisione tramite telefono. Immagini che il Suo consulente fiscale abbia urgentemente bisogno di alcune informazioni dai Suoi archivi. Effettua semplicemente una chiamata e richiede i dati. Non è necessaria alcuna app né accesso con credenziali. Per fare ciò, crei un agente telefonico sotto Conversation AI. Lo denomino Northstar Phone Sharing e seleziono il ruolo: Agente protetto. Ciò significa che i chiamanti devono verificare la propria identità tramite numero di cellulare e PIN. Nella sezione Telefonia, attivi l’opzione di chiamata in entrata. PaperOffice fornisce un numero di accesso per paese; seleziono la Germania. Nella sezione Agente, è possibile impostare la lingua, la voce e il messaggio di benvenuto, oltre a descrivere il comportamento dell’agente. E nella sezione Conoscenza, decide a quale Workspaces l’agente può accedere. Consento solo il nostro Northstar Workspace e salvo.

Condivisione tramite telefono: configurazione della condivisione

Ora la condivisione vera e propria. In Workspace, sotto Modifica, nella scheda Condivisione, Nuova condivisione esterna. Come canale, scelgo Telefono. L’agente è già selezionato. Inserisco il numero di cellulare del contatto e un PIN; entrambi sono oscurati nel video. Nella sezione Consegna, aggiungo un indirizzo email nel caso in cui il chiamante desideri ricevere i documenti. Nella sezione Voce, si impostano lingua e voce. Nella sezione Agente, è possibile fornire all’agente telefonico istruzioni aggiuntive per questa condivisione. La condivisione è valida per trenta giorni. Salvo e attivo la condivisione. Ed ecco come suona: il chiamante compone il numero di accesso, inserisce il PIN e pone le proprie domande. Ascoltiamo.

(La chiamata vera e propria è nei sottotitoli.)

Le risposte provengono direttamente dai documenti in Workspace, con importi, date e scadenze, e l’agente ha corretto autonomamente il nome frainteso. L’agente conosce solo ciò che si trova in questo Workspace.

Claude: Configura PaperOffice

Infine, uno sguardo al futuro: PaperOffice AI può essere collegato a Claude. Nel proprio profilo, si trova la voce Configura PaperOffice. È qui che si collega l’app mobile e Claude. In Claude, aggiunga PaperOffice sotto Impostazioni > Connectors e colleghi il proprio account una volta. Da quel momento in poi, Claude lavorerà con i propri documenti, utilizzando sempre solo le Sue autorizzazioni. Ad esempio, chieda a Claude quali fatture di Veldtmann si trovano in Workspace. Claude cerca attraverso PaperOffice e risponde con numeri di fattura, date e importi. Per riassumere: crei un Workspace, carichi i documenti e l’AI fa il resto. Comprende ogni documento, l’agente risponde alle domande, la ricerca trova contenuti invece di soli nomi di file e la condivisione funziona nel browser o tramite telefono. I prossimi video tratteranno i controlli di sicurezza con quarantena, la condivisione tramite browser e telefono, nonché la ricerca e l’organizzazione dei file. Grazie per aver guardato, e alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.