В строительной отрасли множество людей из различных сфер деятельности, отделов и иногда даже компаний работают вместе над разнообразными данными, документами и информацией.
Очень важно, чтобы все процессы проходили эффективно и быстро, особенно в том случае, когда речь идет об организации и управлении критическими для компании контентом, такими как чертежи, договоры, планы проектов и другие.
Однако, если управление документами и информацией неэффективно, некоторые недостатки могут возникнуть.
Например, возникает путаница среди сотрудников, когда они работают на основе устаревших версий. Это приводит к недопониманиям из-за нехватки обзора, и таким образом мы оказываемся в порочном круге роста операционных расходов из-за дублирования и неэффективной работы, не говоря уже о времени, которое тратится на разъяснение возникающих путаниц.
В заключение можно сказать: Если документы и информация не структурированы и ясно управляются, никто в компании не может принимать повседневные и интеллектуальные решения, которые, в свою очередь, гарантируют успех компании.
В этой статье мы рассмотрим не только вызовы управления документами в строительной отрасли, но и то, как эффективное и структурированное управление данными, документами и информацией становится возможным с помощью PaperOffice. Благодаря нашему обширному опыту в области цифровизации и работы без бумаг мы, конечно же, можем предложить решение для каждой из этих задач.
Мы представляем вам 7 практических вызовов и предлагаем решения
В 2022 году PaperOffice опросила несколько строительных компаний о наиболее серьезных проблемах в управлении данными, документами и информацией, а также учла определенные корпоративные данные из проведенных исследований. Были получены следующие результаты:
Вызов 1
Документы трудно найти в существующей структуре хранения
Целых 82 процента опрошенных компаний сообщили, что из-за запутанных имен файлов или плохой категоризации у них возникают трудности с поиском документа в структуре папок.
Категоризация, осуществляемая в связи с нехваткой времени, невозможна, но может быть выполнена только автоматически.
Независимо от того, является ли они физическими папками или цифровыми структурами папок на серверах, имя файла документа, как правило, должно содержать информацию о его содержании.
Часто люди при использовании функции поиска на своем компьютере ищут основные ключевые слова в надежде, что они будут содержаться в имени файла искомого документа.
В результате таких поисков быстро возникает путаница, так как отсутствие единой структуры может привести к тому, что файлы не всегда содержат искомые ключевые слова.
Аналогично ситуации с физической папкой, которая находится на неправильной полке, в другой комнате или была ошибочно размещена или ее этикетка неразборчива или неправильно подписана.
Безусловно, каждый знает "висящий эксплорер", который полностью отказывается работать при поиске в 5000 файлах и требует перезагрузки компьютера для выполнения обычного простого поиска.
С решением, таким как система управления документами PaperOffice, комплексной системой управления контентом предприятия (Enterprise Content Management, ECM), запутанное хранение и трудоемкий поиск станут вещью прошлого.
В системе ECM документы не просто произвольно называются и хранятся в произвольных местах, а автоматически считываются, описываются и логически группируются по "проекту" или "компании" и связываются с соответствующей информацией. Таким образом, они могут быстро и легко находиться при помощи интеллектуальной функции поиска. Таким образом, поиск может выполняться, например, по типу проекта, самому проекту, клиенту или дочерней фирме, создателю документа или статусу документа.
СОВЕТ: Ознакомьтесь с нашим исследованием успешного внедрения PaperOffice в строительные компании IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Узнайте больше сейчас и вдохновляйтесь.
Вызов 2
Неясность текущей и правильной версии документов
Неопределенность текущей и правильной версии документов является значительным вызовом для компаний.
Строительные компании сообщили, что они не имеют представления о том, какая версия документа или информации является актуальной или правильной.
В настоящее время, когда несколько людей могут работать независимо от места и времени над одним документом, ясность коммуникации является решающей.
Чтобы избежать недоразумений, важно документировать письменно каждый доступ, каждое изменение и каждую архивацию. Также позже можно отследить, как был создан документ. Однако простое дополнение имени файла как "_2" или "_new 1.2" FINAL", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" не является подходящим решением, так как не ясно, какая версия документа на самом деле. Это часто приводит к путанице в поиске и увеличивает количество дубликатов, которые могут быть найдены в разных местах хранения.
Решение: С помощью PaperOffice вы может
Вызов 5
Сотрудничество и коммуникация
Строительные компании часто работают в командах и должны эффективно сотрудничать, чтобы успешно завершить проекты. Одной из проблем является необходимость работы нескольких человек одновременно над одним документом и внесение изменений. Традиционные методы, такие как отправка электронной почты или ручное объединение изменений, могут привести к задержкам, потере данных и неэффективности.
Решение: Решение управления документами с интегрированной функцией совместной работы позволяет нескольким пользователям работать над одним документом одновременно. Изменения отслеживаются автоматически и могут быть отслежены, тем самым избегая конфликтов и облегчая сотрудничество.
Функции комментирования в реальном времени и функции чата обеспечивают плавную коммуникацию между членами команды для уточнения вопросов и принятия решений.
Вызов 6
Соблюдение норм и безопасности
Строительные компании часто должны соблюдать специальные нормы и стандарты, особенно в отношении защиты данных и безопасности конфиденциальной информации. Управление и защита документов в соответствии с юридическими требованиями может быть сложной задачей, особенно если конфиденциальная информация подвергается угрозе или теряется.
Решение:Надежное решение по управлению документами предоставляет функции для защиты конфиденциальных данных и соблюдения норм и стандартов. Они включают в себя зашифрованное хранение, контроль доступа, пользовательские разрешения и функции аудита.
Реализация надежных мер по безопасности позволяет строительным компаниям обеспечить защиту своих документов и соответствие действующим нормам и стандартам.
Вызов 7
Интеграция документов и миграция данных
Строительные компании часто работают с различными системами и инструментами, разработанными для конкретных задач или фаз строительного проекта.
Одной из проблем является безупречная интеграция этих различных систем и обеспечение доступности всех необходимых документов и информации в одном центральном месте.
Кроме того, может быть сложно мигрировать существующие физические документы или данные из других систем в новую систему управления документами.
Решение: PaperOffice предлагает возможности интеграции для плавной интеграции в существующие системы и инструменты. Это может включать в себя API, инструменты для преобразования данных или функции импорта / экспорта. Путем интеграции различных систем строительные компании могут эффективно использовать свои существующие данные и документы, одновременно централизуя доступ и управление.
При миграции данных специальные услуги или инструменты могут помочь цифровизировать физические документы и перенести данные из других систем в новую систему управления документами.
Вывод
Управление документами для строительных компаний представляет собой ряд вызовов, которые необходимо преодолеть, чтобы обеспечить эффективные и безопасные бизнес-процессы.
С использованием надежного и всестороннего решения по управлению документами можно успешно решить эти вызовы. Эффективное решение PaperOffice предлагает структурированную организацию документов, быстрый доступ, плавное сотрудничество, соблюдение норм и безопасность, контроль версий и отслеживание изменений, а также интеграцию с различными системами.
Решая эти вызовы, строительные компании могут повысить свою производительность, улучшить эффективность и создать основу для успешного управления проектами.
Для кого подходит офис без бумаги?
Быстрый и простой ответ на вопрос - для любого предприятия. Офис без бумаги приносит пользу всем отраслям и размерам предприятий, от малых и средних до стартапов и крупных компаний. Особенно ценно это для малых и средних предприятий: сокращение затрат и затрат на обработку документов освобождает необходимый бюджет для дальнейшего развития.
Могу ли я использовать облачного поставщика DMS для своего бумажного офиса в компании?
Нет. Другим фактором, который уже во всеуслышание озвучивается, особенно после окончательного вступления в силу GDPR в 2018 году, является защита данных. Решения DMS и программное обеспечение DMS используются для обработки, управления и хранения документов, которые часто содержат конфиденциальные персональные данные. За нарушение GDPR предусмотрены значительные штрафы.
В целом, комбинированные решения NAS, с использованием эффективного программного обеспечения для управления документами, такого как PaperOffice, предлагают надежное, эффективное и масштабируемое решение для предприятий и организаций.
Путем использования устройств NAS и PaperOffice компании могут повысить эффективность, улучшить безопасность данных и оптимизировать управление документами.
