В приведенной ниже статье мы покажем вам, как вы можете повысить операционную эффективность, уменьшить количество ошибок за счет повышения точности, снизить текущие затраты, максимально использовать офисное пространство, сохранить целостность данных и улучшить безопасность данных.
Мы перечисляем преимущества системы управления документами PaperOffice для вас и то, как вы можете гарантировать снижение затрат до 92% благодаря использованию СЭД.
Мы также объясняем, что такое регулярные выражения (regex), и приводим конкретные примеры применения REGEX во второй части этой статьи.
Вы узнаете, как они могут помочь вам быстро и эффективно извлекать необходимые данные из документов без их ручного ввода.
Техника трех волшебных букв - OCR
Что на самом деле означает OCR и для чего оно используется?
Распознавание оптических символов (OCR) в настоящее время широко используется для извлечения информации из различных документов, таких как квитанции, оцифровки физических бумажных документов и оптимизации рабочего процесса управления документами.
Использование распознавания текста OCR дает компаниям огромное преимущество, поскольку оно может помочь автоматизировать обработку документов — процесс, который играет важную роль в любой отрасли.
OCR (Optical Character Recognition) позволяет программному продукту распознавать и извлекать текст из цифрового изображения. Это необходимо, например, для чтения и анализа отсканированных документов.
Хотя OCR для чеков удобен, когда компании ежедневно обрабатывают большие партии квитанций, одного сканера OCR для чеков недостаточно для обеспечения достаточной точности результатов.
Для этого следует использовать систему управления документами, которая уже по умолчанию оснащена расширенной функцией OCR, например PaperOffice DMS.
PaperOffice выполняет распознавание текста с помощью OCR для каждого документа, индексирует все текстовое содержимое и благодаря интегрированному расширенному поиску предоставляет вам, вероятно, самый мощный инструмент поиска среди систем управления документами в мире.Без каких-либо усилий!
Преимущества цифровизации
Почти каждый, кто занимался вопросом снижения затрат в компании, наверняка сталкивался с термином «цифровизация».
Обычно все квитанции компании хранятся в одном месте. Обработка документов начинается лишь через несколько дней. Ручная цифровизация включает поиск соответствующей информации, ее ввод в электронную таблицу, проверку правильности записей и переход к следующему документу, пока вы, наконец, не оцифруете стопки счетов-фактур и других документов.
Возможно, вам даже придется выполнить дополнительный шаг по загрузке электронной таблицы в различные системы для операционных или бухгалтерских целей.
Звучит ужасно, правда?
С системой управления документами, которая уже имеет встроенное автоматическое распознавание текста, вы можете сократить процесс с часов или даже дней до нескольких минут.
После настройки шаблона и необходимых конкретных полей данных информация извлекается из отдельных документов или партий документов.
Соответствующим образом сохраняется обширная информация о документе, документ маркируется и, благодаря считанной информации, при необходимости может быть автоматически связан с сохраненным контактом.
Вам нужно только оцифровать файлы, отсканировав их или изначально получив их в цифровом виде (например, по электронной почте) и сохранив в PaperOffice.
Система управления документами сделает все остальное за вас.
Совет
Кстати, по теме «10 самых важных преимуществ оцифровки бумажных документов» есть специальная статья:
Снижение количества ошибок человека за счет повышенной точности
Выполнение повторяющихся задач, таких как ручной ввод данных, может быть довольно утомительным и снижать качество ваших данных, поскольку сотрудники устают или отвлекаются, а все числа и слова забываются или перепутываются.
Кроме того, фактор «доступа и прав пользователей» также представляет собой ограниченную группу, поскольку не все сотрудники вашей компании имеют право просматривать данные и информацию вашей компании.
Для программного обеспечения, включающего автоматическое распознавание текста, никогда не бывает трудно сохранить фокус внимания: оно может распознавать тексты, видеть конфиденциальные данные, извлекать их и организовывать результаты с высокой точностью, не «раскрывая» корпоративных секретов.
Особенно в эти трудные времена очень важно для всех компаний укреплять конкурентоспособность компании, делая её безбумажной. Настроить цифровые процессы и обеспечить возможность сотрудникам гибко работать из дома в домашнем офисе. В конечном итоге компания должна идти в ногу с цифровым веком и реализовывать путь к безбумажному офису.
Снижение затрат и максимизация использования офисного пространства
Ручной ввод данных может быть очень трудоемким, и чем больше чеков вам нужно обработать, тем выше ваши затраты на персонал. Кроме того, могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с неточностями данных из-за человеческих ошибок.
Благодаря автоматизированной обработке и чтению данных с помощью искусственного интеллекта (ИИ), система управления документами, такая как PaperOffice DMS, может помочь вам снизить эти затраты и одновременно освободить офисное пространство, поскольку вам не нужно нанимать дополнительный персонал для ручного оцифровки чеков или хранения стопок документов в офисе.
Сохранение целостности данных и улучшение безопасности данных.
Хотя как цифровые файлы, так и физические бумажные документы могут быть потеряны или повреждены из-за физических, экологических или технологических угроз, большинство организаций все еще тратят время на хранение всего в физических архивах и использовании локального или облачного хранилища для цифровых записей.
Совет
Кстати, есть специальная статья на тему сохранения в облаке и почему мы не рекомендуем этот метод хранения:
Благодаря PaperOffice все ваши документы хранятся непосредственно на сервере базы данных вашего собственного сервера, что дает вам полный и unrestricted контроль над всеми данными. Вам не нужно настраивать сервер, так как PaperOffice берет на себя все остальные шаги после установки.
Или используйте свой NAS Synology или QNAP и управляйте всеми своими квитанциями на своем собственном устройстве NAS! Мы перечисляем 7 мер для получения максимальной отдачи от вашего NAS Synologyздесь чтобы узнать больше.
Должна быть гарантирована ревизионная безопасность
Кроме того, безопасность данных и управление доступом становятся проще, как только квитанции оцифрованы с помощью PaperOffice, поскольку данные высоко защищенно зашифрованы и архивированы в вашей базе данных в соответствии с требованиями аудита, к которым никто, кроме вас, не имеет доступа.
PaperOffice автоматически версионирует каждый измененный документ, создает теневую копию и сохраняет ее отдельно, чтобы вы всегда могли открыть нужную версию снова.
Мы описываем, как вы можете обеспечить версионирование и аудиторскую безопасность архивирования документов.
Совет
На тему "Ревизионно-безопасное и соответствующее GoBD версионирование документов с помощью системы управления документами PaperOffice" также есть видео на YouTube, которое объясняет этот процесс понятным образом:
Какие проблемы возникают при оцифровке документов с помощью OCR?
При извлечении данных с помощью распознавания текста OCR необходимо учитывать некоторые проблемы. Макеты счетов-фактур сильно различаются, поскольку у каждой компании есть свой формат.
Чтобы ваши квитанции могли быть точно прочитаны, PaperOffice использует автоматическое распознавание документов с помощью искусственного интеллекта (AI), называемое PIA.
PIA использует специальные алгоритмы и технологии распознавания.
PIA имеет обширный встроенный словарь, который автоматически распознает неправильно распознанные термины, сравнивает их и заменяет на правильные. Вы всегда можете быть уверены, что для вашего документа сохранено правильное распознавание текста.
Чтение соответствующей информации документа
Соответствующее содержание документа, такое как даты, суммы, типы документов, ключевые слова и данные документа, интеллектуально распознаются, извлекаются и используются для индексации. Кроме того, информация о документе, такая как чистая сумма, валовая сумма, ставка НДС и валюта документа, ищется и затем извлекается. Это интеллектуальное распознавание данных полностью автоматизировано в PaperOffice.
К сожалению, в процессе сканирования бумажных документов на качество изображения может влиять множество факторов, таких как: выравнивание, складки, размеры шрифтов, яркость, рукописный текст и многое другое. Это ухудшает качество распознавания текста и точность считываемых данных. Это может означать, что шаблоны документов, которые уже были обучены системе, не распознаются или содержимое документов сохраняется неправильно.
Здесь на помощь приходят регулярные выражения.
Регулярные выражения (regex) — это отличный способ поиска точных значений в тексте.
Мы подробно объясняем, как вы можете использовать регулярные выражения на конкретных примерах во второй части статьи.
Начать проще, чем вы думаете.
Вас все еще беспокоит, что у вас не получится? Ознакомьтесь с кейсами наших клиентов об интеграции PaperOffice в их бизнес-процессы и убедитесь в простоте этого решения или просто подайте заявку на тестовую установку.
Для кого подходит безбумажный офис?
Быстрый и простой ответ на этот вопрос: для любой компании. Все отрасли и размеры бизнеса выигрывают от перехода к безбумажному офису, от малых предприятий и стартапов до крупных компаний. Однако особенно ценным преобразование является для малого и среднего бизнеса: Снижение трудозатрат и расходов высвобождает бюджет, необходимый для дальнейшего роста.
Могу ли я использовать облачного поставщика DMS для своего безбумажного офиса?
Нет. Еще одним фактором, который на всех устах с момента вступления в силу GDPR в 2018 году, является защита данных. Решения и программное обеспечение DMS используются для обработки, управления и хранения документов, которые часто содержат конфиденциальные персональные данные. В случае нарушений GDPR законодатель предусматривает высокие штрафы.
-
Преимущества оправдывают усилия и затраты
Работа в цифровом формате и перевод старых документов в новую эпоху станет лучшей инвестицией, которая сэкономит огромное количество времени, денег и нервов в будущем. -
Вам нужен тот, кто знает
Вам не нужен собственный ИТ-специалист, чтобы воспользоваться всеми преимуществами цифровизации.
Что вам нужно, так это правильный партнер рядом с вами, который благодаря своему опыту сможет реализовать именно то, что вам нужно. Избегайте запугивания и выбирайте тестовые позиции вместо модных презентаций PowerPoint, которые не были действительно протестированы. -
Обычно оборудование уже имеется
Опыт показал, что почти в каждом предприятии, компании и организации есть большой копир, который не использует свой потенциал. Эти устройства любят массовое сканирование, терпимы к скрепкам и могут стать основой для цифрового старта без инвестиций в сканер. -
Дешевле, чем ожидалось, с правильным DMS
Избегайте финансовых ловушек в системах DMS/ECM, где вы находитесь в полной зависимости от производителей. Не идите на компромиссы в вопросах собственных возможностей администрирования, таких как самостоятельное обучение документов и настройка системы. Если вам нужна помощь, производитель с удовольствием окажет её, но сохраняйте независимость. -
Цифровая автоматизация — это будущее
В будущем процедуры будут полностью идентичны, но полностью автоматизированы.
Приходит счет? Рабочий процесс запускается, и все идет по заданному пути.
Искать среди всех 1000 папок? Никаких проблем, ведь у вас есть свой Google!
