Workflow Agents. Opisz procesy własnymi słowami i wykonuj je automatycznie

Wynik na początek: Duża faktura oczekuje na zatwierdzenie

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. Ten film dotyczy Workflow Agents. Dzięki niemu można opisać proces własnymi słowami, a PaperOffice wykonuje go automatycznie dla każdego pasującego dokumentu. Nie należy płacić faktury na dwanaście tysięcy euro przed jej zatwierdzeniem. Jednak ręczne przesyłanie każdej faktury zajmuje czas. Najpierw wynik: właśnie napłynęły dwie faktury od firmy Veldtmann. Nasz Workflow Agent już oznaczył mniejszą fakturę na dwa tysiące trzysta pięćdziesiąt euro jako sprawdzoną, bez dodatkowych pytań. W przypadku dużej kwoty powyżej dwunastu tysięcy euro zatrzymał się. Teraz czeka zadanie zatwierdzenia z dostawcą, numerem faktury i kwotą. Po zatwierdzeniu przez Państwa agent kontynuuje działanie i również oznacza tę fakturę jako sprawdzoną. Oto jak można to zbudować samodzielnie: należy utworzyć Workflow Agent, wybrać zdarzenie początkowe, opisać proces w Prompt Studio, przetestować go bezpiecznie, włączyć automatyzację i przeglądać wykonania.

Rozdział 1: Przegląd Workflow Agents

Workflow Agent to agent AI przetwarzający dokumenty zgodnie z instrukcją. Instrukcję tę pisze się nie jako program, ale w prostym języku. Państwa Workflow Agents znajdują się pod Workflow AI. Lista pokazuje dla każdego agenta, kiedy startuje, czy automatyzacja jest włączona oraz jaką inteligencję dokumentów wymaga.

Rozdział 2: Tworzenie agenta i zdarzenia początkowego

Do testu potrzebny będzie POFID małej faktury, czyli identyfikator dokumentu. Robi się to jednym kliknięciem na liście: zaznaczyć fakturę, przejść do Akcji i wybrać POFID. Teraz nowy Workflow Agent. Nadaje mu się nazwę “Zatwierdzanie faktury” oraz opis w prostych zdaniach: faktury powyżej pięciu tysięcy euro powinny czekać na zatwierdzenie, mniejsze są oznaczane jako sprawdzone. W sekcji Inteligencja dokumentów określa się, jak dokładnie dokument musi zostać odczytany wcześniej. Premium jest zaznaczony domyślnie i sam odczytuje kwotę, dostawcę oraz numer faktury. Dokładne pola do odczytu określa się za pomocą IDP Agents; na ten temat istnieje osobny odcinek. Następnie zdarzenie początkowe. Jest ich sześć. Tylko ręczne oznacza: agent startuje tylko wtedy, gdy wywoła go użytkownik. Po zakończeniu AI-DMS startuje z każdym nowym dokumentem zaraz po jego odczytaniu. Dodatkowo może startować przy zmianie pola metadanych, gdy ktoś zakończy zadanie, gdy zatwierdzenie zostanie ukończone lub gdy dokument zostanie w pełni podpisany. Po zakończeniu AI-DMS agent startuje, gdy nowa faktura zostanie w pełni wyekstrahowana. W filtrach określa się, które dokumenty to dotyczy: tylko w Workspace Workflow-Demo i tylko dla typu dokumentu Faktura. Nie trzeba martwić się o wielokrotne uruchomienia tutaj. Ta opcja zapobiega wielokrotnemu startowi tego samego agenta w krótkim odstępie czasu dla tego samego dokumentu. Kliknąć Zapisz, a otworzy się Prompt Studio.

Rozdział 3: Studio Promptów

To jest Studio Promptów. Po lewej stronie widoczny jest opis. Kliknięcie przycisku Utwórz instrukcję agenta powoduje, że PaperOffice generuje precyzyjną instrukcję dla agenta. W centrum widoczne jest zrozumienie zadania: zadanie w jednym zdaniu, rozpoznane reguły oraz zaangażowane pola. Poniżej znajduje się wyjaśnienie struktury instrukcji oraz sposób, w jaki agent wie, kiedy zakończyć pracę. Należy dokładnie przeczytać ten opis. Jeśli coś odbiega od zamierzeń, należy edytować opis i wygenerować instrukcję ponownie. Przepływ narzędzi pokazuje, z jakich narzędzi korzysta agent: odczytuje dokument i w razie potrzeby zmienia pole. Nie otrzymuje żadnych innych narzędzi niż te określone w jego instrukcjach. Po prawej stronie znajduje się gotowa instrukcja w języku angielskim, zapewniająca jasne zrozumienie przez agenta. Jeśli wszystko wygląda poprawnie, należy zapisać i przetestować.

Rozdział 4: Testowanie z pewnością: symulacja

Testujemy za pomocą symulacji: agent pracuje na rzeczywistym dokumencie, ale nie wprowadza żadnych zmian. Wklejamy POFID małej faktury i uruchamiamy proces. Symulacja zakończyła się powodzeniem. Agent wykrył kwotę tysiąc dziewięćset osiemdziesiąt euro poniżej progu i oznaczyłby fakturę jako sprawdzoną. Poniżej widoczne są poszczególne kroki: najpierw odczytał dokument, następnie przygotował zmianę. Zmiana nie została wykonana; była to jedynie symulacja. Automatyzację można włączyć dopiero po pomyślnym teście. Dzięki temu żaden agent nie przetwarza dokumentów bez wcześniejszego przetestowania.

Rozdział 5: Włączenie trybu automatyzacji

Włączamy tryb Automatyzacji. Od tej pory agent reaguje na zdarzenie startowe automatycznie. Dostępne jest również ustawienie Zatwierdzanie wykonania. Jeśli jest włączone, agent pyta osobę przed każdą zmianą dla każdego dokumentu. Chcemy być pytani tylko o duże faktury, dlatego umieszczono nasze zatwierdzenie w opisie.

Rozdział 6: Napłynęły dwie faktury

Przechodzimy do prawdziwego wyzwania. Napływają dwie nowe faktury od firmy Veldtmann: jedna za kwotę dwu tysięcy trzystu pięćdziesięciu euro, a druga za dwanaście tysięcy osiemset dwadzieścia pięć euro. Najpierw przetwarzanie AI-DMS wczytuje dokumenty, po czym automatycznie uruchamia się nasz agent dla każdej faktury z osobna. Pomijam szczegóły procesu. W kolumnie Status dokumentu widoczny jest wynik: mała faktura została już sprawdzona. W przypadku dużej faktury nic jeszcze nie jest wyświetlane, ponieważ agent wstrzymał działanie w tym miejscu. Kolumna Automatyzacja również to potwierdza: klepsydra obok pozycji Workflow oznacza oczekiwanie na zatwierdzenie. W sekcji Zadania Human In The Loop (HITL) oczekuje teraz zatwierdzenie faktury z danymi dostawcy, numerem faktury i kwotą. W zadaniu po lewej stronie widoczna jest sama faktura, a po prawej jej szczegóły. Obecnie zadanie jest przypisane do nas. Jeśli decyzja powinna należeć do innej osoby, np. kierownictwa, wystarczy przekazać zadanie dalej. Zatwierdzamy je krótkim komentarzem. Agent kontynuuje następnie swoją pracę. Wróćmy do listy dokumentów: teraz również duża faktura została sprawdzona.

Rozdział 7: Wykonania agenta

Można sprawdzić, co dokładnie zrobił agent, w jego wykonaniach. Najszybszym sposobem jest użycie menu w wierszu odpowiadającym temu agentowi. Tutaj widoczne są wszystkie uruchomienia tego agenta, każde zakończone, z dokumentem, zdarzeniem startowym i czasem trwania. W szczegółach jedno zdanie informuje o działaniu agenta: otrzymano zatwierdzenie, status ustawiono na “sprawdzony”. Następnie widoczny jest cały proces: najpierw instrukcja jako krok zero, potem każdy kolejny krok agenta z jego wynikiem oraz pola, które zostały zmienione. Dzięki temu można później prześledzić każdą podjętą decyzję.

Rozdział 8: Wskazówki praktyczne

Oto kilka dodatkowych wskazówek. Należy opisywać proces tak, jakby się go wyjaśniało nowemu współpracownikowi: z wyraźnym progiem, wskazanymi polami i tym, co agent może zmieniać. Zakres działania agenta definiuje się poprzez użycie filtrów, określających, do których dokumentów ma on zastosowanie. Każdą zmienioną instrukcję należy najpierw przetestować w trybie symulacji. W przypadku wrażliwych przepływów pracy dodatkowo należy włączyć zatwierdzanie wykonania i regularnie sprawdzać wykonania przez pierwsze dni. Podsumowując: opisuje się Workflow Agent własnymi słowami. Wybiera się zdarzenie startowe i za pomocą filtrów definiuje, do których dokumentów ma to zastosowanie. Tworzy się w ten sposób instrukcję w Prompt Studio, bezpiecznie testuje w trybie symulacji i dopiero wtedy włącza automatyzację. Tam, gdzie powinna podjąć decyzję osoba, agent wstrzymuje działanie i oczekuje na zatwierdzenie. W następnym odcinku połączymy PaperOffice ze światem zewnętrznym: skrzynką e-mail, magazynem dokumentów, skanerem, własnym NAS, kluczami API oraz asystentami AI takimi jak Claude i ChatGPT. Do zobaczenia w kolejnym odcinku w Akademii PaperOffice AI.