Znajdowanie i porządkowanie: każdy dokument w kilka sekund

Zadawaj pytania zamiast szukać

Dzień dobry i witamy w Akademii PaperOffice AI. Ten film dotyczy znajdowania i porządkowania: jak można zlokalizować każdy dokument w kilka sekund, bez utrzymywania struktur folderów. Najpierw wynik. Po prostu pytamy: Które faktury wysłał Veldtmann? PaperOffice rozumie pytanie, znajduje odpowiednie dokumenty i zaznacza dokładnie, gdzie w dokumencie znajduje się odpowiedź. Wszystko pozostaje dobrze uporządkowane: w wirtualnych folderach, które AI proponuje samo, oraz z połączeniami między dokumentami a dostawcami. Postępujemy tak: najpierw wyszukiwanie, potem wyszukiwanie według znaczenia, numerów i kwot, filtry i grupy, wirtualne foldery, typy dokumentów, połączenia, a na koniec oś czasu i wersje.

Wyszukiwanie

Szukają Państwo w polu wyszukiwania u góry. Po lewej stronie przełączają Państwo między Zapytaj agenta a Szukaj. Zostajemy przy Szukaj i szukamy tutaj, w tym Workspace, hasła Veldtmann. PaperOffice przeszukuje jednocześnie cztery miejsca: w nazwie pliku i polach danych, w rozpoznanym tekście, w rozpoznanych firmach, osobach i kwotach oraz według znaczenia. Powstaje jedna lista. Na samej górze widać najlepsze trafienie. Wskaźnik trafności pokazuje, skąd pochodzi wynik i jak dobrze pasuje do wyszukiwanego hasła. Po otwarciu wyniku podgląd przechodzi do miejsca trafienia i podświetla je w dokumencie. Strzałkami przechodzą Państwo do następnego trafienia i przeglądają wszystkie wystąpienia. Jednym kliknięciem szukają Państwo nie tylko w Workspace, ale we wszystkich Workspaces. A ostatnio wpisywane wyszukiwania są zawsze pod ręką.

Wyszukiwanie według znaczenia

Nie muszą Państwo wiedzieć, jakie słowo pojawia się na dokumencie. Wystarczy zadać pytanie, na przykład: Które umowy są automatycznie odnawiane i jaki jest okres wypowiedzenia? Znajdą Państwo odpowiednie umowy, nawet jeśli używają zupełnie innego sformułowania. Wskaźnik trafności pokazuje, że są to dopasowania oparte na znaczeniu. Reguła praktyczna: jedno lub dwa słowa kluczowe PaperOffice szuka dosłownie i błyskawicznie. Pełne zdania i pytania są rozumiane według znaczenia. Wyszukiwanie według znaczenia jest dostępne w Workspaces na poziomie AI-DMS Premium lub wyższym. Poziom wybierają Państwo osobno dla każdego Workspace.

Numery i kwoty

Numery można znajdować bezpośrednio: numer faktury, numer zamówienia zakupu lub numer dowodu dostawy, dokładnie tak, jak są podane na dokumencie. PaperOffice rozpoznaje kwotę z separatorami i walutą jako kwotę. W ten sposób od razu znajdą Państwo wszystkie dokumenty związane z procesem na kwotę 18 500 euro: zamówienie, fakturę i płatność. A wpisanie IBAN bez spacji wyświetli każdy dokument zawierający ten numer konta bankowego. Jest to szczególnie przydatne, gdy dostawca nagle przysyła nowe dane konta.

Filtrowanie i grupowanie

Filtry zawężają listę. Pokazujemy tylko faktury dodane w ciągu ostatnich 30 dni. Jeszcze szybciej: kliknięcie wartości na liście, na przykład typu dokumentu lub słowa kluczowego, filtruje listę odpowiednio. Grupowanie porządkuje listę, na przykład według nadawcy. Dzięki temu widać od razu, które dokumenty pochodzą od którego dostawcy. Często używaną kombinację można zapisać jako widok. A jednym kliknięciem resetują Państwo wszystkie filtry.

Wirtualne foldery

Jeśli wolą Państwo myśleć w folderach, mogą Państwo włączyć widok folderów. Nikt nie tworzy folderów ręcznie: podczas przetwarzania AI proponuje odpowiednie ścieżki przechowywania dla każdego dokumentu i włącza je do istniejącej struktury. W dokumencie sugestie widać w sekcji Ścieżki przechowywania. Mogą Państwo dodawać kolejne ścieżki, na przykład folder dla rocznych sprawozdań finansowych. Najlepsze jest to, że foldery są wirtualne. Dokument może znajdować się w wielu folderach jednocześnie, bez duplikowania.

Typy dokumentów

AI automatycznie rozpoznaje typ dokumentu: fakturę, dowód dostawy, umowę i wiele innych. Listę można zobaczyć w sekcji Typy dokumentów. Jeśli brakuje typu, można go utworzyć, na przykład Raport konserwacji. Krótką instrukcją dla AI opisują Państwo, jak powinien rozpoznawać ten typ. Jeśli typ do klasyfikacji jest aktywny, AI od tej pory automatycznie przypisuje mu nowe dokumenty. W filmie o IDP Agents pokażemy, który agent odczytuje z niego dane.

Połączenia

Każdy dokument wie, z kim ma do czynienia. W sekcji Połączenia znajdą Państwo partnera biznesowego, którego AI rozpoznało z nagłówka pisma. Dokumenty można łączyć, przeciągając je: na przykład przeciągną Państwo dowód dostawy na fakturę i wybiorą jako typ połączenia „Należy do”. Od tej chwili mogą Państwo natychmiast przechodzić z jednego dokumentu do drugiego. A w sekcji Organizacje zobaczą Państwo każdego dostawcę ze wszystkimi jego dokumentami we wszystkich Workspaces.

Oś czasu i wersje

Oś czasu porządkuje dokumenty według daty, na przykład według terminu płatności. Dzięki temu widzą Państwo, co zbliża się w tym miesiącu. Jeśli umowa się zmienia, przesyłają Państwo aneks jako nową wersję. Dokument pozostaje ten sam, wszystkie jego połączenia są zachowane, a poprzednia wersja zostaje zachowana. Porównanie wersji pokazuje, jak bardzo podobne są dwie wersje, które strony się zmieniły, i streszcza zmiany w kilku zdaniach. A jeśli stara wersja była jednak właściwa, mogą Państwo przywrócić ją jako nową wersję. Nic nie zostaje utracone.

Podsumowanie

To było znajdowanie i porządkowanie: wyszukiwanie wszystkiego, pytania zamiast słów kluczowych, filtry i grupy, wirtualne foldery, własne typy dokumentów, połączenia, oś czasu i wersje. W kolejnych odcinkach zajmiemy się IDP Agents oraz tym, jak bezpiecznie udostępniać dokumenty przez przeglądarkę i przez telefon. Do zobaczenia w Akademii PaperOffice AI.