Utwórz Workspaces: Standard, Business, Compliance

Zacznijmy. W widoku przeglądu Workspaces klikam przycisk Utwórz nowy Workspace. Workspace działa jak dedykowana szafa na dokumenty, na przykład dla firmy, projektu lub klienta. Nadaję jej nazwę Northstar Industrial i wybieram typ: Firma. Język przetwarzania ustawiony jest na angielski. AI wykorzysta ten język później do tworzenia streszczeń, nazw i pól. W przypadku lokalizacji przechowywania można wybrać między centrum danych PaperOffice UE a własnym magazynem, BYOS (Bring Your Own Storage). Pliki znajdują się wówczas na własnym serwerze lub NASie, który należy skonfigurować wcześniej w ramach Connectors. Ważne: lokalizacji przechowywania nie można zmienić po utworzeniu. W zakładce typu Workspace chodzi o ochronę i dowody. Istnieją trzy poziomy. Standard to poziom podstawowy: przechowywanie i wyszukiwanie. Business przeznaczony jest do codziennej pracy: udostępnianie, ochrona, przywracanie. Jest to nasza rekomendacja, a jedynie Workspaces typu Business można udostępniać na zewnątrz. Compliance to najwyższy poziom, służący do dowodów i gotowości do audytów, na przykład przy rygorystycznych wymogach dotyczących okresu przechowywania. Compliance wiąże się z dodatkowymi kosztami, nie obsługuje własnego magazynu i nie umożliwia udostępniania na zewnątrz. Aktualizacja do wyższego poziomu jest możliwa w dowolnym momencie; obniżenie poziomu nie jest możliwe. W zakładce AI-DMS definiuje się, jak dokładnie AI rozumie dokumenty. Tylko przechowywanie bez AI nadaje się do czystego archiwizowania. Pliki można przetwarzać później. Basic sprawia, że archiwum jest przeszukiwalne: rozpoznawanie tekstu, klasyfikacja i słowa kluczowe. Premium to najlepsze domyślne ustawienie dla dokumentów biznesowych, oferujące wyszukiwanie semantyczne, pola biznesowe i powiązania. Ultra wyciąga maksimum: odczytywane są tabele, formularze i obrazy, dokumenty są ze sobą łączone, a każdy dokument przechodzi kontrolę bezpieczeństwa. Do naszej demonstracji używam Ultra. W polu Typ dokumentu wybieram Automatyczne rozpoznawanie. AI przypisuje wówczas każdy dokument do odpowiedniego typu, takiego jak faktura, dowód dostawy lub umowa. W sekcji Ochrona dostępu można dodatkowo zabezpieczyć Workspace hasłem, kodem SMS lub zasadą czterech oczu. Do naszej demonstracji pominiemy tę opcję. W sekcji Udostępnianie można później udostępnić Workspace na zewnątrz: poprzez e-mail w celu uzyskania dostępu w przeglądarce lub przez telefon. Pokażę to szczegółowo za chwilę. Zapisuję, sprawdzam podsumowanie i tworzę Workspace.