IDP Agents: estrarre esattamente i dati che Le servono dai documenti

Prima il risultato: dieci campi da una fattura scansionata

Buongiorno e benvenuto all’Accademia PaperOffice AI. Questo filmato riguarda gli IDP Agent: con essi PaperOffice estrae dai documenti esattamente i dati che Le servono, sempre negli stessi campi per ogni documento. Numero di fattura, numero d’ordine, importi, IBAN: se inserisce questi dati documento per documento, perde tempo e commette errori. Prima il risultato. Questa fattura di Veldtmann è arrivata come scansione. Il nostro IDP Agent ne ha estratto dieci campi: numero di fattura, data della fattura, fornitore, numero d’ordine, importo netto, importo dell’imposta, importo totale, valuta, IBAN e data di scadenza. Se passa il mouse su un campo, la vista a sinistra salta alla posizione nel documento da cui proviene il valore. Ecco l’IBAN dalle informazioni di pagamento. Così può verificare ogni valore a colpo d’occhio. E poiché ogni fattura riceve gli stessi campi, un’esportazione li trasforma in una tabella Excel, con una fattura per riga. Ecco come può farlo da sé: creare un agente da un documento di esempio e da un modello, definire i campi e testarli, assegnare l’agente a un tipo di documento, elaborare successivamente i documenti esistenti, verificare i risultati ed esportarli.

Capitolo 1: Panoramica degli IDP Agent

PaperOffice legge già automaticamente i dati da ogni documento al momento del caricamento, a seconda del livello AI-DMS del Workspace. Un IDP Agent è la Sua estrazione salvata per documenti ricorrenti: decide quali campi Le servono, come devono chiamarsi e in quale formato devono comparire i valori. I Suoi IDP Agent si trovano sotto Document AI. L’elenco è attualmente vuoto. Un IDP Agent viene sempre creato a partire da un documento di esempio. I passaggi sono tre: selezionare il documento nel Workspace, creare un nuovo IDP Agent e scegliere un modello dal catalogo. Successivamente si adattano campi e prompt nell’editor dell’agente.

Capitolo 2: Creare l’agente da un documento di esempio e un modello

Nel nostro Workspace IDP-Demo ci sono cinque fatture di fornitori. Come documento di esempio prendiamo la fattura di Veldtmann: la selezioniamo, poi Azioni, Agenti e flussi di lavoro, IDP, e Crea nuovo agente. Si apre ora il catalogo dei modelli, ordinato per categorie: Finanza e contabilità, Logistica, Legale, ID e altro, anche per le fatture elettroniche come XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X. Con Mostra solo consigliati vede soltanto i modelli che corrispondono a questo documento. Per le fatture dei fornitori in entrata usiamo Invoice Quick Capture Plus. Il modello contiene i campi più importanti: numero di fattura, data della fattura, importi, fornitore e valuta. Include anche il modello consigliato. Crea Agente. PaperOffice ora legge per intero il documento di esempio: riconoscimento del testo, campi, completamento. Ci vuole un momento; vado avanti velocemente. Questo è l’editor dell’agente. A sinistra c’è il documento di esempio, a destra compare per prima cosa l’analisi: che tipo di documento è e che cosa ha trovato il modello.

Capitolo 3: Definire i campi

Con Continua e rivedi i campi rilevati passiamo ai campi. PaperOffice avvia subito una prima esecuzione di test con il documento di esempio. Ogni campo mostra il valore trovato e accanto un piccolo estratto del documento, così si vede subito da dove proviene. Espandendo un campo si vede il suo prompt, una breve istruzione per l’AI su dove trovare che cosa. Questo testo si può modificare direttamente qui. In cima all’editor si vede il modello. Il modello consigliato è Basic Pro Max, riconoscimento del testo senza analisi dell’immagine. Poiché riceviamo anche foto da cellulare e scansioni con macchie, scegliamo Premium Pro Max: esamina inoltre l’immagine della pagina e legge quindi anche le scansioni difficili. Per il pagamento mancano ancora dei campi. Nuovo campo: etichetta IBAN, più una Chiave tecnica, e per il Tipo di campo c’è un tipo IBAN dedicato. Nel Prompt si indica dove trovare l’IBAN. Nella stessa finestra si stabilisce quali pagine cercare e come viene validato il valore, tramite uno schema o un elenco di valori consentiti. L’IBAN è un campo obbligatorio. Se manca in un documento, PaperOffice lo contrassegna come mancante e il documento si può trovare con il filtro Revisione manuale richiesta. Un’attività di revisione per il Suo team viene creata quando si configura a tale scopo un agente HITL. Poi arriva la data di scadenza, di tipo Data. Qui basta la Nota di verifica — HITL leggero, nel caso in cui manchi. Dopo ogni modifica si testa di nuovo l’agente; solo allora lo si può salvare. Ed ecco che compaiono anche i nuovi campi.

Capitolo 4: Verificare l’affidabilità e salvare

L’agente produce sempre lo stesso risultato? Per questo c’è il test multiplo. Lo lasciamo girare cinque volte. Un’esecuzione è considerata riuscita solo se ogni campo ha un valore. Dopo cinque esecuzioni riuscite compare la scritta: Produzione: sicura. In Output e revisione si può impostare come vengono scritti i valori e quando una persona deve verificarli. Nella scheda Dati estratti si possono visualizzare i risultati dell’esecuzione di test come albero, JSON o tabella, e scaricarli. Con Esporta come modello condivisibile si può passare l’agente come file: un altro team lo importa poi nel catalogo dei modelli. Ora salviamo. L’agente si chiama «Supplier invoices» ed è subito attivo.

Capitolo 5: Assegnare l’agente a un tipo di documento

Perché l’agente venga eseguito automaticamente in futuro, lo colleghiamo a un tipo di documento. In Tipi di documento apriamo il tipo Fattura. Nella scheda IDP Agent predefinito scegliamo Supplier invoices e salviamo. D’ora in poi vale quanto segue: se l’elaborazione AI-DMS riconosce un nuovo documento come fattura, PaperOffice mette automaticamente in coda l’agente, in ogni Workspace con AI-DMS.

Capitolo 6: Una nuova fattura viene letta automaticamente

Proviamo. Arriva una nuova fattura, questa volta da Iberica a Bilbao, in spagnolo. A proposito: nella finestra di caricamento si può anche selezionare direttamente un agente, esclusivamente per questi documenti. Qui lasciamo decidere a PaperOffice. Per prima cosa l’elaborazione AI-DMS riconosce il tipo di fattura, poi viene eseguito il nostro agente. Vado avanti velocemente. Ecco il risultato: gli stessi dieci campi di Veldtmann, anche se la fattura è in spagnolo. Pedido cliente diventa il numero d’ordine, Vencimiento diventa la data di scadenza, e l’IBAN spagnolo si trova nel campo IBAN.

Capitolo 7: Documenti esistenti in un’unica operazione

E le cinque fatture già presenti nel Workspace? L’assegnazione non vale per loro retroattivamente. Le elaboriamo in un’unica operazione: le selezioniamo tutte, poi Azioni, Agenti e flussi di lavoro, IDP, Applica agente esistente. Scegliamo un agente e avviamo l’agente IDP. PaperOffice mette in coda tutti i documenti e li elabora in background. Lo stato si vede sotto Elaborazione. Vado avanti velocemente.

Capitolo 8: Verificare i risultati

Nel documento stesso i valori si trovano sotto Campi dati, e ogni campo è accompagnato da un piccolo estratto del documento. Ecco la fattura che qualcuno ha fotografato con il cellulare. Anche qui ci sono tutti i campi, e passando il mouse su di essi la vista salta alla posizione di origine. Se un valore è errato, si può modificare direttamente nel campo, e PaperOffice lo salva subito. Per un singolo documento c’è in alto il pulsante Applica agente. E la fattura di trasporto con la macchia di caffè: numero di fattura, riferimento dell’ordine d’acquisto, importi e l’IBAN britannico sono corretti.

Capitolo 9: Esportare in Excel

Infine, la lista per la contabilità: selezioniamo tutte le fatture, poi Azioni, Condividi ed esporta, Esporta dati. Come colonne scegliamo i campi del nostro agente, in formato Excel. Ogni fattura compare in una riga separata del file, con le stesse colonne. E ora qualcosa salta all’occhio: tre fatture di Veldtmann fanno riferimento allo stesso IBAN tedesco, mentre la quarta indica un conto in Lituania. Come PaperOffice controlla e blocca automaticamente questo caso è mostrato nell’episodio Audit e Quarantena. In sintesi: un IDP Agent è la Sua impostazione di estrazione per documenti ricorrenti. Si parte da un documento di esempio e da un modello, si aggiungono i campi necessari e si testa finché l’agente fornisce risultati affidabili. Collegato a un tipo di documento, viene eseguito automaticamente per ogni nuovo documento, mentre i documenti esistenti si elaborano in un’unica operazione. Ogni valore si verifica nella sua posizione di origine, e con un’esportazione tutto finisce in Excel. Il nostro video su n8n mostra come richiamare un IDP Agent dal proprio software o da n8n. Il prossimo video riguarda i Workflow Agents. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.