Tour delle funzionalità: tipi di documento

Significato

Si immagini una fattura che arriva in PaperOffice senza etichetta. Si tratta semplicemente di un file — difficile da trovare, difficile da instradare e facile da smarrire nel lavoro quotidiano.

Con il tipo di documento Fattura, PaperOffice sa esattamente di che cosa si tratta. I team possono cercarlo con sicurezza, gli agenti possono estrarre i campi corretti e i flussi di lavoro possono instradarlo al processo appropriato senza dover indovinare solo dal nome del file.

Lo stesso principio vale per contratti, documenti di trasporto, preventivi e ricevute. Ogni tipo di documento rappresenta un significato chiaro nel contesto quotidiano — non solo un nome del file archiviato senza contesto per le persone o l’automazione.

Questa etichetta è il punto di partenza per tutto ciò che segue in Document AI.

Perché

Ecco perché questo aspetto è rilevante nel lavoro quotidiano.

Un tipo di fattura aiuta il riconoscimento a compilare fornitore, importo e data di scadenza, in modo che i controlli e la preparazione del pagamento possano iniziare automaticamente invece di partire da un file vuoto.

Un tipo di contratto può attivare regole diverse rispetto a una bolla di consegna. Le approvazioni, la ritenuta e le fasi successive rimangono allineate al documento reale e non a un caricamento generico.

E la conservazione può essere preparata per categoria, ad esempio una conservazione più lunga per le fatture rispetto alle bozze, in modo che la politica accompagni il tipo fin dal primo momento in cui il documento viene classificato e archiviato.

Agente Idp

Nell’editor del tipo di documento, un Default IDP Agent può essere associato direttamente al tipo.

Dopo che AI-DMS riconosce automaticamente il tipo — ad esempio Fattura — tale agente viene accodato alla pipeline Workspace, con deduplicazione in modo che lo stesso agente non venga eseguito due volte per un singolo documento.

Classificazione ed estrazione funzionano come un unico flusso: AI-DMS individua il tipo e l’elemento vincolato IDP Agent inizia senza un passaggio manuale da parte dell’utente o uno step di attivazione separato.

Funzionalità Idp

Un IDP Agent fa molto più che aggiungere un’etichetta a un file.

Può estrarre dati mirati dalla pagina — nomi dei fornitori, importi, date, righe di dettaglio, codici fiscali e altri campi configurati specificamente per quel tipo di documento.

Può eseguire controlli visivi: confermare che le aree chiave siano presenti, evidenziare i campi nella pagina e supportare la revisione quando qualcosa sembra incompleto, mancante o incerto.

Può validare i valori rispetto alle regole di business, preparare una revisione con intervento umano quando la confidenza è bassa e trasmettere i risultati strutturati allo step successivo del flusso di lavoro senza dover ritipare i dati.

L’agente trasforma il riconoscimento in dati utilizzabili, pronti per l’instradamento, i controlli, le approvazioni e l’automazione in tutta l’organizzazione.

Vincolate a un tipo di documento, queste funzionalità si attivano automaticamente dopo il riconoscimento AI-DMS.

Proprio del sistema

Iniziare con i tipi di sistema: etichette pronte all’uso per attività comuni come fatture e contratti, già riconosciute dai team in diverse regioni.

Creare un tipo personalizzato solo quando il processo aziendale è effettivamente diverso, ad esempio un modulo clinico, una spedizione doganale o un pacchetto di approvazione interna che richiede significato e regole specifici.

Filtrare per regione in modo che il catalogo corrisponda alla giurisdizione senza mescolare i requisiti legali di altre regioni nella stessa lista.

Crea

Per creare un nuovo tipo di documento, aprire Tipi di documento e scegliere Nuovo tipo di documento.

Inserire un nome visualizzato chiaro, una breve descrizione per gli utenti nelle liste e negli strumenti di suggerimento, e un hint AI che spieghi come il classificatore dovrebbe riconoscere questo tipo — tipicamente in inglese, con le caratteristiche tipiche e come distinguere i documenti simili.

Impostare la giurisdizione per cui il tipo si applica. Facoltativamente associare un Default IDP Agent in modo che l’estrazione e i controlli visivi inizino dopo il riconoscimento di AI-DMS. Configurare la conservazione quando i documenti di questo tipo devono essere soggetti a una regola WORM o di conservazione per conformità.

Salvare il tipo. Questo apparirà nel catalogo e potrà essere utilizzato nella classificazione e nell’automazione immediatamente — senza dover ricostruire l’intero processo da zero.

Utilizzare questo percorso solo quando il significato aziendale è realmente nuovo — non per ogni minima preferenza di denominazione.

Conservazione

Un tipo di documento può trasmettere una regola di conservazione ai documenti reali non appena questi vengono classificati.

Quando una fattura viene caricata o riconosciuta, tale regola può essere applicata — inclusa la protezione WORM per il periodo richiesto, in modo che i file rimangano integri e non alterabili fino alla scadenza della finestra di conservazione.

Si consiglia sempre di confermare le basi legali con specialisti prima dell’applicazione. PaperOffice aiuta a preparare la conservazione a livello di tipo, ma non sostituisce il parere legale o di conformità professionale per la propria organizzazione.

Sezione

Esplorare il catalogo, provare a cercare “Fattura” e iniziare con i tipi di sistema che corrispondono già al lavoro quotidiano.

Associare un valore predefinito IDP Agent in modo che l’estrazione, i controlli visivi e la convalida seguano automaticamente il riconoscimento AI-DMS.

Creare un tipo specifico solo per una reale differenza aziendale, configurare attentamente la conservazione dei dati e consentire alla classificazione e all’automazione di operare con significato chiaro.

È così che i Tipi di Documento mantengono comprensibili i file quotidiani in PaperOffice AI — dal primo caricamento fino alla conservazione a lungo termine.