Creare Workspaces: Standard, Business, Conformità

Iniziamo. Nella panoramica di Workspaces, si fa clic su Crea nuovo Workspace. Un Workspace è come un archivio dedicato, ad esempio per un’azienda, un progetto o un cliente. Si assegna il nome Northstar Industrial e si sceglie il tipo: Azienda. La lingua di elaborazione è impostata su inglese. L’AI utilizzerà questa lingua in seguito per riepiloghi, nomi e campi. Per la posizione di archiviazione, è possibile scegliere tra il datacenter PaperOffice UE e lo storage personale, BYOS (Bring Your Own Storage). I file risiederanno quindi sul proprio server o NAS, configurato precedentemente sotto Connectors. Importante: la posizione di archiviazione non può essere modificata dopo la creazione. Nella scheda del tipo Workspace si definiscono protezione e conformità. Esistono tre livelli. Standard è il livello base: archiviazione e ricerca. Business è dedicato al lavoro quotidiano: condivisione, protezione, ripristino. Questa è la nostra raccomandazione; solo i Workspaces di tipo Business possono essere condivisi esternamente. Conformità è il livello più alto, per prove e preparazione ai controlli, ad esempio con requisiti rigorosi di conservazione. La conformità ha un costo aggiuntivo, non supporta lo storage personale e non può essere condivisa esternamente. L’upgrade è possibile in qualsiasi momento; il downgrade non è consentito. Nella scheda AI-DMS si definisce la profondità con cui l’AI comprende i documenti. Solo archiviazione, senza AI, è adatta per l’archiviazione pura. I file possono essere elaborati successivamente. Basic rende l’archivio ricercabile: riconoscimento del testo, classificazione e parole chiave. Premium è l’impostazione predefinita migliore per i documenti aziendali, con ricerca semantica, campi aziendali e relazioni. Ultra estrae il massimo: tabelle, moduli e immagini vengono letti, i documenti vengono collegati tra loro e ogni documento riceve un controllo di sicurezza. Per la demo, si utilizza Ultra. Sotto Tipo di documento, si seleziona Riconoscimento automatico. L’AI assegna quindi ciascun documento al tipo corretto, come fattura, bolla di consegna o contratto. Sotto Protezione dell’accesso, è possibile proteggere ulteriormente un Workspace con una password, un codice SMS o il principio dei quattro occhi. Per la demo, si salta questa fase. E sotto Condivisione, è possibile condividere il Workspace esternamente: via email per l’accesso nel browser o tramite telefono. Si mostrerà questo dettaglio tra poco. Si salva, si verifica il riepilogo e si crea il Workspace.