Hãy gửi mỗi hợp đồng. |
Tệp gốc được đánh dấu được bảo mật qua email — với mật khẩu PDF, liên kết tải xuống an toàn và báo cáo gửi hàng đầy đủ. Tùy chọn mã PIN riêng biệt qua SMS. Người nhận không cần cổng thông tin hay mã bổ sung.
Người nhận, chủ đề và truy cập an toàn — tất cả trong một cuộc hội thoại.
Liên kết và mật khẩu trong một tin nhắn
Liên kết qua email, mật khẩu riêng qua tin nhắn SMS
Giao hàng đảm bảo an toàn kiểm toán. Từ 1.000 Chứng khoán/Gửi đi
Trả tiền theo lượt sử dụng bằng Credit — không có gói đăng ký. Bạn chỉ trả tiền cho những gì thực sự gửi đi.
Gửi email thành công kèm theo biên bản
Tùy chọn cho chế độ 'Mật khẩu qua SMS'
Báo cáo vận chuyển có thể kiểm toán sau khi tải xuống
Giao hàng đảm bảo an toàn kiểm toán.
Gửi email an toàn có kiểm toán trong hành động
Xem cách PaperOffice Audit Safe Email Delivery hoạt động trên thực tế — qua video.
Tìm thấy trong cuộc gọi— giao nhận an toàn theo quy định kiểm toán securely via audit trail
Tác nhân Điện thoại tìm kiếm tài liệu trong cuộc trò chuyện và đề xuất Gửi qua Email đến địa chỉ đã lưu — mà không cần hỏi lại email của người nhận trong cuộc gọi. Cùng một đường ống an toàn như trong Hệ thống Quản lý Văn bản.
Bạn có thể gửi hóa đơn tháng Ba cho tôi không?
Đã tìm thấy. Tôi sẽ gửi đến địa chỉ email đã lưu của bạn — được bảo vệ bằng mật khẩu.
Cách thức gửi hàng qua điện thoại
Bảy bước — từ cuộc gọi đến hồ sơ đầy đủ và liên tục trong DMS.
Người gọi hỏi về tài liệu
Agent tìm thấy & đọc to nội dung
Đề nghị gửi qua email
Dòng chảy an toàn bắt đầu
Người nhận tải xuống một cách an toàn
Báo cáo trong hệ thống quản lý tài liệu
Điều khiến chúng tôi khác biệt
Có khả năng kiểm toán thay vì gửi mù quáng
Mỗi bước đều được ghi lại - từ lời mời đến khi tải xuống. PDF bằng chứng cho lưu trữ và tuân thủ.
PDF thực sự được bảo vệ
Tệp PDF nhận một mật khẩu người nhận - không chỉ là liên kết mà không có bảo mật.
Bảo mật hai kênh
Tuỳ chọn: Liên kết qua email, mật khẩu riêng biệt qua SMS - an toàn hơn mà không cần cổng.
Thu hồi trong vài giây
Cấp quyền truy cập có thể bị thu hồi bất cứ lúc nào — sau đó liên kết sẽ vô hiệu hóa.
Tích hợp đại lý điện thoại
Nhất quán với tìm kiếm tài liệu qua điện thoại — lý tưởng cho các nhóm dịch vụ và tổng đài.
Nguồn gốc có thể truy vết
Trong hành động của người nhận: Địa điểm, IP và nhà cung cấp trong nhật ký — bao gồm cả hình ảnh bản đồ.
Trung tâm dữ liệu EU
Xử lý tại các trung tâm dữ liệu thuộc EU. Tuân thủ GDPR.
Lịch sử giao hàng trong tài khoản
Mỗi văn bản và xuyên suốt các tài khoản — Tìm kiếm, Lọc và gửi lại.
Không có cổng cho người nhận
Người nhận mở liên kết và tải xuống — mà không cần tài khoản PaperOffice cũng như mã bổ sung.
Bạn nhận được gì
Từ việc vận chuyển đến bằng chứng an toàn cho kiểm toán — trên một nền tảng.
Gửi an toàn
Đến 10 tệp gốc được đánh dấu mỗi lần thực hiện — các PDF có bảo vệ mật khẩu.
- Người nhận & Tiêu đề
- Tin nhắn cá nhân
- Hai chế độ bảo mật
PDF Password & Protection
Each PDF receives an individual recipient password — content stays protected even if the link is forwarded.
- Recipient password per PDF
- Applied automatically on send
- Documented in proof report
SMS Security Channel
Optional separate channel: link by email, access code by SMS — higher security for sensitive documents.
- Two-channel mode
- No password in the email
- Same audit protocol
Giao thức gửi hàng
Trạng thái trực tiếp và chi tiết với các KPI: tổng, hoạt động, đã tải xuống, đã hủy.
- Dòng thời gian sự kiện
- Lọc & Tìm kiếm
- Gửi lại
Geo & Access
Where was the link opened? Where was it downloaded? Map and provider info.
- Location map
- IP & Provider
- VPN/Hosting hints
Bằng chứng PDF
Báo cáo vận chuyển có thể kiểm toán sau khi tải xuống — dành cho hồ sơ nhân sự và tuân thủ.
- Số báo cáo
- Nhật ký sự kiện
- Mật khẩu vận chuyển được ghi chép
Agent Téléphone
Expédition directe depuis la conversation téléphonique — adresse e-mail cible configurée et SMS optionnel.
- Aucune demande d'e-mail au téléphone
- Sécurité identique
- 35 langues
Kiểm soát & Thu hồi
Giới hạn tải xuống và thời gian hết hạn — cùng việc thu hồi ngay lập tức khi cần thiết.
- Thu hồi
- Bộ lọc trạng thái
- Lịch sử giao dịch tài khoản
Tại sao gửi an toàn theo quy định kiểm toán vượt trội hơn việc gửi tệp đính kèm email thông thường
Tệp đính kèm email bình thường
PDF không được bảo vệ trong hộp thư
- Không có nhật ký truy cập
- Chuyển tiếp không được kiểm soát
- Không có từ chối
- Không bằng chứng tuân thủ
Chỉ liên kết tải xuống
Không có mật khẩu PDF
- Không có tệp đính kèm lớn
- PDF không được bảo vệ bằng mật khẩu
- Không có mã PIN SMS riêng biệt
- Kiểm toán yếu
Gửi kiểm toán PaperOffice
Mật khẩu, nhật ký, bằng chứng
- Mật khẩu PDF (qua email hoặc SMS)
- Bản ghi sự kiện đầy đủ
- Theo dõi địa lý & Hủy bỏ
- PDF chứng minh
- Đại diện điện thoại
Từ hệ thống quản lý tài liệu đến quá trình vận chuyển minh bạch
Bốn bước — rõ ràng cho người gửi và tuân thủ.
Chọn văn bản
Đến 10 tệp được đánh dấu trong hệ thống quản lý tài liệu — bản gốc vẫn được lưu trữ.
Chế độ bảo mật
Mật khẩu qua email hoặc riêng biệt qua SMS — tùy theo yêu cầu.
Người nhận tải xuống
Liên kết an toàn, mật khẩu PDF, không cần đăng nhập cổng.
Báo cáo & Bằng chứng
Mỗi hành động đều được ghi nhận — PDF bằng chứng có sẵn sau khi tải xuống.
Giấy xác nhận giao hàng cho HR & Kiểm toán
Sau khi tải xuống, bạn sẽ nhận được một file PDF có thể kiểm toán với ID báo cáo, nhật ký sự kiện, thông tin địa lý và mật khẩu vận chuyển đã được ghi chép.
Không quy trình chụp màn hình
Báo cáo có cấu trúc — có thể lưu trữ, chuyển tiếp và đảm bảo tính pháp lý. Lý tưởng cho hồ sơ nhân viên, cố vấn thuế và phòng luật.
Nội dung trong file PDF xác minh
- Người phát hành & ID báo cáo (PaperOffice, EU)
- Người nhận, Tiêu đề, Chế độ bảo mật
- Mật khẩu vận chuyển PDF đã được ghi lại
- Bảng nhật ký sự kiện theo trình tự thời gian
- Thông tin địa lý khi người nhận thực hiện hành động
- Danh sách các tệp đã gửi
Gửi chứng cứ an toàn trong mọi quy trình
Ở bất kỳ đâu mà bằng chứng là quan trọng.
HR & Nhân sự
Hợp đồng và bằng chứng được kiểm toán an toàn gửi cho người nhận — kèm theo nhật ký.
Chuyên gia thuế & Văn phòng luật sư
Gửi tài liệu của khách hàng một cách an toàn — không kèm theo tệp đính kèm không bảo mật.
Phòng pháp lý
PDFs bảo mật có mật khẩu và nhật ký kiểm toán đầy đủ.
Dịch vụ điện thoại
Tài liệu được tìm thấy qua điện thoại — Gửi bằng email mà không bị gián đoạn luồng dữ liệu.
Tài Chính & Kế Toán
Gửi hóa đơn và chứng từ một cách an toàn cho người kiểm tra hoặc đối tác.
Bảo hiểm
Tài liệu bồi thường và hợp đồng bảo hiểm kèm bằng chứng gửi cho khách hàng.
Khu vực công
Quyết định và hồ sơ cho công dân — kèm theo bằng chứng và hủy bỏ.
Chứng thực & Bất động sản
Gửi các văn bản và hợp đồng cho khách hàng một cách bảo mật.
document_delivery API
REST-Handler document_delivery — Versand, Protokoll, Widerruf und Nachweis-PDF programmatisch.
Authentifiziert: create_and_send, list, detail, revoke, resend, download_proof_pdf
curl -X POST "https://api.paperoffice.ai/latest/document_delivery/create_and_send" \
-H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{"recipient_email":"...","security_mode":"link","pofids":["..."]}' {
"status": "success",
"dispatch_id": "dd_2026_0042",
"security_mode": "link",
"recipient_email": "[email protected]",
"documents_count": 1,
"protocol_logged": true,
"proof_pdf_available": false
} Bảo mật doanh nghiệp. Trung tâm dữ liệu EU.
100% Dữ liệu EU
Xử lý hoàn toàn tại các trung tâm dữ liệu thuộc Liên minh châu Âu.
Tuân thủ GDPR
AVV, xóa theo yêu cầu, xử lý có kiểm soát.
Mã hóa PDF
Mật khẩu người nhận ở cấp độ PDF — không chỉ bảo vệ liên kết.
Hủy & Giới hạn
Giới hạn tải xuống và hủy truy cập ngay lập tức.
Danh mục kiểm toán
Nhật ký sự kiện và chứng từ PDF tùy chọn.
Khả dụng cao
Cơ sở hạ tầng doanh nghiệp với giám sát.
Câu hỏi thường gặp
Gửi email an toàn theo quy định kiểm toán là gì?
Người nhận cần tài khoản PaperOffice không?
Sự khác biệt giữa Mật khẩu qua Email và SMS là gì?
Khi nào có thể tải xuống PDF xác nhận?
Tính năng này hoạt động với Agent điện thoại không?
Tôi có thể hủy việc gửi không?
Làm thế nào để tôi tích hợp về mặt kỹ thuật?
Dữ liệu có tuân thủ GDPR không?
Câu chuyện thành công của khách hàng
Khám phá cách doanh nghiệp chuyển đổi quy trình với PaperOffice AI.
Các doanh nghiệp trên toàn thế giới tin tưởng PaperOffice AI
"Quản lý tài liệu doanh nghiệp cho tất cả hoạt động khai khoáng. Đẳng cấp thế giới."
"Nhãn dược phẩm được quy định bởi FDA yêu cầu tài liệu đầy đủ. PaperOffice đã giảm quy trình phê duyệt của chúng tôi từ vài ngày xuống còn vài giờ."
"Tài liệu kỹ thuật và xử lý đơn hàng giờ hoạt động hoàn toàn tự động."
"Số hóa đã cách mạng hóa quản lý hành chính. Yêu cầu của công dân giờ được xử lý trong vài phút thay vì vài ngày."
"Hồ sơ bệnh án, kết quả chẩn đoán và giấy giới thiệu được ghi lại và phân loại tự động. Đội ngũ phòng khám của chúng tôi cuối cùng cũng có thời gian cho bệnh nhân."
"8.000 nhân viên, hàng nghìn tài liệu khách mỗi ngày. PaperOffice đã số hóa hoàn toàn các quy trình hậu cần văn phòng của chúng tôi."
"Hồ sơ vay vốn và tài liệu tuân thủ giờ đây được xử lý trong vài phút thay vì vài giờ. Việc kiểm tra quy định diễn ra hoàn toàn tự động."
"Tài liệu dự án xây dựng và tuân thủ giờ đã số hóa và có thể truy vết."
"Biểu mẫu check-in, hóa đơn và giao tiếp với khách đều hoàn toàn kỹ thuật số. Đội ngũ hỗ trợ khách hàng của chúng tôi giờ đây tập trung vào dịch vụ xuất sắc."
"Hóa đơn trạm xăng, tài liệu nhà cung cấp và hồ sơ tuân thủ từ hơn 250 trạm được xử lý và lưu trữ tự động."
"Tài liệu tuân thủ GMP cho nhãn chức năng dược phẩm giờ đây chạy hoàn toàn tự động. Nhật ký kiểm tra đầy đủ và có thể truy xuất ngay lập tức."
"Bản thiết kế, giấy phép và hồ sơ khách hàng cho những ngôi nhà gỗ của chúng tôi giờ đây được quản lý tập trung. Thế hệ thứ 6 cuối cùng cũng không còn giấy tờ."
"Hợp đồng nhà cung cấp, chứng chỉ và giấy tờ hải quan cho hàng trăm xưởng rang trên toàn thế giới được ghi lại tự động và phân loại đúng sản phẩm."
"Giấy chứng nhận nhiệt độ, vận đơn CMR và chứng chỉ thực phẩm được quét tự động và phân loại theo đơn hàng. Việc phân loại sai đã trở thành quá khứ."
"Giấy phép vận tải hạng nặng, kế hoạch tuyến đường và tài liệu dự án giờ đây có thể truy xuất kỹ thuật số ngay lập tức. Không còn phải tìm kiếm thư mục nữa."
"Tài liệu hải quan, phiếu kho và lệnh giao nhận cho mạng lưới Đông Âu của chúng tôi được phân loại tự động. Bốn thế hệ logistics, cuối cùng cũng đã số hóa."
"Các thông số kỹ thuật in, phê duyệt của khách hàng và chứng chỉ vật liệu giờ đây có thể truy cập tập trung. Tỷ lệ lỗi trong sản xuất đã giảm xuống gần như bằng không."
"Các chứng chỉ bền vững, hợp đồng nhà cung cấp và thông số kỹ thuật của khách hàng được xử lý tự động. Sự chính xác của Thụy Sĩ, giờ đây cũng ở phiên bản số."
"Giấy phép xây dựng, hợp đồng với nhà thầu phụ và biên bản nghiệm thu cho các bất động sản thương mại của chúng tôi giờ đây được ghi chép số hóa một cách toàn diện."
"Hợp đồng mua bán, hồ sơ chào bán và hồ sơ khách hàng cho hơn 30 năm dẫn đầu thị trường giờ đây có thể tìm kiếm kỹ thuật số. Mọi môi giới đều có thể tìm thấy mọi thứ chỉ trong vài giây."
"Chứng từ vận tải đường biển, tờ khai hải quan và vận đơn được ghi nhận tự động. Hậu cần vùng Biển Baltic chưa bao giờ hiệu quả đến thế."
"Hàng nghìn đơn hàng bao bì tùy chỉnh mỗi tuần kèm theo phê duyệt thiết kế, dữ liệu in ấn và chứng từ giao hàng. PaperOffice kết nối tất cả."
"Tài liệu phòng thí nghiệm bệnh lý và chứng nhận thiết bị giờ đây hoạt động hoàn toàn tự động. Khả năng truy xuất nguồn gốc toàn diện cho mỗi mẫu bệnh phẩm."
"Hồ sơ tín dụng, tài liệu thế chấp và thư từ trao đổi với khách hàng được xử lý trong vài phút thay vì vài giờ. Việc kiểm tra quy định được thực hiện toàn diện."
"Các thông số kỹ thuật, chứng chỉ chất lượng và biên bản tái chế cho hoạt động sản xuất thép của chúng tôi được lưu trữ tập trung và có thể truy cập ngay lập tức."
"Các thông số kỹ thuật nhãn dược phẩm và mỹ phẩm cùng các yêu cầu quy định được kiểm tra và phê duyệt tự động. Không còn danh sách kiểm tra thủ công."
"Tài liệu KYC, báo cáo đầu tư và hồ sơ quy định được phân loại trong vài giây. Là một Robo-Advisor được MAS quản lý, việc tuân thủ toàn diện là yếu tố thiết yếu."
"Bảng dữ liệu an toàn, giấy phép vận chuyển và tài liệu ADR cho hậu cần hóa chất được gán tự động. Không dung sai cho sai sót."
"Giấy chứng nhận tính xác thực, bằng chứng nhà cung cấp và bảo hành khách hàng cho các bộ sưu tập ngọc trai của chúng tôi được lưu trữ tự động và có thể truy xuất ngay lập tức."
"Các hồ sơ xin vay tín dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), tài liệu thế chấp và báo cáo quy định được phân loại tự động. Các cố vấn của chúng tôi có thêm thời gian để tư vấn cho khách hàng."
"Hồ sơ khách hàng từ hơn 135 năm lịch sử ngân hàng đang được số hóa dần dần. 5.000 nhân viên hiện có thể truy cập ngay lập tức vào tất cả các tài liệu."
"Các hồ sơ xin vay vi mô và tài liệu tuân thủ cho hàng triệu khách hàng hiện được xử lý trong vài phút thay vì vài ngày. Một bước đột phá cho việc hòa nhập tài chính."
"Hàng trăm nghìn phiếu giao hàng và biên lai hàng trả lại mỗi ngày được xử lý tự động. Đơn vị hậu cần thương mại điện tử hàng đầu Việt Nam, giờ đây không còn sử dụng giấy."
"Nhật ký sản xuất CNC, chứng nhận vật liệu và thông số kỹ thuật của khách hàng cho các dự án dầu khí và hàng không hiện được ghi chép đầy đủ dưới dạng kỹ thuật số."
"Tầm nhìn 2030 đòi hỏi phải số hóa toàn diện. PaperOffice xử lý các tài liệu chính phủ cho hạ tầng kỹ thuật số cốt lõi của Ả Rập Xê Út."
"Giấy chứng nhận vật liệu, nhật ký nhiệt luyện và thông số kỹ thuật của khách hàng được tự động gán cho đơn hàng phù hợp. Nhà sản xuất Q&T duy nhất của Úc, giờ đây không còn sử dụng giấy."
"Nhật ký mối hàn, tính toán tĩnh học và kế hoạch dự án được quản lý kỹ thuật số. Các đội ngũ xưởng sản xuất của chúng tôi có quyền truy cập theo thời gian thực."
"Các chứng nhận hàng không vũ trụ, chương trình CNC và dung sai của khách hàng được phân loại tự động. Việc tuân thủ AS9100 chưa bao giờ dễ dàng đến thế."
"Hợp đồng đại lý, tài liệu KYC và chứng từ giao dịch cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ được xử lý trong vài giây. Cuộc cách mạng thanh toán của Mexico, không còn sử dụng giấy."
"Tài liệu thu hoạch, chứng nhận xuất khẩu và nhật ký chất lượng cho các loại rượu Malbec vùng cao của chúng tôi được lưu trữ tự động. 120 năm truyền thống trồng nho, giờ đây đã được số hóa."
"Hàng triệu xác minh người dùng và tài liệu quy định được xử lý hoàn toàn tự động. Mở rộng quy mô không cần giấy tờ."
"Tài liệu giới thiệu nhà giao dịch và bằng chứng tuân thủ cho nhà cung cấp dịch vụ thanh toán hàng đầu châu Phi được xử lý trong vài phút thay vì vài ngày."
"Các chứng nhận hữu cơ, kiểm toán nhà cung cấp và nhãn sản phẩm cho hàng ngàn sản phẩm tự nhiên được kiểm tra và lưu trữ tự động."
"Tài liệu quy định từ 33 quốc gia châu Phi, hợp đồng đối tác và đường dẫn kiểm toán được quản lý hoàn toàn tự động. Hệ thống DMS doanh nghiệp cho một công ty Fintech trị giá 3 tỷ USD."
"Đơn thuốc và quản lý thuốc giờ hoạt động hoàn toàn tự động. Nhiều thời gian hơn cho bệnh nhân."
"Tài liệu hàng thế kỷ giờ có thể tìm kiếm số. Một cột mốc cho kho lưu trữ lịch sử."
"Nhân viên chăm sóc cuối cùng có nhiều thời gian hơn cho cư dân thay vì giấy tờ."
"Hơn 500.000 hồ sơ đã số hóa. Nhân viên giờ tìm mọi thông tin ngay lập tức."
"Quản lý hồ sơ bệnh nhân giờ rất dễ dàng. Mọi thứ tự động thu thập và lưu trữ."
"Tài liệu thừa kế và di sản giờ hiệu quả và không có lỗi."
"Quản lý tài sản số cho tất cả khu dân cư. Người thuê và chủ sở hữu đều hài lòng."
"Với PaperOffice, chúng tôi đã tăng tốc độ xử lý hóa đơn lên 99%. AI tự động nhận diện tất cả dữ liệu liên quan và phân loại chính xác."
"PaperOffice đã trở thành phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của chúng tôi. Đơn hàng, báo giá và hóa đơn giờ đây đều được xử lý tự động."
"Việc ghi chép các dịch vụ chăm sóc của chúng tôi giờ đây đã được số hóa và tự động hóa. Có thêm thời gian dành cho bệnh nhân."
"Bản vẽ kỹ thuật, danh mục vật tư và biên bản chất lượng có thể được tìm thấy ngay lập tức. Việc tìm kiếm trước đây mất 30 phút giờ chỉ còn 30 giây."
"Chứng từ khách hàng, quyết định thuế và báo cáo tài chính năm được tự động sắp xếp và phân loại đúng cho từng khách hàng. Tình trạng hỗn loạn chứng từ đã thuộc về quá khứ."
"Tài liệu dự án, SLA và giao tiếp với khách hàng cho các dự án tư vấn IT của chúng tôi được tự động phân loại và lưu trữ."
Sẵn sàng để giao nhận có thể truy xuất?
Quản lý tài liệu, đại diện điện thoại hoặc API — với nhật ký và chứng từ PDF. Hosted tại EU.