Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, nhà cung cấp giải pháp bao bì hàng đầu, đã cách mạng hóa quy trình đặt hàng đến thanh toán của họ với việc xử lý tài liệu hoàn toàn tự động.
Được tin tưởng bởi các công ty hàng đầu trên toàn thế giới
DMS chính thức duy nhất
Tình huống
Ritter Verpackungen xử lý hơn 500 đơn hàng mỗi ngày, mỗi đơn hàng tạo ra nhiều tài liệu: xác nhận đơn hàng, đơn đặt hàng sản xuất, phiếu giao hàng và hóa đơn. Việc xử lý thủ công khối lượng tài liệu này đã tiêu tốn đáng kể nguồn lực hành chính.
Với lịch trình giao hàng chặt chẽ và khách hàng khó tính trong ngành ô tô và thực phẩm, bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc xử lý tài liệu đều ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và dòng tiền.
Bộ phận kế toán dành hơn 3 giờ mỗi ngày để nhập dữ liệu thủ công từ phiếu giao hàng sang hóa đơn, thường xuyên làm thêm giờ để đáp ứng các thời hạn cuối tháng.
Chúng tôi đã phải thuê thêm nhân viên chỉ để xử lý giấy tờ. Nhân viên có kỹ năng của chúng tôi đang thực hiện nhập dữ liệu lặp đi lặp lại thay vì công việc tạo ra giá trị.
Thách thức & Giải pháp
Các thách thức
- Hơn 500 đơn hàng hàng ngày tạo ra hàng nghìn tài liệu mỗi tuần
- Hơn 3 giờ nhập dữ liệu thủ công hàng ngày từ phiếu giao hàng sang hóa đơn
- Sai sót thường xuyên trong việc tạo hóa đơn thủ công (tỷ lệ sai sót 2-3%)
- Hóa đơn bị chậm ảnh hưởng đến dòng tiền
- Khó khăn trong việc đối chiếu giao hàng với đơn hàng trong các tranh chấp
Giải pháp với PaperOffice
- Trích xuất dữ liệu bằng AI từ phiếu giao hàng và đơn đặt hàng
- Tạo hóa đơn tự động dựa trên xác nhận giao hàng
- Đối sánh thông minh đơn hàng, giao hàng và hóa đơn
- Theo dõi tài liệu theo thời gian thực trong suốt vòng đời đơn hàng
- Lưu trữ tự động với dấu vết kiểm toán đầy đủ để tuân thủ
Quy trình triển khai
Kết quả đo lường được
Trước vs. Sau
PaperOffice đã giải quyết tình trạng tồn đọng tài liệu của chúng tôi trong vòng vài tuần. Bộ phận kế toán của chúng tôi giờ đây tập trung vào phân tích và dịch vụ khách hàng thay vì nhập dữ liệu. ROI đã thấy rõ trong quý đầu tiên.
Tại sao PaperOffice?
Tự động hóa việc xử lý tài liệu của bạn
Khám phá cách PaperOffice giúp các công ty sản xuất loại bỏ việc xử lý tài liệu thủ công.