Q1 Energie AG
Q1 Energie AG vận hành hơn 250 trạm xăng tại Đức. Với PaperOffice AI, việc xử lý chứng từ hóa đơn nhà cung cấp, tài liệu tuân thủ và báo cáo trạm đã được tăng tốc 78%.
Được tin tưởng bởi các công ty hàng đầu trên toàn thế giới
DMS chính thức duy nhất
Tình huống
Q1 Energie AG quản lý mạng lưới hơn 250 trạm xăng với luồng chứng từ hàng ngày từ hóa đơn nhà cung cấp, biên bản bảo trì, kiểm định và tài liệu tuân thủ.
Mỗi trạm tạo ra trung bình 40-60 tài liệu mỗi tuần. Việc nhập và phân loại thủ công đòi hỏi nguồn nhân lực đáng kể tại trụ sở chính.
Các yêu cầu pháp lý của ngành năng lượng đòi hỏi khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ của tất cả các chứng từ với thời hạn lưu trữ lên đến 10 năm.
Với hơn 250 trạm và 60 tài liệu mỗi tuần cho mỗi trạm, chúng ta đang nói về hơn 15.000 chứng từ mỗi tháng. Việc xử lý thủ công không còn khả thi nữa.
Thách thức & Giải pháp
Các thách thức
- Hơn 15.000 chứng từ mỗi tháng từ hơn 250 trạm xăng
- Các loại tài liệu không đồng nhất: hóa đơn, biên bản kiểm định, báo cáo bảo trì
- Nghĩa vụ lưu trữ theo quy định lên đến 10 năm
- Phân loại thủ công chứng từ cho từng trạm và trung tâm chi phí
- Chậm trễ trong việc quyết toán hàng tháng do thiếu chứng từ
Giải pháp với PaperOffice
- Phân loại và trích xuất dữ liệu tự động dựa trên AI
- Phân loại tự động cho các trạm thông qua số trạm được nhận dạng bằng OCR
- Lưu trữ dài hạn chống kiểm toán tuân thủ GoBD
- Bảng điều khiển thời gian thực về trạng thái chứng từ của tất cả các trạm
- Tích hợp với kế toán SAP và ERP nội bộ
Quy trình triển khai
Kết quả đo lường được
Trước vs. Sau
PaperOffice đã biến việc xử lý chứng từ của chúng tôi từ một điểm nghẽn liên tục thành một quy trình tự động hóa suôn sẻ. 250 trạm, một hệ thống.
Tại sao PaperOffice?
Tối ưu hóa mạng lưới trạm xăng của bạn
Khám phá cách PaperOffice cách mạng hóa các quy trình tài liệu trong ngành năng lượng.