Хотя базовые техники управления документами используются в корпоративном документообороте уже десятилетиями и эволюционировали с годами, потребность в системе управления документами и преимущества её применения всё ещё недооцениваются.
Исследования показали, что сотрудники тратят до тридцати процентов своего времени на поиск необходимых документов в компании. В среднем сотрудники теряют более одного рабочего дня в неделю. Ситуация усугубляется тем, что: в 70% всех случаев поиск оказывается неудачным. Документ создаётся заново, и коллеги больше не могут понять текущий статус документов.
Но каков стандарт, чего может ожидать клиент от СУД?
В данной статье мы покажем вам преимущества использования электронного управления данными (системы управления документами).
Это можно объяснить по пунктам с помощью программного обеспечения для управления документами PaperOffice.
Прежде чем перейти к преимуществам, давайте объясним определение:
Что такое система управления документами?
Система управления документами (СУД) используется для хранения, управления и контроля потока документов внутри организации.
Это означает, что компании из самых разных отраслей ежедневно накапливают важные документы: ходатайства, договорные документы, черновики, внешние письма, исследования, экспертные заключения и многое другое. Они поступают не только по почте, многие документы также приходят по электронной почте.
Вы можете организовать всю информацию, такую как бумажные документы, файлы Windows или электронные письма, в центральном месте — вашей системе управления документами, к которой сотрудники могут легко и без проблем получать доступ.
Включая уникальные функции для совместной работы и обмена документами, а также инновационный пользовательский интерфейс, который не имеет аналогов во всем мире.
Системы управления документами становятся все более важными для бизнеса, поскольку объем информации, генерируемой современными компаниями, растет экспоненциально.
Внедрение системы управления документами, сокращенно DMS, также помогает вам навести порядок в ваших документах и справиться с потоком информации.
DMS также означает программное обеспечение для управления документами и предназначено для работы с документами, особенно цифровыми, что включает конвертацию из аналогового формата в цифровой. PaperOffice DMS — это такое программное обеспечение.
Управление и контроль огромного количества внешних и внутренних документов, являющихся частью бизнес-процессов в государственном или коммерческом администрировании, стало серьезной задачей. Это способствует внедрению программного обеспечения для управления документами, которое упрощает этот процесс.
Внедрение DMS обеспечивает значительное сокращение времени поиска, упрощение обработки и экономию затрат, что очень важно в наших административных процессах.
Сердце DMS
Сердцем продвинутой системы управления документами является база данных, где информация хранится таким образом, чтобы её можно было легко и контролируемо находить и извлекать.
Базу данных можно настроить локально или на NAS-системе, например, QNAP NAS или Synology NAS. Однако хранение информации в структурированном виде — это лишь часть уравнения.
«Мозг», управляющий системой, — это логика рабочего процесса, которая позволяет создавать зависимости между документами и процессами и связывать эту информацию в гибких и заранее определенных потоках.
Важным шагом во внедрении такой сложной «рабочей логики» является наличие максимально возможного количества документации в цифровом виде.
Оцифровка и управление документами
Когда мы говорим о системах управления документами, нельзя забывать: чем выше уровень оцифровки информации, входящей в процессы, тем выше уровень контроля и автоматизации, которого мы можем достичь. Мы уже писали статью о преимуществах цифровизации, нажмите здесь.
На первом этапе вы определяете, какие документы относятся к нашим процессам, как мы интегрируем их в систему управления документами и какую информацию необходимо извлечь и сохранить вместе с документами в вашей базе данных. После включения информации мы определяем ее жизненный цикл, взаимодействие с другими процессами и способы интеграции.
Информация поступает из различных источников
Скорее всего, мы столкнемся с информацией из разных источников и в разных форматах. Часть из нее в цифровом виде, хранящаяся в файлах или базах данных, а часть — в виде бумажных документов.
Что мы делаем с цифровыми документами в формате pdf, doc и т.д.? Здесь процесс очень прост.
Перетащите цифровой документ в интерфейс PaperOffice. Или настройте легкий мониторинг папок Windows после получения документов.
Совет
Кстати, на YouTube есть видео по теме "Мониторинг директорий и массовое архивирование документов", которое объясняет этот процесс понятным образом:
Документы в бумажном виде можно легко отсканировать и преобразовать в цифровой формат благодаря встроенному сканеру.
Совет
По теме "Полностью автоматическое архивирование бумажных документов со сканера" также есть видео на YouTube, которое объясняет этот процесс простым и понятным образом:
Благодаря программе оптического распознавания символов (OCR = Optical Character Recognition) мы уже сделали важный шаг. Используя сканер или другое устройство оцифровки, мы не только преобразуем документ в изображение, но и можем электронно «читать» его содержимое.
В базу данных включается не только текст, полученный методом OCR, благодаря искусственному интеллекту (AI) под названием PIA автоматизация может быть задана как вручную, так и автоматически.
Таким образом мы используем систему для распознавания и определения тех областей документа, которые необходимо считывать автоматически. Например, номер счета-фактуры, дата, товары, суммы и т. д. Соответственно, вся необходимая информация находится в нашей системе управления документами.
Оцифровка информации с помощью OCR облегчает интеграцию различных видов документации в управление процессами и рабочими потоками.
Управление рабочими потоками и документами
Как уже упоминалось, для продвинутого управления документами крайне важно иметь всю информацию в цифровом и структурированном виде в базе данных. Таким образом, вы можете искать все документы, сохраненные в PaperOffice, как в Google. Вы также можете устанавливать правила доступа, изменения и удаления/архивирования вашей информации.
Но мы хотим пойти еще дальше и оптимизировать наши бизнес-процессы. Одним из ключевых элементов нашего решения для управления документами является движок рабочих процессов. Это позволяет нам определять каждый шаг бизнес-процесса с его сопутствующими действиями и зависимостями, а также вовлеченными отделами и ролями.
Мы также можем определять автоматические уведомления, которые активируются в зависимости от действий и событий, происходящих в процессе.
Все это не только минимизирует время, затрачиваемое на управление задачами, но и снижает вероятность забывчивости и ошибок в процессе.
Добавленная стоимость и преимущества электронного архивирования данных
Вот некоторые из наиболее выдающихся преимуществ внедрения системы управления документами:
- Доступность: Храня и управляя всеми вашими документами, их версиями, обновлениями, заметками, сохраненными контактами и данными документов в центральной базе данных, вся информация постепенно формирует центральную базу знаний.
Централизованный и легкий доступ ко всей этой корпоративной документации и возможность для нескольких сторон работать над одним документом делают это преимущество одним из самых важных. - Права доступа: Контролируйте, кто может получать доступ к документам, когда и какие действия могут выполняться с ними.
Настройки для папок и документов, уровни выпуска и права, а также группы и отделы делают доступ к конфиденциальным документам прозрачным и безопасным. - Безопасность,не только в контроле доступа, но и в обеспечении сохранности и безопасности, которые сопровождают внедрение новых технологий и баз данных.
Прежде всего, PaperOffice DMS шифрует все документы при их сохранении для обеспечения безопасности в соответствии с одним из самых высоких современных стандартов безопасности — AES-1024 бит.
Обратное преобразование в читаемые документы возможно в любом современном формате; поскольку PaperOffice регулярно обновляет свои форматы файлов, документы будут доступны для чтения и в будущем. - Доступность и экономия времени:Все ваши документы, ранее находившиеся на бумаге, теперь доступны в цифровом виде, а также электронные письма хранятся централизованно в вашей базе данных. При этом сохраняются дата и время, номер версии и ключевые слова, которые поисковый движок PaperOffice может использовать для поиска документов даже в том случае, если человек, осуществляющий поиск, знает о содержании документа лишь поверхностно.
Все, что хранится в PaperOffice DMS, также распознается с помощью технологии OCR (оптического распознавания символов), оптимизируется с использованием бизнес-словарей и индексируется для идеального поиска по ключевым словам в вашей SQL-базе данных.
Экономия времени на поиск документации и затрат на ее управление и хранение. - Снижение избыточности, такой как дублирование документов, копирование на бумаге, ручная запись данных.
- Гибкость и автоматизация административных задачс созданием рабочих процессов, которые позволяют интегрировать документы и бизнес-процессы в контролируемой среде с четко определенными и контролируемыми действиями.
- Не стоит забывать о положительном "побочном эффекте" повышения внутренней и внешней удовлетворенности клиентов. Использование системы управления документами позволяет реагировать быстрее и надежнее, тем самым лучше удовлетворяя пожелания ваших клиентов.
Рост удовлетворенности клиентов заметен очень быстро и, прежде всего, устойчиво — как в плане продаж, так и репутации компании. - правильное программное обеспечение
- надежный ИТ-партнер
- соответствующее оборудование
Одним из самых важных аспектов при хранении документов через систему управления документами является соблюдение законодательных норм или спецификаций GoBD.
Аббревиатура GoBD означает "Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме и обеспечения доступа к данным".
В частности, благодаря аудиторски защищенному, высокошифрованному хранению документов непосредственно в центральной базе данных SQL PaperOffice соответствует всем требованиям к стандартам документов и юридическим руководствам или высшему немецкому стандарту GoBD.
Термин версионирование не чужд системе управления документами (DMS). Необходимость использования системы управления документами с соответствующим GoBD контролем версий и аудиторски защищенным версионированием становится очевиднее, чем когда-либо.
PaperOffice превосходит все юридические требования
Разработка системы управления документами PaperOffice соответствует требованиям GoBD, поэтому вы можете использовать программное обеспечение без опасений нарушить какие-либо правила. Например, каждый раз, когда кто-то изменяет документ, создается его новая версия. Таким образом можно отследить, какое содержимое имел документ в определенное время.
Кстати, на YouTube есть видео о Настройка NAS Synology с MariaDB 10 и системой управления документами PaperOffice, которое наглядно объясняет этот процесс:
В обоих случаях гарантируется, что архивные базы данных будут восстановлены в кратчайшие сроки, а сроки хранения документов всегда соблюдаются.
Обязательно избегайте этой ошибки
В то время как крупные компании уже давно назначили сотрудников по цифровизации, которые занимаются конвертацией аналоговых документов на постоянной основе, малому и среднему бизнесу часто не хватает человеческих ресурсов, особенно учитывая необходимость соответствующей профессиональной квалификации.
Однако это распространенная ошибка, ведущая к неэффективным инвестициям, поскольку многие производители пользуются этим незнанием.
Промежуточный итог
Вам не нужен специалист по ИТ или обученный библиотекарь!
Все, что вам действительно нужно, это
Иногда оборудование уже имеется, обладает большим потенциалом и может быть использовано немедленно.
Совет
Кстати, есть специальная статья на тему «Обработка цифровых счетов», в которой рассказывается о преимуществах цифровизации или обработки цифровых счетов:
Какой сканер использовать для DMS?
Для сканирования брошюрованных документов рекомендуется использовать планшетный сканер с разрешением не менее 300 dpi. Сканер должен иметь функцию сохранения в папку и, по возможности, драйверы WIA/TWAIN. Мы имеем хороший опыт работы со сканерами Fujitsu Scansnap, которые работают очень надежно.
Какой лучший способ архивирования документов?
Бумажные документы, как правило, следует сканировать в формате PDF/A и затем сохранять в программном обеспечении для управления документами (DMS) — или напрямую, если программное обеспечение поддерживает это или автоматизирует этот процесс, например, через мониторинг.
Могу ли я выбросить оригиналы документов?
Если вы используете качественное программное обеспечение, которое регулярно обновляется, и у вас есть стратегия резервного копирования данных, ответ — ДА для некритичных документов. Все, что может юридически требовать наличия оригинала, также должно храниться в оригинале. Например, PaperOffice DMS имеет возможность хранить местоположение исходного документа в свойствах документа.
Инвестиция, которая окупается
Термин «управление документами» включает в себя гораздо больше, чем можно было бы изначально предположить. Внедрение системы управления документами в вашей компании теперь является обязательным условием для эффективности и успеха вашей компании. Потребность в цифровизации стала важным аспектом для всех.
Перечисленный выше список преимуществ электронного управления данными ни в коем случае не является полным, а лишь ограничивает ваше собственное творчество и профессионализм в зависимости от области применения! Если рассматривать оцифровку аналогового архива с этих точек зрения и провести обратный расчет, становится ясно, что усилия того стоят и как, например,инвестиции в новую, более современную и быструю машину следует рассматривать.
