Nell'articolo di seguito, le mostreremo come aumentare l'efficienza operativa, ridurre l'errore umano attraverso una maggiore precisione, ridurre i costi correnti, massimizzare lo spazio dell'ufficio, mantenere l'integrità dei dati e migliorare la sicurezza dei dati.
Elenchiamo per lei i vantaggi del sistema di gestione documentale PaperOffice e come può garantirle una riduzione dei costi fino al 92% grazie all'utilizzo di un DMS.
Spieghiamo anche cosa sono le espressioni regolari (regex) ed elenchiamo esempi concreti di applicazioni REGEX nella seconda parte di questo articolo.
Scoprirà come possono aiutarla a estrarre i dati di cui ha bisogno dai suoi documenti in modo rapido, efficiente e senza inserire manualmente tali dati.
Tecnica delle tre lettere magiche - OCR
Cosa significa effettivamente OCR e a cosa serve?
Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) è ora ampiamente utilizzato per estrarre informazioni da vari documenti, come le ricevute, per digitalizzare documenti cartacei fisici e semplificare il flusso di lavoro di gestione dei documenti.
L'uso del riconoscimento del testo OCR offre alle aziende un enorme vantaggio in quanto può aiutare ad automatizzare l'elaborazione dei documenti, un processo che svolge un ruolo significativo in qualsiasi settore.
L'OCR, abbreviazione di Optical Character Recognition, consente a un prodotto software di riconoscere ed estrarre il testo da un'immagine digitale. È essenziale per la lettura e l'analisi di documenti scansionati, ad esempio.
Sebbene l'OCR delle ricevute sia utile quando le aziende gestiscono quotidianamente lotti di ricevute, uno scanner di ricevute OCR da solo non è sufficiente per fornire risultati sufficientemente accurati.
Per questo dovrebbe essere utilizzato un sistema di gestione dei documenti, che ha già un'ampia funzione OCR a bordo come standard, come PaperOffice DMS.
PaperOffice esegue il riconoscimento del testo OCR per ogni documento, indicizza l'intero contenuto del testo e, grazie alla ricerca avanzata integrata, le fornisce quello che è probabilmente lo strumento di ricerca DMS più potente al mondo. Senza lavoro!
Vantaggi della digitalizzazione
Quasi tutti coloro che hanno affrontato il tema della riduzione dei costi in un'azienda si sono sicuramente confrontati con il termine tecnico "digitalizzazione".
In genere, tutte le ricevute dell'azienda sono conservate in un unico posto. L'elaborazione dei documenti inizierà solo dopo pochi giorni. La loro digitalizzazione manuale comporta l'individuazione delle informazioni rilevanti, l'inserimento in un foglio di calcolo, il controllo che le voci siano corrette, prima di passare a quelle successive, fino a quando non avrà finalmente digitalizzato pile di fatture e altri documenti.
Potrebbe anche essere necessario eseguire un ulteriore passaggio per caricare il foglio di lavoro su sistemi diversi per scopi operativi o contabili.
Sembra orribile, vero?
Con un sistema di gestione dei documenti che include già il riconoscimento automatico del testo, può ridurre il processo da ore o addirittura giorni a pochi minuti.
Dopo aver impostato il modello e i campi dati specifici desiderati, le informazioni vengono estratte dai singoli documenti o dai batch di documenti.
Le informazioni dettagliate sul documento vengono memorizzate di conseguenza, il documento viene contrassegnato e, grazie alle informazioni lette, può essere collegato automaticamente a un contatto memorizzato, se necessario.
Tutto quello che deve fare è digitalizzare i file scansionandoli o inviandoseli digitalmente dall'inizio, ad esempio via e-mail, e salvandoli in PaperOffice.
Il sistema di gestione dei documenti farà il resto per lei.
Suggerimento
A proposito, c'è un articolo speciale sull'argomento "I 10 vantaggi più importanti della digitalizzazione dei documenti cartacei":
Riduca l'errore umano con una maggiore precisione
L'esecuzione di attività ripetitive come l'inserimento manuale dei dati, ad esempio, può essere piuttosto noiosa e degradare la qualità dei dati poiché i dipendenti si affaticano o si distraggono e tutti i numeri e le parole vengono dimenticati o confusi.
Inoltre, anche il fattore "accesso e diritti utente" rappresenta un gruppo limitato, perché non tutti i dipendenti della sua azienda hanno il diritto di visualizzare i dati e le informazioni della sua azienda.
Per un software che include il riconoscimento automatico del testo, non è mai difficile rimanere concentrati e può riconoscere i testi, vedere i dati sensibili, estrarli e organizzare gli output con elevata precisione senza "svelare" i segreti aziendali.
Soprattutto in questi tempi difficili, è molto importante per tutte le aziende rafforzare la competitività dell'azienda rendendola paperless. Configuri il digitale e si assicuri che i dipendenti possano lavorare in modo flessibile anche da casa nell'home office. In definitiva, l'azienda deve stare al passo con l'era digitale e realizzare il percorso verso l'ufficio senza carta.
Riduca i costi e massimizzi lo spazio in ufficio
L'inserimento manuale dei dati può richiedere molta manodopera e più ricevute deve elaborare, maggiori saranno i costi del personale. Inoltre, potrebbero esserci dei costi aggiuntivi relativi alle inesattezze dei dati dovute a un errore umano.
Attraverso l'elaborazione automatizzata e la lettura dei dati con l'intelligenza artificiale (AI), un sistema di gestione dei documenti come PaperOffice DMS può aiutarla a ridurre questi costi e allo stesso tempo a liberare spazio in ufficio, poiché non deve assumere personale aggiuntivo per digitalizzare manualmente le ricevute o per archiviare pile di ricevute nel suo ufficio.
Mantenga l'integrità dei dati e migliori la sicurezza dei dati.
Sebbene sia i file digitali che i documenti cartacei fisici possano essere persi o danneggiati a causa di rischi fisici, ambientali o tecnologici, la maggior parte delle organizzazioni continua a perdere tempo archiviando tutto in archivi fisici e utilizzando l'archiviazione locale o cloud per i record digitali.
Suggerimento
A proposito, c'è un articolo speciale sull'argomento del salvataggio nel cloud e sul motivo per cui sconsigliamo questo metodo di archiviazione:
Grazie a PaperOffice, tutti i suoi documenti vengono archiviati direttamente nel server database del suo server, offrendole un controllo completo e illimitato su tutti i dati. Non è necessario configurare un server, perché PaperOffice si occupa di tutti gli altri passaggi dopo l'installazione.
Oppure usi Synology o QNAP NAS e gestisca tutte le sue ricevute sul suo dispositivo NAS! Elenchiamo 7 misure per ottenere il massimo da Synology NAS qui saperne di più.
La sicurezza delle revisioni deve essere garantita
Inoltre, la sicurezza dei dati e la gestione degli accessi diventano più semplici non appena le ricevute sono state digitalizzate con PaperOffice, poiché i dati sono crittografati in modo altamente sicuro e archiviati nel suo database in modo a prova di controllo, a cui nessuno tranne lei può accedere.
PaperOffice esegue automaticamente la versione di ogni documento modificato, crea una copia shadow e la salva separatamente in modo che lei possa sempre riaprire la versione desiderata.
Descriviamo come garantire il controllo delle versioni e l'archiviazione dei documenti a prova di controllo.
Suggerimento
Sul argomento "Versione dei documenti a prova di revisione e conforme a GoBD con la gestione dei documenti di PaperOffice" c'è anche un video su YouTube, che spiega questo processo in modo comprensibile:
Quali sono le sfide quando si digitalizzano i documenti con l'OCR?
Quando si estraggono i dati con un riconoscimento del testo OCR, ci sono alcune sfide che devono essere considerate. I layout delle fatture variano notevolmente in quanto ogni azienda ha il proprio formato.
Affinché le sue ricevute possano essere lette con precisione, PaperOffice ha il riconoscimento automatico dei documenti utilizzando l'intelligenza artificiale (AI) chiamata PIA.
PIA utilizza speciali algoritmi e tecnologie di riconoscimento.
PIA dispone di un ampio dizionario integrato che riconosce automaticamente i termini riconosciuti in modo errato, li confronta e li sostituisce con quelli corretti. Può sempre essere certo che il riconoscimento del testo corretto sia stato memorizzato per il suo documento.
Lettura di informazioni rilevanti sul documento
Il contenuto del documento rilevante come date, importi, tipi di documento, parole chiave e dati del documento viene riconosciuto, estratto e utilizzato in modo intelligente per l'indicizzazione. Inoltre, vengono ricercate ed estratte le informazioni relative al documento, come il totale netto, il totale lordo, l'aliquota IVA e la valuta del documento. Questo riconoscimento intelligente dei dati è completamente automatico con PaperOffice.
Purtroppo, durante il processo di scansione dei documenti cartacei, ci sono molti fattori che possono influenzare la qualità dell'immagine, come: B. Allineamento, piegature, dimensioni dei caratteri, luminosità, testi scritti a mano e altro. Ciò compromette la qualità del riconoscimento del testo e dei dati letti. Ciò può significare che i modelli di documento che sono già stati appresi non vengono riconosciuti o che i contenuti del documento non vengono archiviati correttamente.
È qui che entrano in gioco le espressioni regolari.
Le espressioni regolari (regex) sono un modo fantastico per cercare valori esatti nel testo.
Spieghiamo in dettaglio come utilizzare le espressioni regolari utilizzando esempi espliciti in la seconda parte dell'articolo.
Iniziare è più facile di quanto pensi.
È ancora preoccupato di non farcela? Legga i case study dei nostri clienti sull'integrazione di PaperOffice nella sua vita aziendale e si convinca della semplicità o richieda semplicemente un'installazione di prova.
Per chi è adatto un ufficio senza carta?
La risposta rapida e semplice alla domanda è: per ogni azienda. Tutti i settori e le dimensioni aziendali beneficiano di un ufficio senza carta, dalle PMI e le start-up alle grandi aziende. Tuttavia, la conversione è particolarmente preziosa per le piccole e medie imprese: La riduzione dello sforzo e dei costi di elaborazione libera il budget necessario per ulteriori stimoli di crescita.
Posso utilizzare un provider DMS basato su cloud per il mio ufficio senza carta?
No. Un altro fattore che è stato sulla bocca di tutti da quando il GDPR è entrato in vigore al più tardi nel 2018 è la protezione dei dati. Le soluzioni DMS e il software DMS vengono utilizzati per elaborare, gestire e archiviare documenti che spesso contengono dati sensibili e personali. In caso di violazioni del GDPR, il legislatore prevede sanzioni elevate.
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I vantaggi giustificano lo sforzo e i costi
Lavorare digitalmente e portare vecchi documenti nella nuova era sarà il miglior investimento chiave per risparmiare un'incredibile quantità di tempo, denaro e nervi in futuro. -
Ha bisogno di qualcuno che lo sappia
Non ha bisogno del suo specialista IT per sfruttare tutti i vantaggi della digitalizzazione.
Ciò di cui ha bisogno è il partner giusto al suo fianco che, grazie alla sua esperienza, può implementare esattamente ciò di cui ha bisogno. Eviti l'allarmismo e scelga posizioni di prova invece di fantasiose presentazioni PowerPoint senza averle realmente testate. -
L'hardware di solito è già disponibile
L'esperienza ha dimostrato che quasi ogni operazione, azienda e azienda ha una grande fotocopiatrice che non sfrutta il suo potenziale. Questi dispositivi amano le scansioni di massa, tollerano le graffette e possono essere la base per un inizio digitale senza un investimento in scanner. -
Più economico del previsto con il DMS giusto
Eviti le trappole dei costi con i sistemi DMS/ECM in cui è spietatamente alla mercé dei produttori. Non scenda a compromessi quando si tratta delle sue opzioni di amministrazione, come l'insegnamento dei documenti e l'impostazione delle impostazioni da solo. Se ha bisogno di aiuto, il produttore sarà felice di aiutarla, ma rimanga indipendente. -
L'automazione digitale è il futuro
In futuro le procedure saranno completamente identiche, ma completamente automatizzate.
Fattura in arrivo? Il flusso di lavoro viene attivato e tutto va per il verso giusto.
Cercare in tutte le 1000 cartelle? Nessun problema, perché ha il suo Google!
