La firma elettronica PaperOffice permette di passare dal documento al certificato di completamento (registro di controllo) — con verifica dell’identità tramite SMS, una traccia forense e una firma elettronica semplice (SES) conforme al regolamento eIDAS. Di seguito viene illustrato come funziona il primo invio.
Selezionare il documento e avviare la firma
Aprire la panoramica dei documenti, selezionare il documento (PDF, Word o Excel) e avviare l’invio per la firma. La procedura guidata accompagna l’utente nella selezione dei destinatari, del messaggio e delle opzioni in pochi passaggi.
Impostare i destinatari e il canale di consegna
Aggiungere uno o più destinatari: sono supportate le richieste multi-parti con un ordine di firma. I canali di consegna disponibili sono: email, SMS, link diretto o codice QR.
Modello, validità e promemoria
Scegliere uno dei modelli di messaggio (ad esempio contratto, approvazione, offerta, urgente) e impostare il periodo di validità: preset di 7, 14 o 30 giorni, oppure un intervallo personalizzato. Facoltativamente è possibile abilitare i promemoria automatici.
Revisione e invio
Verificare destinatari, canale e validità nel riepilogo ed inviare la richiesta. Ogni destinatario riceverà un link di firma personale e protetto.
Cosa vive il destinatario
Il destinatario verifica innanzitutto l’identità tramite SMS OTP (codice a 6 cifre, valido per 10 minuti) — nessuna firma senza identità provata. Successivamente, è obbligatoria la visualizzazione completa del documento, confermata tramite casella di controllo. La firma può avvenire tramite tocco, mouse o caricamento; vengono registrati l’impronta digitale del dispositivo, l’indirizzo IP e opzionalmente la posizione GPS.
Certificato e documento firmato
Al termine delle operazioni, PaperOffice genera un certificato e lo unisce al PDF originale. Il certificato include la verifica SMS con timestamp, i dati del dispositivo e dell’IP, le coordinate GPS con uno screenshot della mappa, la cronologia dettagliata (audit trail) e l’hash di integrità SHA-256 — inclusa una dichiarazione del livello di firma (SES ai sensi del regolamento eIDAS).
