Audit e Quarantena: Bloccare le fatture sospette prima che vengano pagate

Risultato immediato: La fattura è stata bloccata

Buongiorno e benvenuto all’Accademia PaperOffice AI. Questo filmato riguarda l’audit e la quarantena: come PaperOffice rileva i documenti sospetti e li blocca prima che venga pagata una fattura errata. Innanzitutto, il risultato. Questa fattura dovrebbe provenire da Veldtmann, un fornitore ben noto, e richiede di pagare solo a un nuovo conto bancario a partire da subito. PaperOffice l’ha esaminata, classificata come critica e immediatamente inserita nella quarantena di sicurezza. La modifica, il download e l’eliminazione sono bloccati fino a quando un amministratore non prende una decisione. Procederemo passo dopo passo: il livello AI-DMS del Workspace, la quarantena, le scansioni e i campi di scarsa qualità, il centro di controllo degli audit, l’attività di revisione, i duplicati e infine l’archiviazione sicura per revisione.

Capitolo 1: Il livello AI-DMS del Workspace

Quanto PaperOffice fa con i documenti è impostato per ogni Workspace, tramite il livello AI-DMS. L’archiviazione mantiene solo i file senza elaborazione automatica. Basic li trasforma in un archivio ricercabile, con riconoscimento del testo, classificazione e parole chiave. Premium legge anche i campi aziendali, rileva le relazioni tra i documenti e segnala i duplicati. Ultra va più a fondo: il riconoscimento visivo legge tabelle, moduli e codici a barre, integrato dal Knowledge Graph e dal ragionamento incrociato tra documenti. E in Ultra è incluso l’audit: PaperOffice controlla ogni documento con dodici controlli e inserisce i documenti sospetti in quarantena. Per questo video, creiamo il Workspace Audit-Demo con Ultra. Prima di crearlo, PaperOffice visualizza nuovamente le impostazioni più importanti per la Sua revisione. Se tutto appare corretto, si procede alla creazione del Workspace.

Capitolo 2: Cambio bancario: la fattura finisce in quarantena

Ora passiamo al caso serio. Carichiamo una fattura da Veldtmann, un fornitore ben noto. In fondo alla fattura si trova una nota: Si prega di utilizzare esclusivamente i nuovi dati bancari da ora in poi; quelli precedenti non sono più validi. È già possibile vedere nell’elenco che qualcosa non va: quarantena di sicurezza, audit alto e HITL richiesto, il che significa che una persona deve esaminarlo. Nella scheda Audit è possibile vedere il motivo. L’audit segnala un rischio di frode: la fattura dice esplicitamente di utilizzare un nuovo conto bancario e che quello precedente non è più valido. Questo è un classico segno di frode via email, ad esempio quando qualcuno ha preso il controllo di una casella di posta. Gravità otto su dieci, critica. Ogni risultato include una raccomandazione. Qui: non elaborare il pagamento basandosi solo sul documento e contattare il fornitore utilizzando i dettagli di contatto verificati dalla corrispondenza precedente per confermare il cambiamento. C’è anche un secondo risultato: un rischio di pagamento, perché la fattura indica di utilizzare un nuovo IBAN e di ignorare i precedenti dati bancari. A partire dal livello di gravità sette, PaperOffice inserisce immediatamente il documento in quarantena. La modifica, lo spostamento, il download e l’eliminazione sono bloccati; le schede rimanenti sono inattive. È ancora possibile visualizzare le connessioni, ma solo in modalità sola lettura.

Capitolo 3: Scansioni di scarsa qualità

Nella pratica quotidiana, i documenti raramente arrivano in condizioni perfette. Vengono caricati tre casi tipici: una fattura di trasporto con una macchia di caffè, una bolla di consegna stampata con una stampante a matrice di punti e una fattura fotografata con uno smartphone. PaperOffice estrae anche questi documenti. Ognuno riceve un nome descrittivo, un breve riepilogo e i propri campi dati: numero del documento, emittente, destinatario, riferimento e importi. Nella fattura di trasporto di Britannia Freight, la macchia di caffè si trova esattamente al centro della pagina. Il numero del documento, il mittente e l’importo totale di entrambe le righe sono comunque stati catturati correttamente nei rispettivi campi. Passando il mouse su un campo, la visualizzazione a sinistra salta direttamente al punto del documento da cui proviene il valore. In questo modo, è possibile verificare immediatamente se i dati sono corretti. La bolla di consegna dalla stampante a matrice di punti presenta caratteri pallidi e puntinati su carta continua grigia. Il numero della bolla, il numero dell’ordine e gli indirizzi sono comunque leggibili chiaramente. E la foto scattata con lo smartphone: effettuata in angolazione su un tavolo di legno. PaperOffice la legge come se fosse una scansione, con numero di fattura, emittente, codice fiscale e l’importo di millenovecento euro. Una scansione di scarsa qualità non costituisce ancora un risultato dell’audit. Tutti e tre i documenti hanno superato il controllo senza segnali critici.

Capitolo 4: Verifica e modifica dei campi

Se un valore è errato o dovrebbe essere diverso, è possibile modificarlo direttamente nel campo: basta fare clic al suo interno, modificare il valore e la procedura è completata. PaperOffice salva la modifica immediatamente e la panoramica mostra successivamente chi ha modificato l’ultimo documento e quando. Una cronologia delle modifiche a prova di manomissione è inclusa con l’archiviazione sicura per le revisioni. Maggiori dettagli al termine.

Capitolo 5: Quarantena a colpo d’occhio

Tornando alla fattura con i nuovi dati bancari: non è possibile eliminarla semplicemente. Un amministratore deve prima prendere una decisione. Questo garantisce che nessuna prova scompaia prima che il caso sia stato esaminato. Per assicurarsi che nessun caso sfugga, filtrare la ricerca per Audit: revisione richiesta, elevato rischio di revisione, HITL richiesto o quarantena di sicurezza. Con la quarantena di sicurezza, rimane esattamente una fattura nel nostro Workspace. Nell’hub dei documenti, ogni Workspace mostra quanti documenti sono attualmente in quarantena. Il filtro con la quarantena mostra solo quei Workspaces. Nelle impostazioni, è possibile definire se PaperOffice inserisce automaticamente i documenti in quarantena in seguito a un risultato critico dell’audit e a quale livello di gravità. Per impostazione predefinita, questo valore è impostato su sette su dieci.

Capitolo 6: Audit Control Center

L’Audit Control Center riassume tutto: due risultati, due revisioni aperte, dodici controlli, gravità massima otto. Accanto ad esso, l’analisi del rischio di frode in frasi complete. Di seguito, verranno visualizzati tutti e dodici i controlli: integrità finanziaria, conformità fiscale, rischio di frode, discrepanza geografica, coerenza dei dati, dati mancanti, verifica di plausibilità, rischio di pagamento, autenticità visiva, conformità normativa, esposizione di dati sensibili e contenuti minacciosi. Due sono segnalati con rischio elevato e senza spunta verde. Di seguito si trovano i risultati con gravità, motivazione e raccomandazione. È possibile contrassegnare ciascun risultato come verificato o creare un’attività da esso. Per la propria documentazione o per il proprio commercialista, è possibile esportare il risultato come rapporto PDF, eventualmente insieme al documento originale.

Capitolo 7: Decisione sull’attività di revisione

Con un singolo clic, il risultato viene trasformato in un’attività di revisione. Questa viene inserita nelle attività Human in the Loop (HITL), dove il team la elabora. Le attività di audit offrono quattro opzioni: Completa revisione, quando il risultato è stato verificato; Nessuna azione richiesta, quando non vi è alcun rischio; Non eseguibile, e il risultato rimane aperto; oppure inoltrare l’attività a un’altra persona. Quando un conto bancario cambia, la regola prevede di richiamare il fornitore utilizzando il numero già noto, mai quello della nuova fattura. Registrare i propri risultati come commento e completare la revisione. Solo un amministratore può revocare la quarantena, previa conferma esplicita. In questo caso, il cambio bancario non era genuino. Pertanto, si annulla l’operazione, il documento rimane in quarantena e nessuno effettua pagamenti verso l’account errato.

Capitolo 8: Duplicati

Un caso classico: la stessa fattura arriva due volte, una volta come originale e successivamente nuovamente come scansione. A partire da AI-DMS Premium, PaperOffice riconosce questa situazione. Sopra il secondo documento, viene visualizzato: possibile duplicato, insieme al nome, Workspace, e alla data dell’originale. Le motivazioni sono evidenti: stesso numero di documento, stesso emittente, stesso importo e stesso riferimento. L’audit segnala anche il duplicato come risultato con livello di gravità cinque. Questo è al di sotto della soglia di sette. Pertanto, il documento non viene inserito in quarantena, ma dovrebbe essere revisionato da una persona. Con un clic, si apre l’originale per effettuare un confronto. Se non si tratta effettivamente di un duplicato, contrassegnarlo come Nessun duplicato.

Capitolo 9: Archiviazione revisionale sicura e blocco legale

Per i documenti che devono essere conservati, è disponibile l’archiviazione sicura per le revisioni. Sopra al documento viene ancora indicato: Non sicuro per le revisioni. L’attivazione avviene nella scheda Revisioni: selezionare il paese e il tipo di documento, il che determina il periodo di conservazione, qui sei anni per un registro IVA del Regno Unito. Il processo ha inizio immediatamente e PaperOffice mostra la data di scadenza calcolata. Successivamente, il documento viene archiviato in modo immutabile e non può essere eliminato o spostato fino alla scadenza del periodo di conservazione. PaperOffice registra qualsiasi operazione effettuata sul documento, in modo a prova di manomissione, nella scheda Revisioni. Questa funzione è irreversibile per progettazione. In qualsiasi momento, è possibile creare un certificato di conformità: un PDF contenente la prova dell’integrità, un codice QR e un link pubblico di verifica. Se è in corso una disputa legale o un controllo fiscale, un amministratore può inoltre impostare un blocco legale tramite l’API, ad esempio da un proprio flusso di lavoro. Il documento mostrerà tale indicazione immediatamente e rimarrà trattenuto oltre la scadenza fino alla revoca del blocco. In sintesi: scegliere AI-DMS Ultra per i documenti importanti, e l’audit verifica ogni documento con dodici controlli. Le criticità rilevate mettono immediatamente il documento in quarantena, e solo un amministratore può rilasciarlo dopo una revisione. PaperOffice legge anche scansioni di scarsa qualità, si verifica ogni valore alla sua origine, PaperOffice segnala autonomamente i duplicati e si archiviano i documenti importanti in modo sicuro per le revisioni. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.