Connettere tutto: documenti dalla casella di posta in arrivo, dallo scanner e dall'archivio, oltre a API e assistenti AI

Risultato immediato: I documenti arrivano da soli

Buongiorno e benvenuto nell’Accademia PaperOffice AI. In questo video, colleghiamo PaperOffice al mondo esterno: la Sua casella di posta elettronica, il Suo scanner, i Suoi archivi e gli assistenti AI come Claude e ChatGPT. Le fatture arrivano via email, le scansioni sono alla fotocopiatrice, i contratti sono nel cloud. Scaricare e caricare tutto singolarmente Le fa perdere tempo ogni giorno. Innanzitutto, il risultato. Nessuno ha caricato queste fatture manualmente. PaperOffice le ha recuperate autonomamente dalla casella di posta elettronica e l’ultimo documento è arrivato direttamente dallo scanner. Ecco come configurarlo: innanzitutto, connettere la fonte; successivamente, un connettore determina dove i documenti devono essere inviati. In seguito, tratteremo i Suoi archivi personali, le chiavi API e gli assistenti AI.

Capitolo 1: Il principio: Storage Mount e Connector

Ogni connessione inizia sotto Document AI, Storage Mounts. Uno Storage Mount rappresenta l’accesso a una fonte, come una casella di posta, una cartella su un server o un archivio cloud. Durante la creazione, si seleziona innanzitutto lo scopo. Come fonte di importazione, PaperOffice recupera i file. Come archivio personale, PaperOffice memorizza i documenti in tale sede. Questa scelta non può essere modificata in seguito.

Capitolo 2: La casella di posta elettronica

Si inizia con la casella di posta a cui i fornitori inviano le fatture. Si seleziona Email come tipo di connessione. Successivamente, si inseriscono le credenziali di accesso per la casella: server, nome utente e password. La connessione crittografata è già abilitata e la casella in arrivo viene letta. Con Test connessione, PaperOffice verifica immediatamente se tutto è corretto, esclusivamente in modalità di sola lettura. Nulla cambia nella casella di posta durante questo processo. Il connettore trasforma ciò in un flusso di lavoro. Monitora la fonte e salva ogni nuovo documento nel Workspace specificato. Ora per il connettore. Riceve un nome, la fonte è la nostra casella di posta e come destinazione si seleziona la Posta in arrivo del Workspace. Sotto Azione, si specifica con quale frequenza controllare la casella di posta, al massimo ogni cinque minuti. PaperOffice recupera solo le email non lette e le contrassegna come lette successivamente. Le email stesse rimangono nella casella di posta. Con Avvia scansione, si recuperano le fatture immediatamente invece di attendere la prossima verifica. Ed eccole: tre fatture, direttamente dalla propria casella di posta. L’elaborazione AI-DMS le leggerà subito.

Capitolo 3: Lo scanner

Per lo scanner è disponibile un’opzione dedicata denominata Endpoint scanner. PaperOffice fornisce l’accesso sicuro a tale scopo. Fare clic su Attiva endpoint e PaperOffice visualizzerà le credenziali. Inserirle nello scanner. Si consiglia di utilizzare SFTP. Gli scanner più vecchi che supportano solo FTP ricevono un accesso FTP dedicato a tale scopo. Anche in questo caso, un connettore trasferisce le scansioni nella Posta in arrivo del Workspace. È importante abilitare l’interrogazione programmata. Quando attivata, PaperOffice controlla la cartella dello scanner all’intervallo impostato e recupera automaticamente le nuove scansioni. Per dimostrare ciò, recupereremo immediatamente la scansione facendo clic su Avvia scansione. Ed eccola, senza dover passare per un computer.

Capitolo 4: Cartelle e archiviazione cloud

Collegare le cartelle sui server e nel cloud nello stesso modo: ad esempio tramite SFTP per un NAS o un server Linux, insieme ad Amazon S3 e archiviazioni compatibili, nonché WebDAV, ad esempio Nextcloud. Si collega una cartella sul proprio server tramite SFTP: indirizzo, nome utente, password e la cartella da cui PaperOffice legge. Il test della connessione effettua anche qui solo una lettura. Non vi sono modifiche sul server. Un connettore recupera i file nella Posta in arrivo del Workspace. I file stessi rimangono sul server. Fattura, bolla di consegna e fattura di trasporto si trovano qui, e AI-DMS li elabora immediatamente.

Capitolo 5: Archiviazione personale (BYOS)

Se si desidera che i documenti siano memorizzati su hardware di proprietà, utilizzare l’archiviazione personale, nota anche come BYOS. A tale scopo, si collega una seconda cartella sul server come archiviazione personale. Successivamente, PaperOffice crittografa ogni file con la propria password. Scaricarlo immediatamente come file e conservarlo in modo sicuro. La posizione di archiviazione viene scelta durante la creazione di un Workspace, e tale scelta è definitiva.

Capitolo 6: Chiavi API

Per i propri programmi e automazioni, sono disponibili le chiavi API. È possibile trovarle sulla destra, sotto la voce API e Sviluppatore. Durante la creazione, è necessario selezionare il tipo: una chiave API per server e servizi o un token personale che consente agli assistenti AI di operare per conto dell’utente tramite MCP. La chiave può essere copiata in qualsiasi momento dall’elenco delle chiavi API. Essa deve essere trattata come una password. Il metodo di connessione a n8n, ad esempio, è illustrato in un video separato.

Capitolo 7: Claude e ChatGPT

Il modo più veloce per collegare gli assistenti AI è tramite Configurazione di PaperOffice, situata a destra sotto Aiuto e Apprendimento. Per Claude, si copia l’indirizzo del server e si crea un token personale. Quindi si aggiunge PaperOffice a Claude come connettore. In ChatGPT, si abilita la modalità sviluppatore, che di solito richiede un piano a pagamento per ChatGPT. Successivamente, si inserisce l’indirizzo del server e si conferma l’accesso. Per Cursor e altri programmi MCP, la finestra di dialogo visualizza immediatamente i passaggi appropriati. In sintesi: uno Storage Mount collega la fonte e un connettore porta i documenti nel corretto Workspace. Le fatture dalla propria casella di posta e le scansioni dallo scanner arrivano automaticamente. Con il proprio spazio di archiviazione, i file restano sull’hardware personale e, tramite chiavi API e MCP, i programmi e gli assistenti AI lavorano direttamente con PaperOffice. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.