Workflow Agents: Descrivere i flussi di lavoro con parole proprie ed eseguirli automaticamente

Risultato immediato: La fattura di importo elevato è in attesa di approvazione

Buongiorno e benvenuti all’Accademia PaperOffice AI. Questo video riguarda Workflow Agents. Con esso, si descrive un processo con parole proprie, e PaperOffice lo esegue automaticamente per ogni documento corrispondente. Nessuno dovrebbe pagare una fattura di dodicimila euro prima che sia stata approvata. Tuttavia, l’invio manuale di ogni fattura richiede tempo. Innanzitutto, il risultato: poco fa sono arrivate due fatture da Veldtmann. Il nostro Workflow Agent ha già contrassegnato quella di importo inferiore, pari a duemilatrecentocinquanta euro, come revisionata, senza ulteriori indagini. Per l’importo elevato di oltre dodicimila euro, si è fermato. Ora è in attesa un’attività di approvazione con fornitore, numero di fattura e importo. Dopo che si sarà provveduto all’approvazione, l’agente continuerà e contrassegnerà anche questa fattura come revisionata. Ecco come costruirla autonomamente: creare un Workflow Agent, selezionare l’evento di avvio, descrivere il processo in Prompt Studio, testarlo in sicurezza, attivare l’automazione e rivedere le esecuzioni.

Capitolo 1: Panoramica di Workflow Agents

Un Workflow Agent è un agente AI che elabora i documenti secondo un’istruzione. L’istruzione non si scrive come programma, ma in linguaggio naturale. I Suoi Workflow Agents sono disponibili sotto Workflow AI. L’elenco mostra per ogni agente quando viene avviato, se l’automazione è attiva e quale intelligenza documentale richiede.

Capitolo 2: Creazione dell’agente e dell’evento di avvio

Per il test, avremo bisogno del POFID di una fattura di importo ridotto, che è l’identificatore del documento. Questo si ottiene con un clic nell’elenco: selezionare la fattura, andare su Azioni e scegliere POFID. Ora il nuovo Workflow Agent. Riceve un nome, Approvazione fattura, e una descrizione in frasi semplici: le fatture superiori a cinquemila euro devono attendere un’approvazione, quelle inferiori vengono contrassegnate come revisionate. Sotto Intelligenza documentale, si definisce quanto approfonditamente un documento deve essere letto in anticipo. Premium è pre-selezionato e legge già autonomamente l’importo, il fornitore e il numero di fattura. Si determina esattamente quali campi devono essere letti utilizzando IDP Agents; esiste un episodio separato per questo. Poi l’evento di avvio. Ce ne sono sei. Solo manuale significa: L’agente si avvia solo quando viene attivato da parte dell’utente. Dopo che AI-DMS ha completato l’esecuzione, si avvia con ogni nuovo documento non appena è stato letto. Inoltre, può avviarsi quando un campo meta cambia, quando qualcuno completa un’attività, quando un’approvazione è terminata o non appena un documento è completamente firmato. Dopo che AI-DMS ha completato l’esecuzione, l’agente si avvia non appena una nuova fattura è stata completamente estratta. Sotto Filtri, si specifica a quali documenti si applica: solo nel Workspace Workflow-Demo e solo per il tipo di documento Fattura. Non c’è bisogno di preoccuparsi di attivazioni ripetute qui. Questa opzione impedisce che lo stesso agente si avvii più volte in rapida successione per lo stesso documento. Cliccare Salva, e Prompt Studio si aprirà.

Capitolo 3: Il Prompt Studio

Questo è il Prompt Studio. A sinistra è possibile visualizzare la descrizione. Facendo clic su Crea istruzione agente, PaperOffice genera un’istruzione precisa per l’agente. Al centro è possibile osservare ciò che è stato compreso: il compito in una frase, le regole riconosciute e i campi coinvolti. Più in basso, è possibile comprendere il motivo per cui l’istruzione è strutturata in questo modo e come l’agente sappia quando ha terminato. Si prega di dedicare il tempo necessario per leggerla attentamente. Qualora qualcosa differisca dall’intenzione, modificare la descrizione e rigenerare l’istruzione. Il flusso degli strumenti mostra quali strumenti utilizza l’agente: legge il documento e, se necessario, modifica un campo. Non riceve alcun altro strumento diverso da quelli specificati nelle sue istruzioni. A destra è presente l’istruzione completata in inglese affinché l’agente la comprenda chiaramente. Se tutto appare corretto, salvare ed eseguire il test.

Capitolo 4: Testare con fiducia: l’esecuzione di prova

Si procede al test mediante un’esecuzione di prova: l’agente lavora su un documento reale, ma non apporta modifiche. Si incolla il POFID della fattura di piccolo importo e si avvia. Esecuzione di prova riuscita. L’agente ha individuato l’importo, millenovecentottanta euro, al di sotto della soglia, e segnerebbe la fattura come revisionata. In basso è possibile visualizzare ogni singolo passaggio: innanzitutto, ha letto il documento, successivamente ha preparato la modifica. La modifica non è stata eseguita; si trattava esclusivamente di una simulazione. Solo dopo un test positivo è possibile attivare l’automazione. In questo modo, nessun agente verrà eseguito sui documenti senza che sia stato prima provato.

Capitolo 5: Abilitare la modalità di automazione

Si attiva quindi la modalità automazione. Da questo momento, l’agente reagisce automaticamente all’evento di avvio. È disponibile inoltre l’impostazione Approvazione esecuzione. Se attivata, l’agente richiede il consenso a una persona prima di ogni modifica, per ciascun documento. Si desidera essere contattati solo per le fatture di importo elevato; pertanto, si è inserita tale approvazione nella descrizione.

Capitolo 6: Sono arrivate due fatture

Ora si passa al vero test. Stanno arrivando due nuove fatture da Veldtmann: una per duemilatrecentocinquanta euro e una per dodicimilaottocentoventicinque euro. Innanzitutto, l’elaborazione AI-DMS legge i documenti, quindi il nostro agente si avvia automaticamente per ciascuna fattura singolarmente. Si accelera la riproduzione. Nella colonna Stato Documento è possibile visualizzare il risultato: la fattura di importo inferiore è già stata revisionata. Per quella di importo maggiore non viene ancora visualizzato nulla poiché l’agente si è arrestato in questo punto. Anche nella colonna Automazione è visibile lo stato: la clessidra accanto a Workflow indica che è in attesa di approvazione. Sotto Human In The Loop Tasks, l’approvazione della fattura attende con fornitore, numero di fattura e importo. Nell’attività è possibile vedere la fattura stessa a sinistra e i dettagli a destra. Attualmente è assegnata all’utente. Se dovesse decidere un’altra persona, ad esempio la direzione, è sufficiente inoltrare l’attività. La si approva con un breve commento. L’agente prosegue quindi il suo lavoro. Si dà un’occhiata all’elenco dei documenti: ora anche la fattura di importo maggiore è stata revisionata.

Capitolo 7: Esecuzioni di lettura

È possibile visualizzare ciò che l’agente ha fatto nelle sue esecuzioni. Il metodo più rapido consiste nell’utilizzare il menu nella sua riga. Qui è possibile vedere le esecuzioni di questo agente, tutte completate, ciascuna con un documento, un evento di avvio e una durata. Nel dettaglio, una frase indica cosa ha fatto l’agente: approvazione ricevuta, stato impostato su revisionato. Segue quindi l’intero processo: innanzitutto l’istruzione come passo zero, poi ogni passaggio dell’agente con il relativo risultato e infine i campi che sono stati modificati. In questo modo è possibile tracciare indietro ogni decisione in seguito.

Capitolo 8: Suggerimenti dalla pratica

Alcuni ulteriori suggerimenti. Scrivere la descrizione come se si spiegasse il processo a un nuovo collega: con una soglia chiara, i campi coinvolti e ciò che l’agente ha il permesso di modificare. Definire l’ambito del proprio agente utilizzando filtri per specificare a quali documenti si applica. Testare ogni descrizione rivista prima con un’esecuzione di prova. Per i flussi di lavoro sensibili, abilitare inoltre l’approvazione delle esecuzioni e controllare le esecuzioni regolarmente durante i primi giorni di avvio. In sintesi: si descrive un Workflow Agent con parole proprie. Si seleziona l’evento di avvio e si utilizzano filtri per definire a quali documenti si applica. Questo crea l’istruzione in Prompt Studio, la si testa in sicurezza con un’esecuzione di prova e solo successivamente si abilita l’automazione. Laddove una persona dovrebbe decidere, l’agente si arresta e attende l’approvazione. Nel prossimo video, PaperOffice verrà connesso al mondo esterno: casella di posta elettronica, archiviazione e scanner, il proprio NAS, chiavi API e assistenti AI come Claude e ChatGPT. Alla prossima presso l’Accademia PaperOffice AI.