Trovare e ordinare: ogni documento in pochi secondi

Fare domande invece di cercare

Buongiorno e benvenuto all’Accademia PaperOffice AI. Questo filmato riguarda il ritrovare e l’ordinare: come si possa individuare ogni documento in pochi secondi senza dover mantenere strutture di cartelle. Prima il risultato. Basta chiedere: quali fatture ha inviato Veldtmann? PaperOffice comprende la domanda, trova i documenti pertinenti e mette in evidenza esattamente il punto del documento in cui si trova la risposta. Tutto resta comunque ben ordinato: in cartelle virtuali che l’AI suggerisce da sola e con collegamenti tra documenti e fornitori. Ecco come procediamo: prima la ricerca, poi la ricerca per significato, i numeri e gli importi, i filtri e i raggruppamenti, le cartelle virtuali, i tipi di documento, le connessioni e infine la cronologia e le versioni.

Ricerca

La ricerca si avvia nella casella di ricerca in alto. A sinistra si passa tra Chiedere all’Agente e Cerca. Restiamo su Cerca e cerchiamo qui, in questo Workspace, Veldtmann. PaperOffice cerca contemporaneamente in quattro punti: nel nome del file e nei campi dati, nel testo riconosciuto, nelle aziende, persone e importi riconosciuti, e per significato. Ne risulta un unico elenco. In cima compare la corrispondenza migliore. L’indicatore di rilevanza mostra da dove proviene un risultato e quanto bene corrisponde alla ricerca. Se si apre un risultato, l’anteprima salta al punto trovato e lo evidenzia nel documento. Con le frecce si passa alla corrispondenza successiva e si scorrono tutte le occorrenze. Con un solo clic si cerca non solo nel Workspace, ma in tutti gli Workspaces. E le ricerche recenti sono sempre a disposizione.

Ricerca per significato

Non serve sapere quale parola compare sul documento. Basta porre una domanda, ad esempio: quali contratti si rinnovano automaticamente e qual è il periodo di preavviso per la disdetta? Si trovano i contratti pertinenti, anche se usano formulazioni completamente diverse. L’indicatore di rilevanza mostra che si tratta di corrispondenze basate sul significato. La regola pratica: una o due parole chiave vengono cercate alla lettera e in modo fulmineo da PaperOffice. Frasi complete e domande vengono comprese per il loro significato. La ricerca per significato è disponibile nei Workspaces con livello AI-DMS Premium o superiore. Il livello si sceglie singolarmente per ogni Workspace.

Numeri e importi

Si possono cercare direttamente i numeri: un numero di fattura, un numero dell’ordine d’acquisto o un numero del documento di trasporto, esattamente come compaiono sul documento. PaperOffice riconosce come importo un valore con separatori e valuta. Così si trovano subito tutti i documenti legati al procedimento da 18.500 euro: ordine, fattura e pagamento. E inserendo un IBAN senza spazi compaiono tutti i documenti che contengono questo numero di conto. È particolarmente utile quando un fornitore invia all’improvviso nuovi dati bancari.

Filtrare e raggruppare

I filtri restringono l’elenco. Ora mostriamo solo le fatture aggiunte negli ultimi 30 giorni. Ancora più veloce: basta un clic su un valore nell’elenco, ad esempio un tipo di documento o una parola chiave, per filtrare di conseguenza l’elenco. Il raggruppamento riordina l’elenco, ad esempio per mittente. In questo modo si vede a colpo d’occhio quali documenti provengono da quale fornitore. Una combinazione di cui si ha spesso bisogno si può salvare come vista. E con un solo clic si reimpostano tutti i filtri.

Cartelle virtuali

Chi preferisce ragionare per cartelle può attivare la vista cartelle. Nessuno crea le cartelle a mano: durante l’elaborazione, l’AI suggerisce per ogni documento percorsi di archiviazione adatti e li integra nella struttura esistente. Nel documento si vedono i suggerimenti sotto Percorsi di archiviazione. Si possono aggiungere altri percorsi, ad esempio una cartella per i bilanci annuali. Il bello è che le cartelle sono virtuali. Un documento può trovarsi in più cartelle contemporaneamente senza essere duplicato.

Tipi di documento

L’AI riconosce automaticamente il tipo di documento: fattura, nota di consegna, contratto e molti altri. L’elenco si visualizza sotto Tipi di documento. Se manca un tipo, se ne crea uno, ad esempio Rapporto di manutenzione. Con una breve istruzione all’AI si descrive come debba riconoscere questo tipo. Se il tipo per la classificazione è attivo, l’AI assegna da quel momento in poi automaticamente i nuovi documenti. Quale agente legga da questo tipo i dati lo mostreremo nel video su IDP Agents.

Connessioni

Ogni documento sa con chi ha a che fare. Sotto Connessioni si trova il partner commerciale che l’AI ha riconosciuto dall’intestazione. Si possono collegare i documenti trascinandoli: ad esempio si trascina la nota di consegna sulla fattura e si seleziona «Appartiene a» come tipo di connessione. Da quel momento si passa subito da un documento all’altro. E sotto Organizzazioni si vede ogni fornitore con tutti i suoi documenti in tutti gli Workspaces.

Cronologia e versioni

La cronologia ordina i documenti per data, ad esempio per data di scadenza. Così si vede che cosa è in arrivo questo mese. Se un contratto cambia, si carica l’addendum come nuova versione. Il documento resta lo stesso, con tutte le sue connessioni intatte, e la versione precedente viene conservata. Confronta versioni mostra quanto siano simili due versioni, quali pagine siano cambiate e riassume le modifiche in poche frasi. E se la vecchia versione era quella corretta, la si può ripristinare come nuova versione: non va perso nulla.

Riepilogo

Questo era il ritrovare e l’ordinare: una ricerca per tutto, domande invece di parole chiave, filtri e raggruppamenti, cartelle virtuali, tipi di documento personalizzati, connessioni, cronologia e versioni. Nei prossimi episodi vedremo gli IDP Agents e come si possono condividere in sicurezza documenti tramite il browser e per telefono. Alla prossima nell’Accademia PaperOffice AI.