Политика за поверителност

1. Администратор на данни

Администраторът на данни, отговорен за обработката на данни на този уебсайт, е:

За софтуера PaperOffice и клиентските акаунти отговаря PaperOffice Enterprise Operations, Calle Cataluña 8, 31006 Pamplona (Испания). Тя е също така представител на PaperOffice Limited Europe в Европейския съюз съгласно чл. 27 от GDPR.

2. Събиране и съхранение на лични данни

2.1 При посещение на уебсайта

Когато осъществявате достъп до нашия уебсайт, информацията се предава автоматично към сървъра от вашия браузър. Тази информация се съхранява временно в лог файл:

• IP адрес на компютъра, който прави заявката
• Дата и час на достъпа
• Име и URL на извлечения файл
• Уебсайт, от който е осъществен достъпът (referrer URL)
• Използван браузър и, ако е приложимо, операционна система

2.2 При използване на нашите услуги

При регистрация за нашите услуги събираме:

• Имейл адрес
• Име / Име на компания
• Информация за плащане (за платени услуги)
• Данни за използване на услугите на PaperOffice

2.3 Problem Solver (Описание на проблема в paperoffice.ai и в приложението)

Когато описвате свой проблем в инструмента за решаване на проблеми, ние обработваме въведения от Вас текст, избрания език и резултата от класификацията (предложени функции, отворени въпроси). Ние съхраняваме тези данни заедно с дата и час за период от дванадесет месеца, с цел подобряване на инструмента за решаване на проблеми и нашия каталог на функциите; IP адресът се съхранява само като хеш стойност, валидна за един ден. Регистрираните потребители се свързват с техните акаунти. Нашият екип получава известие по имейл за всяка заявка, за да може да установи контакт при необходимост. Правното основание е нашият законен интерес към подобряване на нашето предложение (член 6, параграф 1, буква f от GDPR). Моля, не въвеждайте специални категории лични данни в инструмента за решаване на проблеми.

3. Цели на обработката на данни

Обработваме вашите лични данни за следните цели:

• Предоставяне на уебсайта и нашите услуги
• Обработка на договори и поддръжка на клиенти
• Подобряване на нашите продукти и услуги
• Маркетинг и реклама (само с вашето съгласие)
• Изпълнение на законови задължения

4. Правни основания

Обработката се основава на:

• Чл. 6, параграф 1, буква „а“ от GDPR – Съгласие
• Чл. 6, параграф 1, буква „б“ от GDPR – Изпълнение на договор
• Чл. 6, параграф 1, буква „в“ от GDPR – Законово задължение
• Чл. 6, параграф 1, буква „е“ от GDPR – Легитимен интерес

5. Съхранение на данни

5.1 Местоположение на съхранение

Вашите данни се съхраняват изключително в европейски центрове за данни. Не използваме облачни услуги извън ЕС за съхранение на лични данни.

5.2 Срок на съхранение

Съхраняваме вашите данни само толкова дълго, колкото е необходимо за целите, за които са били събрани, или толкова дълго, колкото се прилагат законовите срокове за съхранение.

6. Вашите права

Имате следните права по отношение на вашите лични данни:

• Право на достъп (чл. 15 от GDPR) – Можете да поискате информация за вашите съхранени данни
• Право на коригиране (чл. 16 от GDPR) – Можете да поискате коригиране на неточни данни
• Право на изтриване (чл. 17 от GDPR) – Можете да поискате изтриване на вашите данни
• Право на ограничаване на обработването (чл. 18 от GDPR) – Можете да поискате ограничаване на обработването
• Право на преносимост на данните (чл. 20 от GDPR) – Можете да получите вашите данни в общ формат
• Право на възражение (чл. 21 от GDPR) – Можете да възразите срещу обработването
• Оттегляне на съгласие (чл. 7, параграф 3 от GDPR) – Можете да оттеглите вашето съгласие по всяко време

7. Бисквитки

Измерването на обхвата и записът на сесията започват само след изрично съгласие в панела за поверителност. Без съгласие остават изключени. Необходимите технологии (език, валута, сесия, сигурност и решението po_privacy) са нужни за работата. Няма рекламни идентификатори.

7.1 Технически необходими бисквитки

Тези бисквитки са необходими за функционирането на уебсайта (напр. език и валута) и не могат разумно да бъдат деактивирани.

7.2 Измерване на достигането и възпроизвеждане на сесията

След съгласие, всяко поотделно: Google Analytics 4 (ID G-HQHHXQ44LG, само paperoffice.ai и www.paperoffice.ai), first-party статистика през /po-stats/ (Plausible) и запис на сесията с OpenReplay на нашите сървъри. Няма Google Tag Manager и няма рекламни идентификатори. Решението е в po_privacy за около шест месеца.

8. Сигурност на данните

Прилагаме технически и организационни мерки за сигурност, за да защитим вашите данни от случайно или умишлено манипулиране, загуба, унищожаване или достъп от неоторизирани лица:

• SSL/TLS криптиране за всички трансфери на данни
• Криптирано съхранение на данни
• Редовни одити на сигурността
• Контрол на достъпа и удостоверяване

9. Споделяне на данни

Вашите лични данни няма да бъдат предавани на трети страни, освен за следните цели:

• Доставчици на платежни услуги (за обработка на плащания)
• Доставчици на ИТ услуги (за техническа поддръжка)
• Органи (когато се изисква по закон)

10. Интеграция на AI асистенти (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) чрез MCP

PaperOffice предоставя сървър по протокола Model Context Protocol (MCP) на адрес mcp.paperoffice.ai, чрез който можете да свързвате AI асистенти на трети страни с вашия акаунт в PaperOffice. Връзката се оторизира изключително от вас (OAuth 2.1 с PKCE); вашата парола не става известна на асистента.

При всяко използване асистентът предава на PaperOffice името на извикания инструмент както и необходимите за него параметри (напр. търсена фраза или ID на документ). PaperOffice изпълнява извикването с правата на вашия потребителски акаунт във собствената си инфраструктура в данъчни центрове в ЕС и връща резултата на асистента. PaperOffice не получава нито историята на чатовете ви, нито въвежданите от вас данни за асистента и не съхранява данни от разговори.

Върнатите резултати (напр. текстове на документи) стават част от вашия разговор с асистента и подлежат на правилата за защита на данните на съответния доставчик (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). Моля, проверете дали предаването на съответните документи на този доставчик е разрешено за вашата организация.

PaperOffice записва всяко извикване на инструмент в одитния дневник на акаунта Ви: време, потребител, инструмент, резултат, продължителност, използвани кредити, връзка (ID на сесия и съкратен хеш на токена за достъп), засегнатите идентификатори на документи и параметрите на извикването; текстови стойности до 100 знака се съхраняват дословно, по-дългите стойности само като тяхната дължина. Записите се съхраняват за целия период на съществуване на акаунта Ви. Правното основание е изпълнението на договора (чл. 6, ал. 1, буква б) от ГДПЗР) и нашият законен интерес към сигурността и проследимостта (чл. 6, ал. 1, буква ф) от ГДПЗР). Токените за достъп, издадени чрез OAuth, са валидни най-много 365 дни. Можете да анулирате връзката по всяко време в приложението PaperOffice на адрес Акаунт → API → връзки с MCP или в рамките на асистента; издадените токени за достъп стават невалидни незабавно. Ключът API, който използвате вместо OAuth, се изтрива в приложението на адрес Акаунт → API; до този момент той остава валиден.

Отворете прозореца за връзка на асистент с изкуствен интелект, за когото е активирана директната връзка (първоначално Claude), и задайте mcp.paperoffice.ai технически необходимо бисквитка (__Host-po_oauth_hb, валидна най-много 60 минути). Тя съдържа само случаен идентификатор и свързва отвореното искане за връзка с браузъра, в който Вие след това създавате или сте влезли във Вашата PaperOffice акаунт. По този начин връзката може да бъде завършена след Вашето потвърждение в приложението, без да се налага да копирате токен за достъп. PaperOffice съхранява за целта само хеш стойност на този идентификатор заедно с искането за връзка и поддържа потвърдения токен за достъп до завършването, най-много 10 минути. Всичко се изтрива най-късно 40 минути след последното отваряне на прозореца за връзка. Правно основание е безусловната необходимост за желаната от Вас връзка (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) в съчетание с изпълнението на договора (чл. 6, ал. 1, буква b от GDPR).

11. Добавка на Google Workspace (Gmail и Google Drive)

PaperOffice Enterprise Operations, което носи отговорност за софтуера PaperOffice и клиентските акаунти, предлага добавка за Gmail и Google Drive. Добавката функционира в рамките на Google Workspace и се свързва с Вашия акаунт на PaperOffice чрез API ключ, който въвеждате самостоятелно. Добавката съхранява този ключ и името на целевото работно пространство във Вашия акаунт на Google (потребителски свойства на Apps Script) и никъде другаде.

Добавката обработва потребителски данни от Google единствено при иницииране на действие: в Gmail – прикачените файлове на отворения имейл, които избирате да архивирате; в Google Drive – имената и типовете на избраните от Вас файлове и съдържанието на файловете, които изрично разрешавате да бъдат отворени от добавката. Тя изпраща това съдържание единствено към Вашия акаунт на PaperOffice, където то се съхранява и обработва по същия начин като всеки друг качен от Вас документ. Добавката не чете други имейли или файлове и не съхранява съдържанието на имейли или файлове извън Вашия акаунт на PaperOffice.

Ние не използваме потребителски данни от Google за рекламни цели, не ги продаваме и не ги използваме за обучение на общи модели за изкуствен интелект. PaperOffice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. С други думи: Използването и предаването на информация, получена от PaperOffice чрез API-ите на Google, към други приложения е в съответствие с Политиката за потребителски данни на услугите на API на Google, включително изискванията за ограничено използване.

Правното основание е изпълнението на договор (чл. 6, ал. 1, буква б) от GDPR). Можете да оттеглите достъпа на добавката до Вашия акаунт в Google по всяко време на https://myaccount.google.com/permissions и да изтриете съхранения API ключ от настройките на добавката или в приложението PaperOffice под Акаунт → API.

12. PaperOffice AI приложения на платформи на трети страни

PaperOffice Enterprise Operations, което носи отговорност за софтуера PaperOffice и клиентските акаунти, предлага приложения за платформи на трети страни. Всяко приложение се свързва с Вашия акаунт в PaperOffice чрез ключ или потребителски токен, който въвеждате самостоятелно, и обработва данни единствено при иницииране на действие от Ваша страна. Приложенията изпращат съдържание само към Вашия акаунт в PaperOffice, където то се съхранява и обработва по същия начин като всеки друг документ, който качвате.

12.1 Microsoft 365 приложения (надстройка за Outlook и приложение за Microsoft Teams)

Надстройката за Outlook и приложението за Teams се свързват чрез API ключ, който въвеждате самостоятелно. Надстройката за Outlook съхранява този ключ и името на целевото работно пространство във Вашите настройки на пощенската кутия (Office roaming settings), а приложението за Teams — в локалното хранилище на клиента или браузъра за Teams. Страниците на двете приложения се обслужват от connect.paperoffice.ai без използване на бисквитки (cookies).

В Outlook приложенията обработват прикачените файлове към отвореното имейл съобщение, което избирате; в Teams — файловете, които избирате от Вашето устройство. Те не четат други имейли или файлове и нямат достъп до Microsoft Graph. Можете да премахнете съхранения API ключ по всяко време от настройките на надстройката или приложението и да премахнете надстройката или приложението в Outlook или Teams.

12.2 CRM приложения (например Pipedrive)

За всяка инсталация на CRM приложение нашият сервис за приложения съхранява идентификаторите на Вашия акаунт и потребител в платформата, издадените от платформата токени за достъп и обновяване, Вашия потребителски токен за PaperOffice и целевото работно пространство, което избирате. Токените се съхраняват криптирани, не се записват в логове и не се показват отново в приложението.

В Pipedrive приложението обработва файла, прикачен към отворената сделка, която избирате за обработка, и записва резултата обратно в сделката като бележка и, при неуспешна проверка, като задача. Приложението не чете други записи и не съхранява собствено копие на съдържанието на документите. Можете да прекратите достъпа на приложението по всяко време чрез деинсталирането му в платформата. Съхранените данни за инсталацията, включително всички токени, се изтриват; резервните копия се изтриват не по-късно от 30 дни. В HubSpot бележката с резултата върху сделката посочва потребителя в HubSpot, който е започнал екстракцията (ID на потребителя и имейл адрес), тъй като приложението записва със собствените си разрешения. Данните за инсталация на акаунт в HubSpot се изтриват в рамките на 24 часа след като HubSpot отнеме достъпа на приложението; резервните копия се изтриват не по-късно от 30 дни.

12.3 Slack приложение

За всяко Slack работно пространство, в което е инсталирано приложението, нашият сервис за приложения съхранява идентификатора на работното пространство, токена за бот, издаден от Slack, идентификатора на лицето, което е инсталирало приложението, и дали резултатите могат да бъдат показвани в нишката; за всеки потребител се съхранява PaperOffice потребителският токен и целевото работно пространство, което Вие въвеждате чрез /paperoffice. Токените се съхраняват криптирани, не се записват в дневниците на събитията (logs) и не се показват отново в приложението.

Приложението обработва файл само когато изберете пряката клавиша "Extract with PaperOffice AI" върху съобщение. То изтегля първия файл от това съобщение и го качва в избраното от Вас PaperOffice работно пространство, където се съхранява и обработва по същия начин като всеки друг документ, който качвате. Резултатът съдържа извлечените данни от фактурата, като доставчик, суми и IBAN. По подразбиране само Вие ги виждате. Ако лицето, което е инсталирало приложението, е активирало "Show results in the thread for everyone in the channel", резултатът се публикува в нишката и е видим за всички членове на канала. Приложението не чете други съобщения, канали или списъци с участници, а нашият сервис за приложения не пази собствено копие на съдържанието на документите. Когато приложението бъде премахнато от Slack работното пространство, Slack информира нашия сервис за приложения, който след това изтрива токена за бот и настройките на всички потребители на това работно пространство; резервните копия се изтриват не по-късно от 30 дни.

12.4 Приложение Jira (Atlassian)

Приложението Jira работи върху платформата Forge на Atlassian. Токенът на потребителя Ви PaperOffice се съхранява криптиран в хранилището на приложението на Atlassian за Вашия сайт Jira, заедно с целевото работно пространство, което избирате; нашата собствена услуга за приложения не го съхранява. Можете да премахнете и двете по всяко време чрез „Remove my token“ в панела на приложението.

Приложението обработва прикачен файл само когато изберете Extract в панела PaperOffice AI на проблем, който можете да виждате. То качва прикачения файл в избраното от Вас работно пространство PaperOffice, където се съхранява и обработва като всеки друг документ, който качвате, и добавя резултата, включително извлечените данни от фактурата, като коментар към проблема, който може да прочете всеки, имащ достъп до проблема. В проектите на Jira Service Management коментарът винаги е вътрешна бележка, която клиентите не виждат. При деинсталиране на приложението Atlassian изтрива хранилището на приложението съгласно собствените си периоди за изтриване.

12.5 Приложение Confluence (Atlassian)

Приложението Confluence работи върху платформата Forge на Atlassian. Токенът на потребителя Ви PaperOffice се съхранява криптиран в хранилището на приложението на Atlassian за Вашия сайт Confluence, заедно с целевото работно пространство, което избирате; нашата собствена услуга за приложения не го съхранява. Можете да премахнете и двете по всяко време чрез „Remove my token“ в приложението.

Приложението обработва прикачен файл само когато изберете Extract на страница, която имате право да редактирате. То качва прикачения файл в избраното от Вас работно пространство PaperOffice, където се съхранява и обработва като всеки друг документ, който качвате, и добавя резултата, включително извлечените данни от фактурата, като коментар под собственото име на приложението на страницата, който може да прочете всеки, имащ достъп до страницата. Приложението поддържа страници, а не блогови публикации. При деинсталиране на приложението Atlassian изтрива хранилището на приложението съгласно собствените си периоди за изтриване.

12.6 Trello Power-Up

Power-Up се удостоверява с токен за Trello, който Вие предоставяте и който остава в Trello; нашата услуга на приложението го използва само за текущата обработка и не го съхранява. За всеки член на Trello нашата услуга на приложението съхранява идентификатора на члена, криптирания потребителски токен за PaperOffice и целевото работно пространство, което избирате. Премахването на Power-Up от дъска не изтрива тези настройки, тъй като Trello не информира нашата услуга на приложението; те се изтриват най-късно 6 месеца след последната им употреба или незабавно чрез „Remove my token“ в настройките на Power-Up.

Приложението Power-Up обработва файл само когато изберете Extract за файл, качен към карта, към която имате достъп. То качва файла в избраното от Вас работно пространство PaperOffice, където се съхранява и обработва като всеки друг документ, който качвате, и добавя резултата, включително извлечените данни от фактурата, като коментар към картата, който може да прочете всеки, имащ достъп до картата. Услугата на приложението не пази собствено копие на съдържанието на документите; резервните копия на премахнатите настройки се изтриват след не повече от 30 дни.

12.7 Приложение monday.com

Приложението monday.com се изпълнява като изглед на елемент. То чете файлове и записва актуализации директно в monday.com с Вашите собствени права; нашата услуга на приложението не съхранява токени за monday.com; тя получава само кратковременен сесийен токен за удостоверяване на Вас. За всеки потребител нашата услуга на приложението съхранява криптирания потребителски токен за PaperOffice и целевото работно пространство, което избирате. Можете да премахнете и двете по всяко време чрез „Remove my token“ в изгледа.

Приложението обработва файл само когато изберете Extract за файл на отворения елемент. Нашата услуга на приложението изтегля този файл от monday.com и го качва в избраното от Вас работно пространство PaperOffice, където се съхранява и обработва като всеки друг документ, който качвате; резултатът, включително извлечените данни от фактурата, се добавя като актуализация към елемента. Услугата на приложението не пази собствено копие на съдържанието на документите. При деинсталиране на приложението monday.com информира нашата услуга на приложението, която след това изтрива настройките на всички потребители на този акаунт; резервните копия се изтриват след не повече от 30 дни.

12.8 Приложение Shopify

За всеки магазин нашата услуга на приложението съхранява домейна на магазина и токена за достъп, издаден от Shopify; за всеки служител потребител тя съхранява криптирания потребителски токен за PaperOffice и целевото работно пространство. Приложението чете продуктите и разходите за наличност, за да сравни редовете от фактурата с Вашия каталог; то не чете данни за клиенти или поръчки. То не променя нищо във Вашия магазин.

Фактурите, които качвате в приложението, се съхраняват в избраното от Вас работно пространство PaperOffice и се обработват като всеки друг документ, който качвате. При деинсталиране на приложението или когато Shopify ни поиска да изтрием данните на магазин, нашата услуга на приложението изтрива токена за достъп на магазина и настройките на всички негови потребители; резервните копия се изтриват след не повече от 30 дни.

12.9 Приложение Stripe

За всеки потребител на акаунт в Stripe нашето приложение съхранява PaperOffice потребителския токен, криптиран, и целевото работно пространство. Приложението чете само фактурата, която избирате да архивирате във вашия акаунт в Stripe и не записва нищо в Stripe.

PDF файлът на фактурата се съхранява в избраното от Вас работно пространство в PaperOffice и се обработва по същия начин като всеки друг документ, който качвате. Когато приложението бъде деинсталирано, Stripe информира нашия сервис за приложения, който след това изтрива настройките на всички потребители на този акаунт в Stripe; резервните копия се изтриват не по-късно от 30 дни.

12.10 Приложение за Shopware

За всеки магазин в Shopware нашето приложение съхранява идентификатора на магазина и URL адреса, тайния ключ на приложението на магазина и достъпа до API, който Shopware предоставя на приложението, PaperOffice потребителския токен и целевото работно пространство; тайните ключове и токените се съхраняват криптирани. Приложението чете само продукти и производители, за да сравни редовете във фактурата с Вашия каталог; то не променя нищо във Вашия магазин и не чете данни за клиенти или поръчки.

Фактурите, които качвате в приложението, се съхраняват в избраното от Вас работно пространство в PaperOffice и се обработват по същия начин като всеки друг документ, който качвате. Когато приложението бъде премахнато от магазина, Shopware информира нашия сервис за приложения, който след това изтрива всички данни, съхранени за този магазин; резервните копия се изтриват не по-късно от 30 дни.

12.11 Приложение за Zendesk

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., което отговаря за софтуера в PaperOffice и клиентските акаунти, предлага приложение за Zendesk. Администраторът на Zendesk въвежда потребителски токен в PaperOffice като сигурна настройка на приложението и, само ако акаунтът изисква вход за прикачени файлове, API токен в Zendesk с имейл адреса на собственика му. Zendesk съхранява тези настройки и ги вмъква само в заявки към connect.paperoffice.ai; нашият конектор ги използва за единствената заявка и не ги съхранява.

Приложението работи с разрешенията на вписания агент: то показва прикачените файлове на отворената задача, които агентът може да вижда, и добавя резултата като вътрешна бележка със собствената Zendesk сесия на агента. Само когато агентът избере прикачен файл, конекторът получава връзката за изтегляне, зарежда файла, изпраща го към акаунта в PaperOffice и връща резултатния текст. Конекторът не чете задачи и не записва в Zendesk.

Премахването на приложението в Zendesk изтрива настройките; потребителският токен в PaperOffice може да бъде изтрит в приложението на PaperOffice под Раздел „Акаунт“ → API, а API токенът на Zendesk в Zendesk Admin Center.

12.12 Приложение за Freshdesk (Freshworks)

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. предлага приложение за Freshdesk. Администраторът въвежда потребителски токен в PaperOffice като сигурен параметър на инсталацията; Freshworks го съхранява и го вмъква само в заявки към connect.paperoffice.ai. Нашият конектор го използва за единствената заявка и не го съхранява. Не е необходим API ключ за Freshdesk.

Приложението работи с разрешенията на вписания агент: то показва прикачените файлове на отворената задача и отваря редактора за лични бележки с резултата, който агентът добавя. Само когато агентът избере прикачен файл, конекторът получава временната му връзка за изтегляне, зарежда файла, изпраща го към акаунта в PaperOffice и връща резултатния текст. Конекторът не чете задачи и не записва в Freshdesk.

Деинсталирането на приложението в Freshdesk изтрива параметрите на инсталацията; потребителският токен в PaperOffice може да бъде изтрит в приложението на PaperOffice под Раздел „Акаунт“ → API.

12.13 Интеграция с Box

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. предлага интеграция за Box. Когато я отворите върху файл, Box Ви вписва чрез OAuth; нашият конектор съхранява Вашите токени за достъп и обновяване на Box и токена на потребителя на PaperOffice, който въвеждате, криптирани, за Вашия потребителски профил в Box (идентифициран чрез Вашия идентификатор на потребителя в Box), заедно с избрания работно пространство и времето на последно използване.

Интеграцията работи с Вашите собствени разрешения в Box. Само когато потвърдите във прозореца на PaperOffice AI, конекторът изтегля този единствен файл от Box, изпраща го към Вашия акаунт в PaperOffice и добавя резултата като коментар към файла. Той не чете други файлове. Коментарът е видим за всеки, който има достъп до файла в Box, включително извлечените данни като банкови детайли (IBAN). За да не се чете и таксува файл два пъти, конекторът поддържа състояние на обработка за всеки прочетен файл (ключ, изведен от акаунта, файла и версията, статуса и препратката към документа на PaperOffice) в продължение на 30 дни.

Ние не използваме тези данни за реклама, не ги продаваме и не ги използваме за обучение на обобщени модели изкуствен интелект.

Правното основание е изпълнението на договора (чл. 6, ал. 1, буква б) от GDPR). Можете да премахнете токена на потребителя на PaperOffice в прозореца за интеграция по всяко време; токените се изтриват най-късно след 60 дни без употреба или при следващия достъп след като анулирате приложението в Box. Можете също да анулирате приложението в настройките на Вашия акаунт в Box.

12.14 Разширение за Dropbox

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. предлага разширение за Dropbox. Когато отворите файл с него, Dropbox Ви вписва чрез OAuth; нашият конектор съхранява Вашите токени за достъп и обновяване на Dropbox и токена на потребителя на PaperOffice, който въвеждате, криптирани, за Вашия акаунт в Dropbox (идентифициран само чрез хеш на идентификатора на акаунта), заедно с избрания работно пространство и времето на последно използване.

Разширението работи с Вашите собствени разрешения в Dropbox. Само когато потвърдите на страницата на PaperOffice AI, конекторът изтегля този единствен файл от Dropbox, изпраща го към Вашия акаунт в PaperOffice и запазва резултата като нов файл до оригинала. Той не чете други файлове и никога не променя или презаписва съществуващи файлове. Файлът с резултата е видим за всеки, който има достъп до папката в Dropbox, включително извлечените данни като банкови детайли (IBAN). За да не се чете и таксува файл два пъти, конекторът поддържа състояние на обработка за всеки прочетен файл (ключ, изведен от акаунта, файла и версията, статуса и препратката към документа на PaperOffice) в продължение на 30 дни.

Ние не използваме тези данни за реклама, не ги продаваме и не ги използваме за обучение на обобщени модели изкуствен интелект.

Правното основание е изпълнението на договора (чл. 6, ал. 1, буква б) от GDPR). Можете да премахнете токена на потребителя на PaperOffice на страницата по всяко време; токените се изтриват най-късно след 60 дни без употреба или при следващия достъп след като анулирате приложението в Dropbox. Можете също да прекъснете връзката с приложението в настройките на Вашия акаунт в Dropbox под раздел „Свързани приложения“.

12.15 Приложение Docusign

Когато свържете приложението Docusign, нашият сервис за приложения съхранява Вашия потребителски токен на PaperOffice (криптиран), целевото работно пространство и токен за подновяване за Docusign (криптиран). След това Docusign изпраща завършените споразумения към нашия сервис за приложения, който ги съхранява в това работно пространство по същия начин, по който се съхраняват другите документи, които качвате; един и същи файл се съхранява само веднъж. Сервисът за приложения не пази собствено копие на съдържанието на документите.

Данните за връзката се изтриват 6 месеца след последната им употреба, а данните за незавершена връзка — след един ден; резервните копия се изтриват в срок не по-дълъг от 30 дни. За да се гарантира, че един и същи файл се съхранява само веднъж, сервисът за приложения поддържа запис за обработка (хеш на файла и идентификатора на документа в PaperOffice, без съдържание на документа) в продължение на 30 дни. Можете да прекратите връзката по всяко време, като изтриете потребителския токен в приложението PaperOffice под Раздел „Акаунт“ → API: не се съхраняват повече документи, а данните за връзката се изтриват при следващия опит, или иначе след посочените по-горе периоди.

12.16 Приложение Wix

Когато използвате приложението Wix, нашият сервис за приложения съхранява Вашия потребителски токен на PaperOffice (криптиран), избраното работно пространство за сайта Ви на Wix и Вашия потребителски ID в Wix. Фактурите, които качвате, се съхраняват в това работно пространство по същия начин, по който се съхраняват другите документи, които качвате. За да сравни редовете от фактурата, сервисът за приложения прочита съответстващите продукти от каталога на магазините Ви в Wix (SKU, име на продукта, себестойност) към момента на проверката и не ги съхранява. Приложението не чете поръчки, клиенти или членове на сайта и не променя нищо в Wix.

Вашите настройки се изтриват, когато премахнете приложението от сайта си, или иначе 6 месеца след последната им употреба; резервните копия се изтриват в срок не по-дълъг от 30 дни. За да се гарантира, че един и същи файл се обработва само веднъж, сервисът за приложения поддържа запис за обработка (хеш на файла, идентификаторите на документа и задачата, без съдържание на документа) в продължение на 30 дни. Можете да премахнете Вашия токен по всяко време чрез опцията „Remove my token“ в приложението.

12.17 Разширение Airtable

Когато свържете разширението Airtable, нашият сервис за приложения съхранява Вашия потребителски токен на PaperOffice (криптиран), избраното работно пространство, идентификатора на базата данни Airtable и токен за връзка (криптиран), който е валиден само за тази база. Токенът за връзка се съхранява в настройките на разширението на базата и е видим за лицата, които имат право да отварят разширението там. При започване на извличане на данни, сервисът за приложения изтегля веднъж избрания файл от Airtable и го съхранява във Вашето работно пространство по същия начин, по който се съхраняват другите документи, които качвате; обобщените данни се записват в базата от разширението с правата на лицето, което го използва.

Токенът за връзка изтича след 30 дни. Данните за връзката се изтриват един ден след изтичането му, след 60 дни без употреба, когато прекратите връзката в разширението или при следващата употреба след като изтриете Вашия потребителски токен в PaperOffice AI; резервните копия се изтриват в срок не по-дълъг от 30 дни. За да се гарантира, че един и същи файл се обработва само веднъж, сервисът за приложения поддържа запис за обработка (хеш на Вашия потребителски токен на PaperOffice, базата, идентификаторите на записа и файла, както и идентификаторите на документа и задачата, без съдържание на документа), отделно за всеки акаунт в PaperOffice AI, в продължение на 30 дни.

За да се предотврати двойно обработване, нашият сервис за приложения поддържа статус на обработване за всяка екстракция (необратим ключ, PaperOffice документ и идентификатори на задача) в продължение на 30 дни.

Ние не използваме данни от тези платформи за рекламни цели, не ги продаваме и не ги използваме за обучение на обобщени AI модели.

Правното основание е изпълнението на договора (чл. 6, ал. 1, буква б) от GDPR). Можете също да изтриете ключа или потребителския токен по всяко време в приложението PaperOffice под раздел Акаунт → API. Документите, съхранени във Вашето работно пространство на PaperOffice, остават във Вашия акаунт, докато ги изтриете там.

13. Партньорска програма — проверка на ДДС номер

Какво съхраняваме: Когато подадете заявление за партньор по препоръка и когато одобрим заявлението Ви, ние проверяваме Вашия ДДС номер в регистъра VIES на Европейската комисия. Ние съхраняваме ДДС номера, резултата от проверката, времето на проверката и името и адреса на дружеството, върнати от регистъра.

Цел: Ние приемаме само бизнеси с валиден ДДС номер на ЕС в партньорската програма. Проверката потвърждава, че действате като бизнес и ни позволява да издаваме правилни отчети за комисионни (самофактуриране) с правилното ДДС третиране.

Правно основание: Чл. 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД (действия преди сключването и изпълнение на партньорското споразумение) и Чл. 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД (данъчни и счетоводни задължения за отчетите за комисионни).

Период на съхранение: До края на партньорството; след това – за продължителността на законодателните задължения за запазване на фактурни данни; след което данните се изтриват.

14. Право на жалба

Имате право да подадете жалба до надзорен орган за защита на данните относно обработката на вашите лични данни.

15. Контакт за запитвания относно защита на данните