КАЗУС ОТ ПРАКТИКАТА

Енергетика и бензиностанции

Q1 Енерджи АД

Оснабрюк, Германия

Q1 Енерджи АД управлява мрежа от над 250 бензиностанции. С PaperOffice AI обработката на документи за фактури от доставчици, документи за съответствие и отчети от станциите е ускорена със 78%.

78%

По-бърза обработка на документи

357+

Свързани станции

15 000+

Документи/месец автоматизирани

99,7%

Точност на разпознаване

Доверието на водещи компании по целия свят

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Ситуацията

Q1 Енерджи АД управлява мрежа от над 250 бензиностанции с ежедневни потоци от документи, включващи фактури от доставчици, протоколи за поддръжка, проверки за калибриране и документи за съответствие.

Всяка станция генерира средно 40-60 документа седмично. Ръчното въвеждане и разпределяне изискваше значителни човешки ресурси в централата.

Регулаторните изисквания в енергийния сектор изискват пълна проследимост на всички документи със срокове за съхранение до 10 години.

При над 250 станции и 60 документа седмично на станция, говорим за над 15 000 документа месечно. Ръчната обработка вече не беше поносима.

Предизвикателство & Решение

Предизвикателства

Над 15 000 документа месечно от над 250 бензиностанции
Хетерогенни типове документи: фактури, протоколи за калибриране, доклади за поддръжка
Регулаторни задължения за съхранение до 10 години
Ръчно разпределяне на документите към отделни станции и центрове на разходите
Закъснения при месечното приключване поради липсващи документи

Решения с PaperOffice

Автоматична класификация и извличане на данни, базирани на изкуствен интелект
Автоматично разпределяне към станции чрез OCR-разпознати номера на станции
Защитен от одиторски проверки дългосрочен архив, съвместим с GoBD
Табло за управление в реално време за статуса на документите на всички станции
Интеграция с SAP счетоводство и вътрешна ERP система

Процесът на внедряване

Седмица 1-2

Анализ

Събиране на всички типове документи и потоци от документи от мрежата от бензиностанции.

Седмица 3-4

Обучение на ИИ

Обучение на моделите за класификация за документи, специфични за бензиностанции.

Седмица 5-6

Интеграция

Свързване със SAP и вътрешни системи, пилотно стартиране с 20 станции.

Седмица 7-8

Внедряване

Поетапно внедряване във всички над 250 станции с обучение.

Измерими резултати

78%

по-бърза обработка на документи

357+

свързани станции

15 000+

документи/месец

99,7%

точност на разпознаване

Преди vs. След

Метрика

Преди

След

Обработка на документи

3-5 дни

< 1 ден

Месечно приключване

12 работни дни

4 работни дни

Липсващи документи

8-12% месечно

< 0,5%

Ръчно разпределяне

3 FTE на пълен работен ден

Напълно автоматизирано

Одит за съответствие

2-3 седмици

2 дни

PaperOffice превърна обработката на нашите документи от постоянен тесен участък в гладък автоматизиран процес. 250 станции, една система.

Защо PaperOffice?

Експертиза в енергийния сектор

Специално оптимизиран за изискванията на мрежите от бензиностанции и енергийните доставчици.

Съвместим с GoBD

Защитен от одиторски проверки архив с пълна документация за одитна пътека.

Прозрачност в реално време

Табло за управление със статуса на документите на всички станции в реално време.

Оптимизирайте Вашата мрежа от бензиностанции

Открийте как PaperOffice революционизира процесите с документи в енергийния сектор.

Свържете се с нас Всички казуси

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key