В следващата статия ще ви покажем как можете да повишите оперативната си ефективност, да намалите човешките грешки чрез по-висока точност, да снижите текущите си разходи, да оптимизирате използването на офис пространството си, да поддържате целостта на данните и да подобрите сигурността на данните.
Изброяваме предимствата на системата за управление на документи PaperOffice за вас и как можете да гарантирате намаляване на разходите си до 92% благодарение на използването на DMS.
Също така обясняваме какво представляват регулярните изрази (regex) и изброяваме конкретни примери за приложение на REGEX във втората част на тази статия.
Ще научите как те могат да ви помогнат да извлечете необходимите от вас данни от документите си бързо, ефективно и без ръчно въвеждане на тези данни.
Техника с три магически букви - OCR
Какво всъщност означава OCR и за какво се използва?
Оптичното разпознаване на знаци (OCR) сега широко се използва за извличане на информация от различни документи, като например фактури, за дигитализиране на физически хартиени документи и опростяване на работния процес по управление на документи.
Използването на OCR текст разпознаване дава на компаниите огромно предимство, тъй като може да помогне за автоматизиране на обработката на документи, процес, който играе значима роля в която и да е индустрия.
OCR, съкращение от Optical Character Recognition (Оптично разпознаване на знаци), позволява на софтуерен продукт да разпознава и извлича текст от дигитално изображение. То е съществено например за четене и анализиране на сканирани документи.
Докато OCR за разписки е удобен, когато бизнесите работят с партиди от разписки ежедневно, самият скенер за OCR на разписки не е достатъчен, за да осигури достатъчно точни резултати.
За тази цел трябва да се използва система за управление на документи, която вече има вградена обширна функция за OCR като стандарт, като например PaperOffice DMS.
PaperOffice извършва разпознаване на текст чрез OCR за всеки документ, индексира цялото текстово съдържание и благодарение на интегрираното разширено търсене ви предоставя вероятно най-мощния инструмент за търсене в DMS в света.Без никаква работа!
Предимства на дигитализацията
Почти всеки, който се е занимавал с темата за намаляване на разходите в една компания, със сигурност е срещал техническия термин "дигитализация".
Обикновено всички разписки на компанията се съхраняват на едно място. Обработката на документите започва едва след няколко дни. Ръчната им дигитализация включва намиране на съответната информация, въвеждане в електронна таблица, проверка за правилност и преминаване към следващата, докато най-накрая дигитализирате купчини фактури и други документи.
Може дори да се наложи да направите допълнителна стъпка за качване на електронната таблица в различни системи за оперативни или счетоводни цели.
Звучи ужасно, нали?
С система за управление на документи, която вече има вградено автоматизирано разпознаване на текст, можете да намалите процеса от часове или дори дни до само няколко минути.
След като шаблонът и желаните конкретни полета с данни са настроени, информацията се извлича от отделни документи или партиди документи.
Обширна информация за документа се съхранява съответно, документът се маркира и благодарение на прочетената информация може при необходимост автоматично да бъде свързан със запазен контакт.
Всичко, което трябва да направите, е да дигитализирате файловете чрез сканиране или чрез тяхното първоначално получаване в дигитален формат, например по имейл, и да ги запазите в PaperOffice.
Системата за управление на документи ще направи останалото за вас.
Съвет
Между другото, има специален материал на тема „Десетте най-важни предимства на дигитализирането на хартиени документи“:
Намалете човешките грешки с по-висока точност
Извършването на повтарящи се задачи, като ръчно въвеждане на данни например, може да бъде доста досадно и да влоши качеството на вашите данни, тъй като служителите стават уморени или разсеяни и всички числа и думи се забравят или бъркат.
Освен това факторът „достъп и потребителски права“ също представлява ограничена група, тъй като не всички служители във вашата компания имат право да преглеждат данните и информацията на вашата компания.
За софтуер, който включва автоматично разпознаване на текст, никога не е трудно да се поддържа фокусът и той може да разпознае текстовете, види чувствителните данни, да ги извлече и да организира резултатите с висока точност без „изтичане“ на корпоративните тайни.
Особено в тези трудни времена е много важно за всички компании да укрепят конкурентоспособността на компанията, като я направят безхартиена. Създайте дигитална среда и се уверете, че служителите могат също така да работят гъвкаво от вкъщи в домашния офис. Накрая, компанията трябва да върви крак по крак с дигиталната ера и да осъществи пътя към безхартиения офис.
Намалете разходите и максимизирайте офисното пространство
Ръчното въвеждане на данни може да бъде много трудоемко и колкото повече фактури трябва да обработите, толкова по-високи са разходите за персонал. Освен това могат да възникнат допълнителни разходи, свързани с неточности в данните поради човешка грешка.
Чрез автоматизирана обработка и четене на данните с изкуствен интелект (AI), система за управление на документи като PaperOffice DMS може да ви помогне да намалите тези разходи и едновременно с това да освободите офисно пространство, тъй като не трябва да наемате допълнителен персонал за ръчно оцифряване на фактури или за съхранение на купчини фактури в офиса ви.
Поддържайте целостта на данните и подобрявайте сигурността на данните.
Въпреки че както дигиталните файлове, така и физическите хартиени документи могат да бъдат загубени или повредени поради физически, екологични или технологични опасности, повечето организации все още губят време за съхранение на всичко в физически архиви и използване на локално или облачно съхранение за дигитални записи.
Съвет
Между другото, има специална статия на тема спестяване в облака и защо не препоръчваме този метод на съхранение:
Благодарение на PaperOffice, всички ваши документи се съхраняват директно в базата данни на сървъра на вашия собствен сървър, което ви дава пълен, неограничен контрол върху всички данни. Не трябва да настройвате сървър, защото PaperOffice се грижи за всички останали стъпки след инсталацията.
Или използвайте вашия Synology или QNAP NAS и управлявайте всички вашите разписки на собственото си NAS устройство! Ние изброяваме 7 мерки, за да извлечете максимума от вашия Synology NAS тук научете повече за това.
Трябва да бъде гарантирана ревизионната сигурност
Освен това, сигурността на данните и управлението на достъпа става по-лесно, щом разписките бъдат дигитализирани с PaperOffice, тъй като данните са силно криптирани и архивирани в вашата база данни по начин, който е доказуем за ревизия и никой освен вас няма достъп до тях.
PaperOffice автоматично версионира всеки променен документ, създава сянка копия и ги съхранява отделно, така че винаги можете да отворите желаната версия отново.
Описваме как можете да осигурите версиониране и доказуемо архивиране на документи.
Съвет
На тема „Ревизионно-сигурно и GoBD-съвместимо версиониране на документи с документния мениджър на PaperOffice“ има също така видео в YouTube, което обяснява този процес по разбираем начин:
Какви са предизвикателствата при дигитализирането на документи с OCR?
При извличане на данни чрез OCR текст, съществуват някои предизвикателства, които трябва да се вземат предвид. Форматите на фактурите варират значително, тъй като всяка компания има свой собствен формат.
За да могат вашите разписки да бъдат четени точно, PaperOffice използва автоматично разпознаване на документи чрез изкуствен интелект (AI), наречено PIA.
PIA използва специални алгоритми и технологии за разпознаване.
PIA разполага с обширен интегриран речник, който автоматично разпознава неправилно разпознатите термини, ги сравнява и заменя с правилните. Винаги можете да сте сигурни, че правилното разпознаване на текста е запазено за вашия документ.
Четене на релевантна информация от документа
Релевантното съдържание на документа, като дати, суми, типове документи, ключови думи и данни за документа, се разпознава интелигентно, извлича и използва за индексиране. Освен това се търсят и извличат релевантни данни за документа, като нетна сума, брутна сума, ставка на ДДС и валута на документа. Това интелигентно разпознаване на данните е напълно автоматично с PaperOffice.
За съжаление, по време на процеса на сканиране на хартиени документи има много фактори, които могат да повлияят на качеството на изображението, като: подравняване, гънки, размери на шрифта, яркост, ръкописни текстове и други. Това влошава качеството на разпознаването на текста и четените данни. Това може да означава, че шаблони на документи, които вече са били обучени, не се разпознават или че съдържанието на документите не се съхранява правилно.
Тукрегулярните изрази влизат в действие.
Регулярните изрази (regex) са фантастичен начин за търсене на точни стойности в текст.
Обясняваме подробно как можете да използвате регулярни изрази чрез конкретни примери във втората част на статията.
Започването е по-лесно, отколкото си мислите.
Все още се притеснявате, че няма да успеете? Прочетете кейсове от нашите клиенти за интеграцията на PaperOffice във вашия бизнес живот и се уверете в простотата му или просто кандидатствайте за тестова инсталация.
За кого е подходящо безхартиеното офис работно място?
Бързият и лесен отговор на въпроса е: за всяка компания. Всички бизнес сектори и размери се възползват от безхартиения офис, от малки и средни предприятия и стартапи до големи компании. Въпреки това, преобразуването е особено ценно за малките и средни предприятия: Намаляването на усилията и разходите за обработка освобождава бюджета, необходим за допълнителни стимули за растеж.
Мога ли да използвам облачен доставчик на DMS за моя безхартиен офис?
Не. Друг фактор, който е на устата на всеки от най-късно 2018 г., когато влезе в сила GDPR, е защитата на данните. Решенията и софтуерът за управление на документи (DMS) се използват за обработка, управление и съхранение на документи, които често съдържат чувствителни лични данни. При нарушения на GDPR законодателството предвижда високи глоби.
-
Предимствата оправдават усилията и разходите
Работата дигитално и превръщането на старите документи в новата ера ще бъде най-доброто ключово инвестиране, за да се спести невероятна сума време, пари и нерви в бъдеще. -
Трябва ви някой, който знае
Не ви трябва собствен IT специалист, за да възползвате от всички предимства на дигитализацията.
Това, от което се нуждаете, е правилният партньор до вас, който благодарение на своя опит може да реализира точно това, от което се нуждаете. Избягвайте паникьосване и изберете тестови позиции вместо фънки PowerPoint презентации без реално тестване. -
Хардуерът обикновено вече е наличен
Опитът показва, че почти всяко предприятие, компания и фирма има голям копир, който не използва своя потенциал. Тези устройства обичат масово сканиране, са толерантни към щифтове и могат да бъдат основа за дигитален старт без инвестиция в скенер. -
По-евтино, отколкото се очакваше с правилния DMS
Избягвайте капаните с разходите при DMS/ECM системи, в които сте безмилостно в ръцете на производителите. Не правете никакви компромиси, когато става въпрос за вашите собствени опции за администриране, като например обучаване на документи и правене на настройки сами. Ако имате нужда от помощ, производителят ще се радва да ви помогне, но оставете независимостта си. -
Дигиталната автоматизация е бъдещето
Процедурите ще бъдат напълно идентични в бъдеще, но напълно автоматизирани.
Фактура идва? Работният процес се активира и всичко върви по дефинирания си път.
Търсене през всички 1000 папки? Няма проблем, защото имате своя Google!
