Предоставление доступа к документам: по ссылке в браузере и по телефону

Сначала результат: общий доступ через браузер и по телефону

Здравствуйте и добро пожаловать в Академию PaperOffice AI. Этот фильм посвящен предоставлению доступа: как можно безопасно передать документы по ссылке в браузере или по телефону. Сначала результат. Наш бухгалтер видит Workspace Accountant 2026 в собственной учетной записи PaperOffice — именно с теми документами, к которым мы предоставили доступ. А когда он в пути, он может позвонить, войти с PIN и получить информацию прямо из документов. Мы проведем вас через все шаги: подготовка Workspace, предоставление доступа по эл. почте и принятие приглашения получателем, телефонный агент, доступ по телефону, звонок, управление доступами и их отзыв и, наконец, несколько практических советов.

Глава 1: Подготовка Workspace

Workspace всегда предоставляется целиком. Поэтому мы создаем отдельный Workspace для нашего бухгалтера и помещаем в него только те документы, которые он должен видеть. Доступ можно предоставить только для Workspace типа Business. Для нашего примера достаточно шести документов: счета, кредит-нота и товарная накладная. Все, что позже попадет в этот Workspace, автоматически станет видно получателю.

Глава 2: Предоставление доступа по эл. почте

Доступ настраивается непосредственно в Workspace: нажмите «Редактировать», затем перейдите на вкладку «Доступ» и выберите «Новая внешняя публикация». В качестве канала мы выбираем эл. почту. Затем указываем адрес эл. почты бухгалтера. Если отметить этот флажок, принять приглашение сможет только учетная запись PaperOffice с точно таким же адресом; одной лишь пересылки ссылки недостаточно. В поле «Доступ к документу» Вы определяете, что получателю разрешено делать: только просматривать и скачивать либо дополнительно загружать документы. Поскольку нашему бухгалтеру нужно возвращать нам документы, мы разрешаем загрузку. А Вы решаете, как долго доступ остается действительным: без срока действия, на 7, 30 или 90 дней либо на один год. Для годового закрытия нам достаточно 30 дней. Сохраните — и готово. Доступ теперь отображается в списке со статусом «Ожидает», пока бухгалтер не примет приглашение.

Глава 3: Получатель принимает приглашение

Бухгалтер получает письмо с приглашением в Workspace Accountant 2026 и кнопкой «Принять приглашение». Если он вошел в собственную учетную запись PaperOffice, для получения доступа достаточно одного нажатия. Таким образом, ему нужна собственная учетная запись, но PIN для доступа не требуется. С этого момента общий Workspace появится в его учетной записи с понятной отметкой. Он может просматривать документы вместе со всеми извлеченными данными и скачивать их в рамках тех прав, которые Вы предоставили. Поскольку мы разрешили загрузку, наш бухгалтер может также отправить нам что-то обратно, например счет, который был выслан непосредственно ему. Он перетаскивает его в общий Workspace — и все. А как же мы? Счет теперь находится в нашем Workspace Accountant 2026 и обрабатывается так же, как любой другой документ. Никому не нужно отправлять что-либо туда и обратно по эл. почте.

Глава 4: Создание телефонного агента

Для доступа по телефону понадобится телефонный агент. В разделе Conversation AI мы создадим нового агента и назовем его Northstar Phone Share. Важно обратить внимание на его роль: «Защищенный агент». Тогда звонящие должны войти в систему, прежде чем агент сможет предоставить им что-либо из ваших документов. В разделе «Телефония» Вы активируете агента и выбираете страну. PaperOffice предоставляет для этого номер телефона. Для этого Вы выбираете язык и голос агента. В поле «Каким должен быть стиль поведения агента?» опишите своими словами его задачу, тон и четкие границы. Наш агент должен дружелюбно и кратко отвечать на вопросы о документах, всегда указывая суммы вместе с валютой. В разделе «Знания» Вы указываете, из каких Workspaces агент может брать ответы: здесь только из Accountant 2026.

Глава 5: Настройка доступа по телефону

Теперь перейдем к самому доступу, снова в Workspace: «Новая внешняя публикация», на этот раз выбрав канал «Телефон». Агент уже указан. Вы вводите мобильный номер бухгалтера и PIN из 4–6 цифр. Получить доступ к документам может только тот, кто звонит с этого номера и знает PIN. Оба значения в видео размыты в целях конфиденциальности. Если звонящему нужен документ, PaperOffice отправляет его на этот фиксированный адрес эл. почты: в виде ссылки на защищенный паролем PDF, а пароль указан в том же письме. По телефону звонящий не может указать никакой другой адрес. Если кто-то звонит с неизвестного или анонимного номера, он попадает на ресепшен без доступа к документам. А после 3 неверных PIN доступ блокируется на 15 минут.

Глава 6: Звонок

Вот как это звучит по телефону. Бухгалтер звонит по номеру, вводит свой PIN и просто задает вопрос.

Имитация звонка:

Телефонный агент: Добро пожаловать в PaperOffice AI. Чтобы войти, введите PIN и нажмите клавишу «решетка». Для связи с ресепшеном нажмите клавишу «звездочка».

Бухгалтер: (ввод PIN)

Телефонный агент: PIN подтвержден. Один момент, пожалуйста.

Телефонный агент: У вас есть доступ к Workspace «Accountant 2026». Что мне найти в архиве?

Бухгалтер: Какие счета от Veldtmann были со сроком оплаты в сентябре?

Телефонный агент: Два: один на 2 850 € со сроком оплаты 6 сентября и другой на 47 500 € со сроком оплаты 18 сентября.

Бухгалтер: Какой остаток к оплате по счету на 47 500 евро?

Телефонный агент: Есть кредит-нота от 21 августа на 950 € в зачет этого счета. Остаток к оплате составляет 46 550 €.

Телефонный агент: Отправить документ на ваш адрес эл. почты?

Бухгалтер: Да, пожалуйста.

Телефонный агент: Я отправил документ на ваш сохраненный адрес эл. почты.

Бухгалтер: Спасибо, это все.

Агент ищет внутри общего Workspace и отвечает на основе документов: он называет сроки оплаты по двум счетам и остаток к оплате по кредит-ноте. Во время этого звонка у агента нет доступа к другим Workspaces. По просьбе звонящего агент отправляет документ в виде защищенного PDF на сохраненный адрес эл. почты.

Глава 7: Управление доступами и их отзыв

Следить за всем можно в обзоре Workspace: в разделе «Параметры» Вы видите, сколько Workspaces Вы предоставили другим, и сколько предоставили вам другие. Доступы каждого Workspace отображаются на вкладке «Доступ»: кто имеет доступ, через какой канал и до какого срока. С помощью кнопки «Действия» можно изменить права доступа, например определить, разрешено ли получателю загружать файлы. А когда совместная работа заканчивается, отзовите общий доступ. Это действует немедленно: Workspace исчезает из вида получателя, а следующий звонок направляется на ресепшен. Вот как это выглядит для бухгалтера впоследствии: Workspace пропал из его учетной записи, и документы больше недоступны.

Глава 8: Советы из практики

Наконец, четыре практических совета. Во-первых: один Workspace на каждого получателя и каждую цель. Так каждый видит только то, что ему положено, и Вы можете отозвать доступ, не затрагивая других. Во-вторых, задавайте срок действия для каждого доступа. Без срока доступ будет действовать бессрочно, даже если он больше не нужен. В-третьих, передавайте PIN для доступа по телефону не тем каналом, по которому передан номер телефона, а лучше лично. И в-четвертых, регулярно проверяйте список активных публикаций и отзывайте доступы, которые больше не нужны. Итог: создавайте отдельный Workspace для каждого получателя. Предоставляйте доступ по эл. почте учетной записи PaperOffice с указанием прав и срока действия. Получатель входит по телефону, используя свой номер телефона и PIN, и просто задает свой вопрос. А любой доступ Вы можете изменить или отозвать в любой момент. До новых встреч в Академии PaperOffice AI.