Что такое PaperOffice AI? Общий обзор

Почему классической системы управления документами больше недостаточно

Система управления документами хранит Ваши документы. Она может их искать. А затем она ждет. Она ждет, пока человек прочитает документ, примет решение и введет все данные в следующую систему. Если Вам нужна искусственный интеллект, Вы добавляете чат-бот сбоку или переходите на корпоративный тариф. Вы платите за каждое рабочее место для каждого коллеги, который все еще должен выполнять работу. А Ваш архив находится в облаке другого провайдера. За каждое рабочее место. Enterprise только. Их облако. Теперь представьте систему, которая понимает документ, решает, что делать дальше, и выполняет это действие, независимо от того, просит ли об этом человек или агент. Без лицензий на рабочие места. Без корпоративного тарифа для ИИ. На Вашем собственном хранилище, если Вы хотите. Это PaperOffice AI: один движок, доступ через любой интерфейс, Ваше хранилище. PaperOffice AI — это Документ

Что такое PaperOffice AI?

Операционная платформа. Понимания документа недостаточно. Важнее то, что происходит дальше. Поэтому движок выполняет три действия с каждым документом: он читает его, определяет, что требуется от документа, и действует. Он архивирует, извлекает данные, маршрутизирует, запрашивает утверждение и передает данные в Вашу ERP-систему. Люди и агенты ИИ работают с одними и теми же документами, по одним и тем же правилам и с одними и теми же правами доступа. Четыре интерфейса, одна платформа.

Единый источник достоверной информации о документах

Существует новый вид хаоса, который выглядит современно. Ваши ИИ-ассистенты позволяют добавлять документы в проекты. Поэтому контракт попадает в один проект, дополнение — в другой, а коллега загружает версию прошлого месяца в третий. Три копии, нет владельца, и никто не знает, какая из них является актуальной. PaperOffice AI — это единый источник достоверной информации о документах. Каждая новая версия получает свой номер, а старая остается. Каждый ассистент, каждый агент и каждое приложение читают одну и ту же актуальную версию через API или MCP. Ничего не копируется. Одно место, одна истина, любой клиент.

Как документ попадает в систему?

Начинайте с места поступления документов. Копир в коридоре сканирует документы в папку или напрямую в почтовый ящик сканера PaperOffice. Коннектор отслеживает папку каждые несколько минут по шаблону файлов и передает каждый новый файл в Workspace. То же самое относится к почтовому ящику, сетевой папке NAS или облачному хранилищу. Никто не открывает приложение. Никто не переименовывает файл. Первый шаг выполнен: товарная накладная находится в Workspace, с предварительным просмотром, и любой сотрудник может пометить ее вручную. Пока без ИИ. Это будет следующим шагом.

Насколько глубоко работает движок?

Шаг второй: включите AI-DMS. В соответствии с Workspace вы выбираете глубину обработки документа движком. Basic считывает текст с помощью AI-OCR и определяет тип документа. Тип определяет правила: срок хранения, правовое основание и какой именно IDP Agent ему принадлежит. Premium понимает поля и связывает документ с его деловым партнером. Ultra проводит аудит, проверяет на мошенничество и связывает со всеми предыдущими документами. Каждый новый документ проходит обработку автоматически. И любой документ можно позже обработать глубже.

AI-OCR — это не обычный OCR

Реальные документы не являются чистыми PDF-файлами. Счет на оплату с пятном от кофе. Накладная, распечатанная на матричном принтере. Отчет об обслуживании, сфотографированный на рабочем столе в мастерской. AI-OCR распознает все три варианта: текст, таблицы и ограничивающие рамки для каждой строки, каждая со своим показателем уверенности. Включая рукописный текст. Это отличие от классического OCR: он не угадывает символы, а понимает структуру страницы. AI-OCR работает внутри каждого прохода AI-DMS. И вы можете вызывать его отдельно через API или как инструмент MCP. AI-DMS понимает

IDP Agents: поля как данные

документ в целом. IDP Agent действует точно, как снайпер. Тип документа запускает процесс, и он извлекает именно то, что Вы определили: номер счета-фактуры, поставщик, сумма, ссылка на заказ, банковский счет. Одно поле — один промпт (запрос), плюс проверки, которые Вы задаете, например: сходятся ли позиции в сумме с итоговой? Каждое поле возвращается как структурированные данные вместе с его позицией в оригинале. Затем приходит следующий документ, отличающийся по виду: испанский счет-фактура, другой макет, и агент все равно находит нужные поля, поскольку он читает смысл, а не координаты. Если отсутствует обязательное поле, документ попадает в очередь на проверку к сотруднику. Запустите агента вручную, пакетно, в рабочем процессе или автоматически для каждого документа этого типа.

Сходятся ли суммы? Трехстороннее согласование

Теперь движок связывает то, что принадлежит вместе. Заказано: сто модулей питания. Подтверждено: сто. Доставлено: девяносто восемь. Сфактурировано: сто. Классическая система просто заархивировала бы четыре документа и перешла к следующему. PaperOffice отслеживает номер заказа по всем четырем документам, видит разницу в две единицы, находит кредит-ноту, корректирующую сумму в девятьсот пятьдесят евро, и связывает платеж с выпиской из банка: сорок шесть тысяч пятьсот пятьдесят. Задача решена. Никаких сторонних электронных таблиц.

Когда решение принимает человек

Некоторые решения остаются за людьми. Вот один из примеров. Приходит счет-фактура с новым банковским счетом. В тот же день приходит письмо с просьбой срочно обновить запись о поставщике и не звонить на главную линию компании. Движок уже поместил новый счет рядом со старым из договора с поставщиком, оценил письмо как классический паттерн мошенничества и остановил рабочий процесс перед оплатой. Теперь требуется участие человека. Поэтому руководитель финансового отдела получает уведомление, даже если он находится на пляже. Он видит оригинал документа, оба счета и предупреждение, и принимает решение одним нажатием. Не оплачено. Сначала проверено. Каждое решение записывается в журнал.

Рабочие процессы на понятном языке

И кто создает рабочий процесс? Вы, на понятном языке. Диаграммы не требуются. Тип документа является триггером: каждый счет-фактура запускает этот рабочий процесс. Вы описываете правило: если счет-фактура соответствует заказу, утвердите его и передайте в нашу ERP-систему для проведения. Если нет, отправьте его в финансовый отдел с указанием причины. Движок преобразует это предложение в агента рабочего процесса. Совпадение найдено, процесс утвержден, данные переданы. Каждый шаг оставляет запись в журнале аудита: что произошло, по какому правилу или кем. Ваша ERP-система получает данные для проведения через вебхук в момент их возникновения. До этого момента никто не открывал приложение PaperOffice. В этом и заключается суть.

Задавайте вопросы о ваших документах через вашего ИИ-ассистента

Или вы просто задаете вопрос. В ChatGPT, в Cursor или в любом другом ИИ-ассистенте, которым вы уже пользуетесь. Какие счета Norvexa еще не оплачены? Была ли поставка по заказу контролера выполнена полностью? Ваш ассистент получает не один PDF-файл. Он получает ваш Workspace как набор инструментов с вашими разрешениями: поиск, чтение, следование ссылкам, сравнение. И он отвечает с указанием использованных документов, строка за строкой. Два счета: один оплачен, один открыт. Две поставки: обе полные. Это не чат с вашими PDF-файлами. Это память вашей компании, доступная любой модели, которой вы доверяете.

Язык не имеет значения

Язык не имеет значения. Немецкий счет-фактура, испанская накладная, английский контракт: движок объединяет все их в единый поисковый массив знаний. Вы задаете вопрос на своем языке и получаете ответ на своем языке, с указанием источников на их языках. Никаких проектов перевода. Никаких отдельных архивов для каждой страны.

Ежедневная рутина агента каждое утро

Поскольку инструменты одинаковы, агент может выполнять эту задачу без вашего участия. Настройте своему помощнику расписание или запланируйте рабочий процесс в PaperOffice: каждое утро в восемь часов сортируйте входящие счета, сопоставляйте каждый счет с соответствующим заказом, блокируйте подозрительные операции и формируйте итоговую сводку. Процесс выполняется автоматически. Через MCP агент работает с теми же правами доступа, теми же правилами и той же аудиторской трассировкой, что и человек. Модель передового уровня находится на стороне вашего клиента. Документы и инструменты остаются здесь.

Три способа, одно ядро

Как вы можете это использовать? Три способа, одно ядро. Используйте готовое решение: веб-приложение и мобильное приложение, доступные с первого дня. Расширяйте возможности: добавляйте надстройки через API и MCP, создавайте собственные панели управления и автоматизации. Или построите собственный продукт на том же ядре в headless-режиме со своим интерфейсом. Все три варианта работают с одними и теми же документами, правами доступа и инструментами. Мы в первую очередь разрабатываем решения для себя: то, что мы используем ежедневно, доступно и вам в виде API и инструментов MCP. Масштаб роста зависит только от ваших амбиций.

Ваша собственная надстройка за три шага

Насколько это просто? Три шага. Один: предоставьте вашему ассистенту по написанию кода, например Cursor, адрес paperoffice dot ai slash llms dot txt. Он читает документацию платформы, конечные точки и инструменты. Два: скажите, что вы хотите. Панель управления для удержанных счетов на базе PaperOffice AI. Три: он создает ее. Ваше дополнение работает с вашим Workspace, с вашими разрешениями, уже в тот же вечер. Не нужно изучать SDK. Платформа объясняет себя вашему редактору.

Мобильное приложение

По телефону PaperOffice AI представляет собой устанавливаемое веб-приложение. Без магазина приложений. Свяжите его с QR-кодом с вашего рабочего стола, и с этого момента входите по отпечатку пальца. Наведите камеру на документ: обнаружение краев, коррекция перспективы, несколько страниц за один раз. Нет сети? Сканирование сохранится и загрузится позже. Подписывайтесь в пути с помощью SMS-кода. Задавайте вопросы агенту голосом. Утверждайте большим пальцем. Все, что вы сканируете, попадает в Workspace так же, как и любой другой документ, с той же глубиной AI-DMS.

Доступ извне

А как насчет людей за пределами вашей компании? Они тоже получают доступ без копирования. Поделитесь Workspace в браузере: ваш клиент получает ссылку, регистрируется бесплатно, и общий Workspace появляется рядом с его собственным. Он видит то, что вы разрешаете: чтение или также загрузка. И для всех, кто предпочитает общаться, а не кликать, существуют Conversation Agent: в чате на вашем веб-сайте и на телефоне.

Кто отвечает, когда ваши клиенты звонят?

Кто отвечает, когда ваши клиенты звонят? Возьмем производителя промышленных контроллеров. Те же самые вопросы поступают каждый день по телефону и в чате на сайте. Теперь их обрабатывает Conversation Agent из базы знаний компании: её статьи и весь её сайт. Какая гарантия на контроллер? Тридцать шесть месяцев с момента доставки, и в чате — со ссылкой на источник. Факты о компании берутся из собственных инструкций агента и его базы знаний. По телефону никогда не произносится сумма без источника. Если агент не может помочь, он отправляет звонящему ссылку текстом. Звонящий описывает запрос, и тикет попадает к команде. А если звонящий предпочитает испанский язык, он просто говорит об этом. Ваши знания отвечают на телефонные звонки.

Можете ли вы позвонить в свой архив?

Можете ли вы позвонить в свой архив? Да, с помощью PIN-кода. Передайте Workspace номер телефона: клиента, заказчика или ваш собственный, для дней в пути. Вызов поступает с зарегистрированного номера, и абонент вводит PIN-код, а затем ключ хеширования. Три неверные попытки приводят к блокировке доступа по телефону на некоторое время. Агент называет Workspace и спрашивает, что нужно найти. Какие из наших счетов еще не оплачены? Он просматривает документы и отвечает: один оплачен, один открыт. По запросу он отправляет открытый счет по электронной почте в виде ссылки на PDF-файл, защищенный паролем, и только на адрес, сохраненный для этого Workspace. Для каждого Workspace вы устанавливаете голос, язык и дополнительные инструкции. Звездочка ведет к оператору. Идеально подходит для практик, управляющих недвижимостью и юридических фирм.

Какие инструменты внутри?

Все это — один движок, а у движка много инструментов. Document AI: OCR, IDP Agents, Split Agent, который разбирает отсканированный пакет документов, Redact Agent, который зачеркивает персональные данные перед тем, как расчетный листок покинет офис, и Trust Agent, который проверяет каждый файл на наличие скрытого текста и изменений. Workflow AI на простом языке, с шаблонами и участием человека в процессе. Conversation AI: чат-агент, цитирующий свои источники, и телефонный агент. Media AI: преобразование текста в речь более чем на тридцати языках, даже вашим собственным голосом, а также транскрибация. Knowledge Base AI для ваших статей и веб-сайта. Relations AI: все участники из каждого документа и граф связей между ними. Analytics AI: ваши финансы, рассчитанные на основе данных, прочитанных IDP. PaperOffice Sign, а также полка сервисов данных. Более сорока возможностей, один аккаунт. Доступ через API и многие из них в виде инструментов MCP.

Может ли движок также создавать документы?

Движок читает документы. Может ли он также их создавать? Познакомьтесь с Creator Agent. Ваш фирменный бланк становится шаблоном, напрямую из существующего документа. Затем вы запрашиваете простым языком: коммерческое предложение для Norvexa, сто контроллеров, с вводом в эксплуатацию на месте. Агент берет факты из вашей базы знаний, записей о клиентах и профиля компании. Каждое число должно иметь источник. Если цена отсутствует или подходит несколько клиентов, он задает вопрос вместо того, чтобы догадываться. Вы проверяете предварительный просмотр и подтверждаете. Только тогда создается PDF-файл, нумеруется и сохраняется в Workspace, как и любой другой документ. И тот же агент работает через API и как инструмент MCP.

Подписание и проверка

Подписание происходит там, где уже находится документ. Отправьте поправку из архива. Подписант получает ссылку, подтверждает личность кодом из SMS и подписывает документ в браузере или на телефоне. Подписанный PDF-файл вместе с сертификатом электронной подписи размещается рядом с оригиналом. И любой желающий может позже самостоятельно проверить подпись на публичной странице верификации.

Должны ли ваши файлы перемещаться?

Должны ли ваши файлы перемещаться? Только если вы этого хотите. Монтирование хранилища подключает ваш NAS, сервер или облачное хранилище (bucket), и вы выбираете параметры для каждого подключения отдельно. Индексация: файлы остаются на вашем хранилище и никогда не изменяются. PaperOffice делает их доступными для поиска, применяет к ним те же возможности искусственного интеллекта и отслеживает все изменения. В качестве хранилища через SFTP: каждый новый документ записывается напрямую на ваше устройство, шифруется вашим собственным паролем. Второе монтирование может дублировать первое, и если первое выйдет из строя, PaperOffice будет читать данные с зеркала. Или импорт: файлы перемещаются в наш собственный дата-центр в Европейском Союзе. В любом случае PaperOffice сохраняет индекс, метаданные и результаты работы ИИ. Используйте собственное хранилище и сохраняйте все возможности искусственного интеллекта. Без привязки к поставщику.

Где хранятся мои документы — и кто имеет к ним доступ?

Где хранятся ваши документы и кто имеет к ним доступ? Чтение, извлечение данных, поиск и создание эмбеддингов: в оперативной памяти, на наших собственных графических процессорах (GPU), в нашем собственном дата-центре в Европейском Союзе, в Испании. Данные поступают внутрь и выводятся наружу: модель ничего не сохраняет. Вы выбираете хранилище: наше или любое другое NAS или сервер, поддерживающий протокол SFTP. Ваш ИИ-ассистент получает инструменты, но не доступ к архиву, в пределах ваших разрешений.

Для кого это?

Для команды, которая хочет обрабатывать счета, контракты и почту без привлечения разработчиков. Для интегратора, который внедряет PaperOffice в свое собственное программное обеспечение. Для разработчика, который хочет использовать Document AI в виде API и инструментов MCP. Для партнера, который перепродает его по своему счету. Единый аккаунт, единый вход, единый механизм. Без лицензий на места: пользователи включены во все тарифы, а использование оплачивается в кредитах. И за всем этим стоит компания, основанная в две тысячи втором году.

Коротко

Система управления документами хранит и ждет. PaperOffice AI читает, принимает решения и действует. Для того, кто задает вопрос, и для агента, который задает его от Вашего имени. Один механизм. Все двери. Ваше хранилище. Создано для людей. Готово для агентов.