Audit și carantină: Opriți facturile suspecte înainte ca oricine să plătească

Rezultatul inițial: Factura a fost blocată

Bună ziua și bine ați venit la Academia PaperOffice AI. Acest filmat tratează auditul și carantina: cum PaperOffice detectează documentele suspecte și le blochează înainte ca cineva să plătească o factură falsă. Mai întâi, rezultatul. Această factură provine aparent de la Veldtmann, un furnizor bine-cunoscut, și solicită să plătiți doar la un nou cont bancar începând cu imediat. PaperOffice a analizat-o, a clasificat-o ca critică și a plasat-o imediat în carantina de securitate. Editarea, descărcarea și ștergerea sunt blocate până când un administrator ia o decizie. Vom parcurge pas cu pas: nivelul AI-DMS al Workspace, carantina, scanările proaste și câmpurile, centrul de control al auditului, sarcina de revizuire, duplicatele și în final stocarea securizată pentru audit.

Capitolul 1: Nivelul AI-DMS al Workspace

Cât face PaperOffice cu documentele dumneavoastră este stabilit per Workspace, prin nivelul AI-DMS. Stocarea păstrează doar fișierele fără procesare automată. Basic le transformă într-o arhivă căutabilă, cu recunoaștere text, clasificare și cuvinte cheie. Premium citește de asemenea câmpurile de afaceri, detectează relațiile dintre documente și raportează duplicatele. Ultra merge cel mai adânc: recunoașterea viziunii citește tabelele, formularele și codurile de bare, completată de Knowledge Graph și raționamentul cross-document. Și în Ultra, auditul este inclus: PaperOffice verifică fiecare document cu douăsprezece controale și plasează documentele suspecte în carantină. Pentru acest video, creăm Workspace Audit-Demo cu Ultra. Înainte de a-l crea, PaperOffice afișează din nou cele mai importante setări pentru revizuirea dumneavoastră. Dacă totul pare corect, creăm Workspace.

Capitolul 2: Schimbarea băncii: factura intră în carantină

Acum pentru cazul serios. Încărcăm o factură de la Veldtmann, un furnizor bine-cunoscut. În partea de jos a facturii, există o notă: Vă rugăm să utilizați doar noile date bancare de acum înainte; cele anterioare nu mai sunt valabile. Puteți deja vedea în listă că ceva nu este în regulă: carantină de securitate, audit ridicat și HITL necesar, ceea ce înseamnă că o persoană trebuie să o revizuiască. În fila Audit, puteți vedea de ce. Auditul semnalează un risc de fraudă: factura spune explicit să se utilizeze un nou cont bancar și că cel anterior nu mai este valabil. Acesta este un semn clasic de fraudă prin e-mail, de exemplu când cineva a preluat o cutie poștală. Severitate opt din zece, critic. Fiecare constatare vine cu o recomandare. Aici: nu procesați plata bazată doar pe document și contactați furnizorul folosind datele de contact verificate din corespondența anterioară pentru a confirma schimbarea. Există de asemenea o a doua constatare: un risc de plată, deoarece factura vă spune să utilizați un nou IBAN și să ignorați detaliile bancare anterioare. De la nivelul de severitate șapte în sus, PaperOffice plasează imediat documentul în carantină. Editarea, mutarea, descărcarea și ștergerea sunt blocate; filele rămase sunt inactive. Puteți totuși vizualiza conexiunile, dar doar în modul doar citire.

Capitolul 3: Scanări de calitate slabă

În practica zilnică, documentele ajung rar în condiții perfecte. Încărcăm trei cazuri tipice: o factură de transport cu o pată de cafea, un aviz de livrare tipărit cu imprimantă matricială și o factură fotografiată cu telefonul mobil. PaperOffice extrage și aceste documente. Fiecare primește un nume descriptiv, un scurt rezumat și câmpurile sale de date: numărul documentului, emitentul, destinatarul, referința și sumele. În factura de transport de la Britannia Freight, pată de cafea se află chiar în mijlocul paginii. Numărul documentului, expeditorul și suma totală din ambele linii sunt totuși capturate corect în câmpurile respective. Treceți cu mouse-ul peste un câmp, iar vizualizarea din stânga sare direct la locul din document de unde provine valoarea. Astfel, puteți vedea imediat dacă este corectă. Avizul de livrare de la imprimanta matricială are caractere palide, punctate, pe hârtie continuă gri. Numărul avizului de livrare, numărul comenzii și adresele sunt totuși clare. Iar fotografia cu telefonul mobil: făcută unghiular pe o masă din lemn. PaperOffice o citește ca pe o scanare, cu numărul facturii, emitentul, codul fiscal și suma de nouăsprezece sute de euro. O scanare de calitate slabă nu este încă un punct critic în audit. Toate cele trei documente au trecut auditul fără semnale critice.

Capitolul 4: Verificați și editați câmpurile

Dacă o valoare este incorectă sau ar trebui să fie diferită, o puteți modifica direct în câmp: faceți clic în el, modificați valoarea și gata. PaperOffice salvează modificarea imediat, iar prezentarea generală arată apoi cine a modificat documentul ultima dată și când. Un istoric al modificărilor protejat împotriva manipulării vine cu stocare securizată pentru revizii. Mai multe detalii la final.

Capitolul 5: Izolare la prima vedere

Înapoi la factura cu noile detalii bancare: nu o puteți șterge simplu. Un administrator trebuie să ia o decizie mai întâi. Acest lucru asigură că nicio dovadă nu dispare înainte ca cineva să revizuiască cazul. Pentru a vă asigura că niciun caz nu scapă, filtrați căutarea dumneavoastră după Audit: audit necesar, risc de audit ridicat, HITL necesar sau carantină de securitate. Cu carantina de securitate, exact o factură rămâne în Workspace-ul nostru. În hub-ul documentelor, fiecare Workspace arată câte documente sunt în prezent în carantină. Filtrele cu carantină afișează doar acele Workspaces. În setări, puteți defini dacă PaperOffice plasează automat documentele în carantină la o constatare critică de audit și la ce nivel de severitate. În mod implicit, acesta este setat la șapte din zece.

Capitolul 6: Centrul de control al auditului

Centrul de control al auditului sintetizează totul: două constatări, două revizuiri deschise, doisprezece controale, severitate maximă opt. Alături se află analiza riscului de fraudă în propoziții complete. Mai jos veți vedea toate cele doisprezece controale: integritate financiară, conformitate fiscală, risc de fraudă, neconcordanță geografică, consistența datelor, date lipsă, verificare de plauzibilitate, risc de plată, autenticitate vizuală, conformitate reglementară, expunerea datelor sensibile și conținut amenințător. Două sunt marcate cu risc ridicat și fără bifă verde. Mai jos se află constatările cu severitatea, raționamentul și recomandarea. Puteți marca fiecare constatare ca fiind revizuită sau puteți crea o sarcină din ea. Pentru arhiva dumneavoastră sau pentru consultantul fiscal, puteți exporta rezultatul ca raport PDF, opțional împreună cu documentul original.

Capitolul 7: Decizia privind sarcina de revizuire

Cu un singur clic, transformați constatarea într-o sarcină de revizuire. Aceasta ajunge în lista de sarcini Human in the Loop (HITL), unde echipa dumneavoastră o procesează. Sarcinile de audit vă oferă patru opțiuni: Revizuire completă, când constatarea a fost verificată; Nu este necesară nicio acțiune, când nu există risc; Nu este fezabilă, iar constatarea rămâne deschisă; Sau redirecționarea sarcinii către o altă persoană. Când se schimbă un cont bancar, regula este să sunați furnizorul la numărul pe care îl cunoașteți deja, niciodată la cel din factura nouă. Înregistrați constatarea ca un comentariu și finalizați revizuirea. Doar un administrator poate ridica carantina, după o confirmare explicită. În acest caz, schimbarea contului bancar nu a fost legitimă. Așadar, anulați; documentul rămâne în carantină și nimeni nu plătește în contul greșit.

Capitolul 8: Duplicatele

Un caz clasic: aceeași factură ajunge de două ori, o dată ca original și ulterior ca scanare. Pornind de la AI-DMS Premium, PaperOffice recunoaște acest lucru. Deasupra celui de-al doilea document, se afișează: posibil duplicat, împreună cu numele, Workspace, și data originalului. Motivele sunt acolo: același număr de document, același emitent, aceeași sumă și aceeași referință. Auditul marchează, de asemenea, duplicatul ca o constatare cu nivelul de severitate cinci. Acesta este sub pragul de șapte. Astfel, documentul nu intră în carantină, dar o persoană ar trebui să îl revizuiască. Cu un singur clic, deschideți originalul și comparați. Dacă nu este într-adevăr un duplicat, marcați-l ca Nu este un duplicat.

Capitolul 9: Stocare sigură de revizuire și retenție legală

Pentru documentele pe care trebuie să le păstrați, există stocarea sigură de revizuire. Deasupra documentului, se mai afișează: nu este sigur pentru revizuire. O activăm în fila Revizuiri: alegeți țara și tipul de document, ceea ce stabilește perioada de retenție, aici șase ani pentru un document TVA UK din Marea Britanie. Aceasta începe imediat, iar PaperOffice afișează data calculată de final. După aceea, documentul este stocat inalterabil și nu poate fi șters sau mutat până când perioada de retenție se încheie. PaperOffice înregistrează orice se întâmplă cu documentul, protejat împotriva manipulării, în fila Revizuiri. Acest lucru este ireversibil din design. În orice moment, puteți crea apoi un certificat de conformitate: un PDF cu dovada integrității, un cod QR și un link public de verificare. Dacă există o dispută legală sau un audit fiscal în curs, un administrator poate seta suplimentar o retenție legală prin API, de exemplu din fluxul dumneavoastră propriu. Documentul va afișa acest lucru imediat și va rămâne reținut dincolo de termenul limită până când retenția este ridicată. Pentru a rezuma: alegeți AI-DMS Ultra pentru documentele importante, iar auditul verifică fiecare document cu douăsprezece controale. Constatările critice pun documentul în carantină imediat, și doar un administrator îl poate elibera, după o revizuire. PaperOffice citește și scanările proaste, verificați fiecare valoare la sursa sa, PaperOffice raportează duplicatele de sine stătător, și stocați documentele importante în siguranță de revizuire. Până data viitoare în Academia PaperOffice AI.