Ce este PaperOffice AI? Imaginea de ansamblu

De ce un DMS clasic nu mai este suficient

Un sistem de gestionare a documentelor stochează documentele dumneavoastră. Le poate căuta. Și apoi așteaptă. Așteaptă ca o persoană să le citească, să decidă și să introducă toate informațiile în următorul sistem. Dacă doriți AI, atașați un chatbot lateral sau faceți upgrade la versiunea enterprise. Plătiți per licență de utilizator, pentru fiecare coleg care trebuie încă să efectueze munca manuală. Iar arhiva dumneavoastră se află în cloud-ul altcuiva. Per licență de utilizator. Enterprise doar. Cloud-ul lor. Acum imaginați-vă un sistem care înțelege documentul, decide ce urmează să se întâmple și acționează, fie că este solicitat de o persoană sau de un agent. Fără licențe per utilizator. Fără versiune enterprise pentru AI. Pe stocarea dumneavoastră, dacă doriți. Aceasta este PaperOffice AI: un singur motor, acces prin orice interfață, stocarea dumneavoastră. PaperOffice AI este un Document

Ce este PaperOffice AI?

Platforma de operațiuni. Înțelegerea unui document nu este suficientă. Ce urmează să se întâmple este ceea ce contează. Astfel, motorul face trei lucruri cu fiecare document: îl citește, decide ce are nevoie documentul și acționează. Îl arhivează, extrage datele, îl direcționează, solicită aprobarea și îl predați ERP-ului dumneavoastră. Persoanele și agenții AI lucrează cu aceleași documente, aceleași reguli și aceleași permisiuni. Patru interfețe, o singură platformă.

O singură sursă de adevăr pentru documente

Există un nou tip de haos, care arată modern. Asistenții dumneavoastră AI vă permit să adăugați documente la proiecte. Astfel, contractul intră într-un proiect, amendamentul în altul, iar un coleg încarcă versiunea din luna trecută într-a treia. Trei copii, fără proprietar clar și nimeni nu știe care este versiunea curentă. PaperOffice AI este sursa unică de adevăr pentru documente. Fiecare nouă versiune primește un număr propriu, iar cea veche rămâne neschimbată. Fiecare asistent, fiecare agent, fiecare aplicație citește aceeași versiune curentă, prin API sau MCP. Nimic nu este copiat și distribuit. Un singur loc, un singur adevăr, pentru orice client.

Cum ajunge un document în sistem?

Începeți acolo unde ajung documentele. Copiatorul din hol scanează într-un dosar, sau direct într-o căsuță de intrare a scannerului PaperOffice. Un connector supraveghează dosarul la fiecare câteva minute, după modelul fișierului, și preia fiecare fișier nou către un Workspace. La fel se întâmplă pentru o căsuță de e-mail, o partajare NAS sau un bucket cloud. Nimeni nu deschide o aplicație. Nimeni nu redenumește un fișier. Primul pas este finalizat: nota de livrare se află în Workspace, împreună cu o previzualizare, iar oricine o poate eticheta manual. Încă nu există AI. Acesta vine mai departe.

Cât de adânc citește motorul?

Pasul doi: activați AI-DMS. În funcție de Workspace, alegeți cât de profund citește motorul. Basic citește textul cu AI-OCR și recunoaște tipul documentului. Tipul aduce regulile sale: cât timp să îl păstreze, pe ce temei legal și care este IDP Agent asociat acestuia. Premium înțelege câmpurile și conectează documentul la partenerul său de afaceri. Ultra îl audită, îl verifică pentru fraudă și îl leagă de tot ce a precedat. Fiecare document nou trece automat prin procesare. Iar orice document poate fi analizat mai profund ulterior.

AI-OCR nu este un OCR obișnuit

Documentele reale nu sunt PDF-uri curate. O factură de transport cu o pată de cafea. O notă de livrare tipărită cu imprimantă matriceală. Un raport de service fotografiat pe o masă din atelier. AI-OCR citește toate cele trei: textul, tabelele și un dreptunghi delimitator pentru fiecare linie, fiecare având propria sa scor de încredere. Inclusiv scrisul de mână. Aceasta este diferența față de OCR-ul clasic: nu ghicește caracterele, ci înțelege structura paginii. AI-OCR rulează în interiorul fiecărui pas AI-DMS. Și îl puteți apela și independent, prin API sau ca un instrument MCP. AI-DMS înțelege

IDP Agents. câmpuri ca date

document în ansamblu. Agentul IDP Agent acționează cu precizie chirurgicală. Tipul de document declanșează procesul și extrage exact ceea ce ați definit: numărul facturii, furnizorul, suma, referința comenzii, contul bancar. Un câmp, un prompt, plus verificările definite de dumneavoastră, de exemplu: se adună liniile la total? Fiecare câmp este returnat ca date structurate, împreună cu poziția sa în documentul original. Apoi apare un alt document, o factură spaniolă, cu un alt format, iar agentul găsește totuși câmpurile, deoarece citește sensul, nu coordonatele. Dacă un câmp obligatoriu lipsește, documentul ajunge într-o coadă de revizuire pentru o persoană. Puteți rula agentul manual, în lot, într-un flux de lucru sau automat pentru fiecare document de acel tip.

Se adună corect? Potrivirea triplă

Acum motorul conectează ceea ce aparține împreună. Comandat: o sută module de putere. Confirmat: o sută. Livrat: nouăzeci și opt. Facturat: o sută. Un sistem clasic ar fi arhivat patru documente și ar fi trecut mai departe. PaperOffice urmărește numărul comenzii pe toate cele patru documente, identifică diferența de două unități, găsește nota de credit care corectează nouă sute cincizeci de euro și leagă plata din extrasul de cont: patruzeci și șase de mii cinci sute cincizeci. Rezolvat. Fără foi de calcul pe lângă.

Când o persoană decide

Unele decizii rămân în sarcina persoanelor. Iată una dintre ele. Ajunge o factură cu un cont bancar nou. În aceeași zi, un email solicită actualizarea imediată a înregistrării furnizorului și rugăm să nu se sune la centrală. Motorul a deja plasat noul cont lângă cel din contractul cu furnizorul, a evaluat emailul ca un tipic model de fraudă și a oprit fluxul de lucru înainte de plată. Acum are nevoie de o persoană. Astfel, șeful financiar primește o notificare push, chiar dacă se află pe plajă. Vede documentul original, cele două conturi și avertismentul, și decide cu un singur tap. Nu s-a plătit. S-a verificat mai întâi. Fiecare decizie este înregistrată.

Fluxuri de lucru în limbaj simplu

Și cine construiește fluxul de lucru? Dvs., în limbaj simplu. Nu este necesară nicio diagramă. Tipul de document este declanșatorul: fiecare factură inițiază acest flux de lucru. Descrieți regula: dacă o factură se potrivește cu comanda sa, aprobați-o și transmiteți-o ERP-ului nostru pentru înregistrare. Dacă nu, trimiteți-o la departamentul financiar cu motivul. Motorul transformă acea propoziție într-un agent de flux de lucru. Potrivit, aprobat, transmis. Fiecare pas lasă o linie în jurnalul de audit: ce s-a întâmplat, în baza cărei reguli sau de către cine. ERP-ul dvs. primește înregistrarea printr-un webhook în momentul în care aceasta are loc. Până aici, nimeni nu a deschis aplicația PaperOffice. Acesta este scopul.

Interogați-vă documentele prin asistentul dvs. AI

Sau pur și simplu întrebați. În ChatGPT, în Cursor, în oricare asistent AI pe care îl utilizați deja. Câte facturi Norvexa sunt încă deschise? A fost livrată comanda de controler integral? Asistentul dumneavoastră nu primește un singur PDF. Primește Workspace ca instrumente, cu permisiunile dumneavoastră: căutare, citire, urmărirea referințelor, comparare. Și răspunde cu documentele pe care le-a utilizat, rând cu rând. Două facturi, una plătită, una deschisă. Două livrări complete. Aceasta nu este o conversație cu PDF-urile dumneavoastră. Aceasta este memoria companiei dumneavoastră, disponibilă pentru orice model în care aveți încredere.

Limba nu contează

Limba nu contează. O factură germană, un aviz de livrare spaniol, un contract în engleză: motorul le pune pe toate într-un singur corp de cunoștințe căutabil. Întrebați în limba dvs. și primiți răspunsul în limba dvs., cu sursele în limbile lor. Fără proiect de traducere. Fără arhivă separată per țară.

O rutină de agent în fiecare dimineață

Și deoarece instrumentele sunt aceleași, un agent poate face acest lucru fără dumneavoastră. Dați asistentului dumneavoastră o rutină sau programați un flux de lucru în PaperOffice: în fiecare dimineață la ora opt, sortați căsuța de intrare a facturilor, potriviți fiecare factură cu comanda sa, blocați orice aspect suspect și lăsați un rezumat. Acesta rulează. Prin MCP, agentul lucrează cu aceleași permisiuni, aceleași reguli și aceeași urmă de audit ca o persoană. Modelul de frontieră se află în clientul dumneavoastră. Documentele și instrumentele rămân aici.

Trei moduri, un nucleu

Deci, cum îl utilizați? Trei moduri, un nucleu. Utilizați-l așa cum este: aplicația web și aplicația mobilă, gata din prima zi. Extindeți-l: module suplimentare pe API și MCP, propriile dumneavoastră panouri de control, propriile dumneavoastră automatizări. Sau creați-vă propriul produs pe același nucleu, headless, cu propria interfață. Toate cele trei funcționează pe aceleași documente, aceleași permisiuni și aceleași instrumente. Și construim mai întâi pentru noi înșine: ceea ce utilizăm în fiecare zi, obțineți și dumneavoastră, ca API și ca instrumente MCP. Crește atât cât doriți să mergeți.

Propriul dumneavoastră modul suplimentar în trei pași

Cât de ușor este? Trei pași. Unul: oferiți asistentului dumneavoastră de codare, de exemplu Cursor, adresa paperoffice dot ai slash llms dot txt. Acesta citește documentația platformei, endpoint-urile și instrumentele. Doi: spuneți ce doriți. Un tablou de bord pentru facturile reținute, pe baza PaperOffice AI. Trei: acesta îl construiește. Suplimentul dumneavoastră rulează împotriva Workspace, cu permisiunile dumneavoastră, în aceeași seară. Nu trebuie să învățați un SDK. Platforma se explică singură editorului dumneavoastră.

Aplicația mobilă

La telefon, PaperOffice AI este o aplicație web instalabilă. Fără magazin de aplicații. Asociați-l cu un cod QR de pe desktop și, de atunci, autentificați-vă cu amprenta digitală. Îndreptați camera către un document: detectarea marginilor, corecția perspectivelor, mai multe pagini într-o singură trecere. Fără rețea? Scanarea așteaptă și se încarcă ulterior. Semnați în deplasare cu un cod SMS. Întrebați agentul prin voce. Aprobați cu degetul mare. Tot ce scanați ajunge în Workspace ca orice alt document, cu aceeași profunzime AI-DMS.

Acces din exterior

Iar persoanele din afara companiei dumneavoastră? Ele au și ele acces, fără copii. Partajați un Workspace în browser: clientul dumneavoastră primește un link, se înregistrează gratuit, iar Workspace partajat apare chiar lângă propriul său. Vede ce permiteți: citire sau încărcare. Iar pentru toți cei care preferă să vorbească decât să facă clic, există Conversation Agent: în chat de pe site-ul dumneavoastră și la telefon.

Cine răspunde când clienții dumneavoastră sună?

Cine răspunde când clienții dumneavoastră sună? Luați un producător de controllere industriale. Aceleași întrebări ajung în fiecare zi, la telefon și în chat-ul de pe site. Acum un Conversation Agent le răspunde, din baza de cunoștințe a companiei: articolele sale și întregul său site web. Care este garanția pentru controller? Treizeci și șase de luni de la livrare, iar în chat, cu un link către sursă. Faptele despre companie provin din instrucțiunile proprii ale agentului și din baza sa de cunoștințe. La telefon, o sumă fără sursă nu este niciodată menționată. Dacă agentul nu poate ajuta, acesta trimite apelantului un link prin mesaj text. Apelantul descrie solicitarea, iar un tichet ajunge la echipă. Iar dacă apelantul preferă spaniola, spuneți-i pur și simplu. Cunoștințele dumneavoastră răspund la telefon.

Puteți apela arhiva dumneavoastră?

Puteți apela arhiva dumneavoastră? Da, cu un cod PIN. Partajați un Workspace cu un număr de telefon: al unui client, al unui partener sau propriul dumneavoastră, pentru zilele petrecute în deplasare. Apelantul sună de la un număr înregistrat și introduce codul PIN, apoi cheia hash. După trei încercări greșite, accesul telefonic se blochează pentru o perioadă. Agentul numește Workspace și întreabă ce dorește să caute. Care dintre facturile noastre sunt încă deschise? El caută în documente și răspunde: una este plătită, una este deschisă. La cerere, trimite factura deschisă prin e-mail, sub forma unui link către un PDF protejat cu parolă, și doar la adresa stocată pentru acest Workspace. Pentru fiecare Workspace, puteți seta vocea, limba și instrucțiuni suplimentare. Tasta stea duce la recepție. Ideal pentru cabinete, administratori de proprietăți și birouri de avocatură.

Ce instrumente sunt incluse?

Totul este un singur motor, iar motorul are multe instrumente. Document AI: OCR, IDP Agents, un Split Agent care descompune un pachet scanat, un Redact Agent care ascunde datele personale înainte ca o adeverință de salariu să părăsească sediul, și un Trust Agent care verifică fiecare fișier pentru text ascuns și manipulări. Workflow AI în limbaj natural, cu șabloane și om în buclă. Conversation AI: un agent de chat care citează sursa sa, și un agent telefonic. Media AI: text la vorbire în mai mult de treizeci de limbi, chiar și cu vocea dumneavoastră, și transcriere. Knowledge Base AI pentru articolele dumneavoastră și site-ul web. Relations AI: fiecare parte din fiecare document, și un grafic al relațiilor dintre entități. Analytics AI: finanțele dumneavoastră, calculate din câmpurile citite de IDP. PaperOffice Sign, și o raft de servicii de date. Peste patruzeci de capacități, un singur cont. Accesibile prin API, iar multe dintre ele ca instrumente MCP.

Poate motorul să scrie și documente?

Motorul citește documentele. Poate să le și scrie? Întâlniți Creator Agent. Antetul dumneavoastră devine șablonul, direct dintr-un document existent. Apoi cereți în limbaj natural: o ofertă pentru Norvexa, o sută de controller-e, cu punerea în funcțiune la fața locului. Agentul preia datele din baza dumneavoastră de cunoștințe, din înregistrările clienților și din profilul companiei. Fiecare număr trebuie să aibă o sursă. Dacă lipsește un preț sau dacă se potrivesc mai mulți clienți, acesta întreabă în loc să ghicească. Verificați previzualizarea și confirmați. Doar apoi este creat PDF-ul, numerotat și stocat în Workspace, ca orice alt document. Și același agent rulează prin API și ca un instrument MCP.

Semnează și verifică

Semnarea are loc acolo unde documentul este deja stocat. Trimiteți amendamentul din arhivă. Semnatarul primește un link, confirmă cu un cod SMS și semnează în browser sau pe telefon. PDF-ul semnat, împreună cu certificatul de semnătură, este plasat lângă original. Orice persoană poate verifica semnătura ulterior, independent, pe o pagină publică de verificare.

Trebuie să mutați fișierele?

Trebuie să mutați fișierele? Nu, decât dacă doriți acest lucru. Un punct de montare a stocării conectează NAS-ul, serverul sau bucket-ul cloud și alegeți per conexiune. Indexare: fișierele rămân pe stocarea dumneavoastră și nu sunt niciodată modificate. PaperOffice le face căutabile, rulează același AI asupra lor și urmărește fiecare modificare. Ca stocare, prin SFTP: fiecare document nou este scris direct pe dispozitivul dumneavoastră, criptat cu parola dumneavoastră. O a doua montare poate oglindi prima, iar dacă prima eșuează, PaperOffice citește din oglindă. Sau import: fișierele sunt mutate în propriul nostru centru de date din Uniunea Europeană. În ambele cazuri, PaperOffice păstrează indexul, metadatele și rezultatele AI. Aduceți-vă propria stocare și păstrați toate capacitățile AI. Fără blocare la furnizor.

Unde își trăiesc documentele dumneavoastră — și cine are acces?

Unde își trăiesc documentele dumneavoastră și cine are acces? Citirea, extragerea, căutarea și încorporările: în memorie, pe GPU-urile noastre proprii, în propriul nostru centru de date din Uniunea Europeană, în Spania. Datele intră, datele ies: modelul nu păstrează nimic. Alegeți stocarea: a noastră sau orice NAS sau server care suportă SFTP. Asistentul dumneavoastră AI primește instrumente, nu arhiva, în limitele permisiunilor dumneavoastră.

Pentru cine este destinat?

Pentru o echipă care dorește ca facturile, contractele și corespondența să fie gestionate fără un proiect de dezvoltare. Pentru un integrator care implementează PaperOffice în propria sa aplicație software. Pentru un dezvoltator care dorește Document AI ca API și ca instrumente MCP. Pentru un partener care îl revinde pe propria sa factură. Contul este același, accesul este unic, motorul este același. Nu există licențe pe loc: utilizatorii sunt incluși în fiecare plan, iar consumul se facturează prin credite. Și în spate, o companie fondată în două mii doi.

Pe scurt

Un sistem de gestionare a documentelor stochează și așteaptă. PaperOffice AI citește, decide și acționează. Pentru persoana care pune întrebarea, și pentru agentul care o pune în numele dumneavoastră. Un singur motor. Toate ușile. Stocarea dumneavoastră. Construit pentru oameni. Pregătit pentru agenți.