Compartilhar documentos: por link no navegador e por telefone

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Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Este vídeo trata de compartilhamento: como você pode compartilhar documentos com segurança por meio de um link no navegador ou por telefone. Primeiro, o resultado. Nosso contador vê o Workspace Accountant 2026 na própria conta PaperOffice, com exatamente os documentos que compartilhamos. E, quando está fora do escritório, ele pode ligar, fazer login com o PIN e obter as informações diretamente dos registros. Vamos percorrer passo a passo: preparar o Workspace, compartilhar por e-mail e como o destinatário aceita o convite, o agente de telefone, o compartilhamento por telefone, fazer uma chamada, gerenciar e revogar compartilhamentos e, por fim, algumas dicas práticas.

Capítulo 1: Preparar o Workspace

Um Workspace é sempre compartilhado por inteiro. Por isso, criamos um separado para nosso contador e colocamos nele apenas os documentos que ele deve ver. Os compartilhamentos só estão disponíveis para Workspaces do tipo Business. Seis documentos bastam para o nosso exemplo: faturas, uma nota de crédito e uma nota de entrega. Tudo o que for incluído futuramente neste Workspace ficará automaticamente visível para o destinatário.

Capítulo 2: Compartilhar por e-mail

Você configura o compartilhamento diretamente no Workspace: Editar, depois a aba Partilha e, em seguida, Nova partilha externa. Selecionamos e-mail como canal. Em seguida, o endereço de e-mail do contador. Com esta caixa de seleção, somente uma conta PaperOffice com exatamente este endereço pode aceitar o convite; encaminhar apenas o link não basta. Em Acesso ao documento, você define o que o destinatário pode fazer: apenas visualizar e baixar, ou também enviar documentos. Como nosso contador precisa poder nos devolver documentos, permitimos o envio. E você decide por quanto tempo o compartilhamento permanece válido: sem expiração, por 7, 30 ou 90 dias, ou por um ano. Para o fechamento anual, 30 dias são suficientes para nós. Salve e pronto. O compartilhamento passa a constar como pendente até que o contador aceite o convite.

Capítulo 3: O destinatário aceita

O contador recebe um e-mail: convite para o Workspace Accountant 2026, com o botão Aceitar convite. Se ele já estiver conectado à própria conta PaperOffice, basta esse único clique para conceder o acesso. Ou seja, ele precisa de uma conta própria, mas não de um PIN para o compartilhamento. A partir de agora, o Workspace compartilhado aparecerá na conta dele, claramente identificado. Ele pode visualizar os documentos com todos os dados extraídos e baixá-los, dentro do escopo das permissões que você concedeu. Como permitimos o envio, nosso contador também pode nos devolver algo, por exemplo uma fatura que foi enviada diretamente a ele. Ele arrasta a fatura para o Workspace compartilhado, e pronto. E nós? A fatura agora está no nosso Workspace Accountant 2026, processada como qualquer outro documento. Ninguém precisa ficar mandando coisas de um lado para o outro por e-mail.

Capítulo 4: Criar o agente de telefone

Para compartilhar por telefone, você vai precisar de um agente de telefone. Em Conversation AI, criamos um novo e o chamamos de Northstar Phone Share. É importante observar a função: Agente protegido. Com isso, quem liga precisa fazer login antes que o agente possa compartilhar qualquer coisa dos seus documentos com essa pessoa. Em Telefonia, você ativa o agente e seleciona o país. A PaperOffice fornece um número de telefone para essa finalidade. Para tanto, você seleciona o idioma e a voz do agente. No campo Como o agente deve se comportar?, descreva com suas próprias palavras a tarefa, o tom e os limites claros do agente. Nosso agente deve responder às perguntas sobre os documentos de forma amigável e concisa, informando sempre os valores com a respectiva moeda. Em Knowledge, você especifica de quais Workspaces o agente pode tirar suas respostas; neste caso, somente do Accountant 2026.

Capítulo 5: Configurar o compartilhamento por telefone

Agora vem o próprio compartilhamento, novamente no Workspace: Nova partilha externa, desta vez usando o canal de telefone. O agente já está preenchido. Você informa o número de celular do contador e um PIN de 4 a 6 dígitos. Somente quem ligar desse número e souber o PIN poderá acessar os documentos. Ambos estão borrados no vídeo por motivos de privacidade. Se quem liga precisar de um documento, a PaperOffice o envia para este endereço de e-mail fixo: como link para um PDF protegido por senha, com a senha incluída no mesmo e-mail. Quem liga não pode informar nenhum outro endereço por telefone. Se alguém ligar de um número desconhecido ou anônimo, será encaminhado à recepção, sem acesso aos documentos. E, após 3 PINs incorretos, o compartilhamento fica bloqueado por 15 minutos.

Capítulo 6: Uma chamada

É assim que soa ao telefone. O contador liga para o número, digita o PIN e simplesmente pergunta.

Chamada simulada:

Agente de telefone: Bem-vindo ao PaperOffice AI. Para fazer login, digite seu PIN e pressione a tecla #. Para a recepção, pressione a tecla asterisco.

Contador: (digitação do PIN)

Agente de telefone: PIN confirmado. Um momento, por favor.

Agente de telefone: Você tem acesso ao Workspace “Accountant 2026”. O que devo consultar no arquivo?

Contador: Quais faturas da Veldtmann venciam em setembro?

Agente de telefone: Duas: uma de € 2.850 com vencimento em 6 de setembro e outra de € 47.500 com vencimento em 18 de setembro.

Contador: Quanto ainda está em aberto na fatura de 47.500 euros?

Agente de telefone: Há uma nota de crédito de 21 de agosto, no valor de € 950, referente a esta fatura. O saldo em aberto é de € 46.550.

Agente de telefone: Devo enviar o documento para o seu endereço de e-mail?

Contador: Sim, por favor.

Agente de telefone: Enviei o documento para o endereço de e-mail configurado.

Contador: Obrigado, é só isso.

O agente pesquisa dentro do Workspace compartilhado e responde com base nos documentos: informa as datas de vencimento das duas faturas e o valor em aberto da nota de crédito. Durante esta chamada, ele não tem acesso a outros Workspaces. A pedido de quem liga, o agente envia o documento como PDF protegido para o endereço de e-mail salvo.

Capítulo 7: Gerenciar e revogar compartilhamentos

Na visão geral dos Workspaces, você acompanha tudo: em Opções, vê quantos Workspaces compartilhou e quantos outros compartilham com você. Os compartilhamentos de um Workspace são exibidos na aba Partilha: quem tem acesso, por qual canal e até quando. Com Ações, você pode alterar as permissões de acesso, por exemplo, para definir se o destinatário pode enviar arquivos. E, quando a colaboração terminar, revogue o compartilhamento. Isso tem efeito imediato: o Workspace desaparece da visão do destinatário, e a próxima chamada vai para a recepção. Veja como fica para o contador depois: o Workspace desapareceu da conta dele, e os documentos não estão mais acessíveis.

Capítulo 8: Dicas práticas

Por fim, quatro dicas práticas. Primeira: um Workspace por destinatário e por finalidade. Assim, cada um vê apenas o que deve ver, e você pode revogar um compartilhamento sem incomodar os demais. Em segundo lugar, defina uma data de expiração para cada compartilhamento. Sem ela, o compartilhamento continua valendo indefinidamente, mesmo quando não é mais necessário. Em terceiro lugar: compartilhe o PIN do compartilhamento por telefone por um canal diferente do número de telefone, de preferência pessoalmente. E, em quarto lugar: verifique regularmente a lista de compartilhamentos ativos e revogue os que não forem mais necessários. Resumindo: crie um Workspace separado para cada destinatário. Compartilhe-o por e-mail com uma conta PaperOffice, incluindo as permissões e o período de validade. O destinatário faz login por telefone com o próprio número de telefone e o PIN e, então, simplesmente faz a pergunta. E você pode alterar ou revogar qualquer compartilhamento a qualquer momento. Até a próxima, na Academia PaperOffice AI.