Armazenamento seguro para revisões e retenção legal

Para documentos que devem ser mantidos, existe o armazenamento seguro para revisões. Acima do documento, ainda consta: não seguro para revisões. Ative-o na aba Revisões: escolha o país e o tipo de documento, o que define o período de retenção, aqui seis anos para um registro de IVA do Reino Unido. O processo inicia-se imediatamente, e PaperOffice exibe a data final calculada. Depois disso, o documento é armazenado de forma imutável e não pode ser excluído ou movido até que o período de retenção termine. PaperOffice registra tudo o que ocorre com o documento, à prova de adulteração, na aba Revisões. Isso é irreversível por design. A qualquer momento, pode-se então criar um certificado de conformidade: um PDF com prova de integridade, um código QR e um link público de verificação. Se houver uma disputa legal ou auditoria fiscal em andamento, um administrador pode adicionalmente definir uma retenção legal via API, por exemplo, a partir do próprio fluxo de trabalho. O documento exibirá isso imediatamente e permanecerá retido além do prazo até que a retenção seja levantada. Para resumir: escolha AI-DMS Ultra para documentos importantes, e a verificação de auditoria verifica cada documento com doze controles. Achados críticos colocam o documento em quarentena imediatamente, e apenas um administrador pode liberá-lo, após uma revisão. PaperOffice lê digitalizações ruins também, você verifica cada valor em sua fonte, PaperOffice relata duplicatas automaticamente, e você armazena documentos importantes de forma segura para revisões. Até a próxima na Academia PaperOffice AI.