Documenten delen: via link in de browser en per telefoon

Eerst het resultaat: Gedeeld via browser en telefoon

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Deze film gaat over delen: hoe u documenten veilig kunt delen via een browserlink of per telefoon. Eerst het resultaat. Onze accountant ziet de Workspace Accountant 2026 in de eigen PaperOffice-account, met precies de documenten die wij hebben gedeeld. En onderweg kan de accountant bellen, met de PIN inloggen en de informatie direct uit het archief opvragen. We begeleiden u stap voor stap door: het voorbereiden van de Workspace, delen per e-mail en hoe de ontvanger de uitnodiging accepteert, de telefoonagent, telefoondelen, een telefoongesprek, het beheren en intrekken van vrijgaven en tot slot enkele praktische tips.

Hoofdstuk 1: De Workspace voorbereiden

Een volledige Workspace wordt altijd als geheel gedeeld. Daarom maken we een aparte Workspace voor onze accountant en plaatsen we er alleen de documenten in die hij moet zien. Vrijgaven zijn alleen beschikbaar voor Workspaces van het type Business. Zes documenten zijn voldoende voor ons voorbeeld: facturen, een creditnota en een leveringsbon. Alles wat later in deze Workspace terechtkomt, is automatisch zichtbaar voor de ontvanger.

Hoofdstuk 2: Delen via e-mail

U stelt het delen rechtstreeks in de Workspace in: Bewerken, daarna het tabblad Delen, daarna Nieuwe externe vrijgave. We kiezen e-mail als kanaal. Daarna vullen we het e-mailadres van de accountant in. Met dit selectievakje kan alleen een PaperOffice-account met precies dit adres de uitnodiging accepteren; het doorsturen van de link alleen is niet voldoende. Bij Documenttoegang bepaalt u wat de ontvanger mag doen: alleen bekijken en downloaden, of daarnaast documenten uploaden. Omdat onze accountant documenten aan ons moet kunnen terugsturen, geven we uploadrechten. En u bepaalt hoe lang de vrijgave geldig blijft: zonder vervaldatum, voor 7, 30 of 90 dagen, of voor één jaar. Voor de jaarafsluiting zijn 30 dagen voor ons voldoende. Opslaan en klaar. De vrijgave wordt nu als in afwachting weergegeven totdat de accountant de uitnodiging accepteert.

Hoofdstuk 3: De ontvanger accepteert

De accountant ontvangt een e-mail met de uitnodiging voor de Workspace Accountant 2026 en de knop Uitnodiging accepteren. Als de accountant al is ingelogd op de eigen PaperOffice-account, is deze ene klik voldoende om toegang te verlenen. De accountant heeft dus een eigen account nodig, maar geen PIN voor het delen. Vanaf dat moment verschijnt de gedeelde Workspace in de eigen account, duidelijk gemarkeerd. De accountant kan de documenten bekijken, inclusief alle geëxtraheerde gegevens, en ze downloaden, binnen de grenzen van de rechten die u heeft verleend. Omdat we uploadrechten hebben gegeven, kan onze accountant ook iets naar ons terugsturen, bijvoorbeeld een factuur die rechtstreeks aan hem is gestuurd. Hij sleept de factuur in de gedeelde Workspace, en dat is alles. En wat merken wij ervan? De factuur staat nu in onze Workspace Accountant 2026 en wordt verwerkt zoals elk ander document. Niemand hoeft nog documenten via e-mail heen en weer te sturen.

Hoofdstuk 4: De telefoonagent aanmaken

Voor delen per telefoon heeft u een telefoonagent nodig. Onder Conversation AI maken we een nieuwe aan en geven we die de naam Northstar Phone Share. Let daarbij op de rol: Beschermd agent. Bellers moeten zich dan eerst aanmelden voordat de agent iets uit uw documenten met hen kan delen. Onder Telefonie activeert u de agent en selecteert u het land. PaperOffice levert hiervoor een telefoonnummer. Daarna selecteert u de taal en stem van de agent. In het veld Hoe moet de agent zich gedragen? beschrijft u in eigen woorden zijn taak, toon en duidelijke grenzen. Onze agent moet vragen over de documenten op een vriendelijke en beknopte manier beantwoorden, en bedragen altijd met de valuta vermelden. Onder Knowledge geeft u aan uit welke Workspaces de agent zijn antwoorden mag halen: hier alleen uit Accountant 2026.

Hoofdstuk 5: Telefoondelen instellen

Nu de vrijgave zelf, opnieuw in de Workspace: Nieuwe externe vrijgave, dit keer via het kanaal telefoon. De agent is al ingevuld. U voert het mobiele nummer van de accountant in en een PIN van 4 tot 6 cijfers. Alleen wie vanaf dit nummer belt én de PIN kent, heeft toegang tot de documenten. Beide zijn om privacyredenen vervaagd in de film. Als de beller een document nodig heeft, stuurt PaperOffice het naar dit vaste e-mailadres: als link naar een met wachtwoord beveiligde PDF, waarbij het wachtwoord in dezelfde e-mail staat. De beller kan per telefoon geen ander adres opgeven. Wie belt vanaf een onbekend of anoniem nummer, komt bij de receptie terecht zonder toegang tot documenten. En na 3 keer een onjuiste PIN wordt het delen 15 minuten geblokkeerd.

Hoofdstuk 6: Een telefoongesprek

Zo klinkt het aan de telefoon. De accountant belt het nummer, voert de PIN in en stelt de vraag gewoon.

Gesimuleerd gesprek:

Telefoonagent: Welkom bij PaperOffice AI. Om in te loggen, voert u uw PIN in en drukt u op de hekjestoets. Voor de receptie drukt u op de sterretjestoets.

Accountant: (PIN-invoer)

Telefoonagent: PIN bevestigd. Een moment alstublieft.

Telefoonagent: U heeft toegang tot de Workspace “Accountant 2026”. Wat moet ik in het archief opzoeken?

Accountant: Welke facturen van Veldtmann waren in september vervallen?

Telefoonagent: Twee: één van €2.850 met vervaldatum 6 september en een andere van €47.500 met vervaldatum 18 september.

Accountant: Hoeveel is er nog openstaand op de factuur van 47.500 euro?

Telefoonagent: Er is een creditnota van 21 augustus ter waarde van €950 voor deze factuur. Het openstaande saldo is €46.550.

Telefoonagent: Zal ik het document naar uw e-mailadres sturen?

Accountant: Ja, graag.

Telefoonagent: Ik heb het document naar uw ingestelde e-mailadres gestuurd.

Accountant: Dank u, dat is alles.

De agent zoekt binnen de gedeelde Workspace en antwoordt op basis van de documenten: hij geeft de vervaldata van de twee facturen en het openstaande bedrag uit de creditnota. Tijdens dit gesprek heeft hij geen toegang tot andere Workspaces. Op verzoek van de beller stuurt de agent het document als beveiligde PDF naar het opgeslagen e-mailadres.

Hoofdstuk 7: Vrijgaven beheren en intrekken

U houdt alles bij in het Workspace-overzicht: onder Opties ziet u hoeveel Workspaces u zelf heeft gedeeld en hoeveel andere gebruikers met u delen. De vrijgaven van een Workspace worden getoond op het tabblad Delen: wie toegang heeft, via welk kanaal en tot wanneer. Met Acties wijzigt u de toegangsrechten, bijvoorbeeld om te bepalen of de ontvanger bestanden mag uploaden. En wanneer de samenwerking eindigt, trekt u de deling in. Dit gaat meteen in: de Workspace verdwijnt uit het zicht van de ontvanger en het volgende gesprek gaat naar de receptie. Zo ziet het daarna voor de accountant eruit: de Workspace is uit de account verdwenen en de documenten zijn niet meer toegankelijk.

Hoofdstuk 8: Tips uit de praktijk

Tot slot vier praktische tips. Ten eerste: één Workspace per ontvanger en doel. Zo ziet iedereen alleen wat hij moet zien, en kunt u een vrijgave intrekken zonder anderen te storen. Ten tweede: stel voor elke vrijgave een vervaldatum in. Zonder vervaldatum blijft een vrijgave onbeperkt bestaan, ook als ze niet meer nodig is. Ten derde: deel de PIN voor het telefoondelen via een ander kanaal dan het telefoonnummer, bij voorkeur persoonlijk. En ten vierde: controleer regelmatig de lijst met actieve vrijgaven en trek de vrijgaven in die niet meer nodig zijn. Samenvattend: maak voor elke ontvanger een aparte Workspace. Deel die per e-mail met een PaperOffice-account, inclusief rechten en geldigheidsduur. De ontvanger logt per telefoon in met het eigen telefoonnummer en de PIN, en stelt daarna gewoon de vraag. En u kunt elke vrijgave op elk moment wijzigen of intrekken. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.