Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking op deze website is:

Voor de software PaperOffice en de klantaccounts is PaperOffice Enterprise Operations, Calle Cataluña 8, 31006 Pamplona (Spanje), verantwoordelijk. Zij is tevens de vertegenwoordiger van PaperOffice Limited Europe in de Europese Unie overeenkomstig artikel 27 AVG.

2. Verzameling en opslag van persoonlijke gegevens

2.1 Bij bezoek aan de website

Wanneer u onze website bezoekt, wordt door uw browser automatisch informatie naar de server verzonden. Deze informatie wordt tijdelijk opgeslagen in een logbestand:

• IP-adres van de opvragende computer
• Datum en tijd van toegang
• Naam en URL van het opgehaalde bestand
• Website van waaruit de toegang plaatsvond (referrer URL)
• Gebruikte browser en eventueel het besturingssysteem

2.2 Bij gebruik van onze diensten

Bij registratie voor onze diensten verzamelen wij:

• E-mailadres
• Naam / Bedrijfsnaam
• Betalingsinformatie (voor betaalde diensten)
• Gebruiksgegevens van PaperOffice-diensten

2.3 Problem Solver (Probleembeschrijving op paperoffice.ai en in de app)

Wanneer u in de Probleemoplosser een verzoek beschrijft, verwerken wij de ingevoerde tekst, de gekozen taal en het resultaat van de toewijzing (voorgestelde functies, openstaande punten). Wij slaan deze gegevens samen met datum en tijd op voor twaalf maanden om de Probleemoplosser en onze functiecatalogus te verbeteren; het IP-adres wordt daarbij alleen als een dagelijkse hashwaarde opgeslagen. Ingelogde gebruikers worden aan hun account gekoppeld. Over elke aanvraag wordt ons team per e-mail geïnformeerd, zodat wij bij behoefte contact kunnen opnemen. Rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigde belang bij de verbetering van ons aanbod (art. 6 lid 1 onder f AVG). Gelieve in de Probleemoplosser geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in te voeren.

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• Aanbieden van de website en onze diensten
• Contractafhandeling en klantenondersteuning
• Verbetering van onze producten en diensten
• Marketing en reclame (alleen met uw toestemming)
• Naleving van wettelijke verplichtingen

4. Rechtsgronden

De verwerking is gebaseerd op:

• Art. 6, lid 1, sub a, AVG – Toestemming
• Art. 6, lid 1, sub b, AVG – Uitvoering van de overeenkomst
• Art. 6, lid 1, sub c, AVG – Wettelijke verplichting
• Art. 6, lid 1, sub f, AVG – Gerechtvaardigd belang

5. Gegevensopslag

5.1 Opslaglocatie

Uw gegevens worden uitsluitend opgeslagen in Europese datacenters. Wij maken geen gebruik van clouddiensten buiten de EU voor het opslaan van persoonlijke gegevens.

5.2 Opslagduur

Wij bewaren uw gegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.

6. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG) – U kunt informatie opvragen over uw opgeslagen gegevens
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG) – U kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens
• Recht op gegevenswissing (Art. 17 AVG) – U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG) – U kunt verzoeken om beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20 AVG) – U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG) – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking
• Intrekken van toestemming (Art. 7, lid 3, AVG) – U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken

7. Cookies

Bereikmeting en sessieopname starten alleen na uitdrukkelijke toestemming in het privacypaneel. Zonder toestemming blijven ze uit. Noodzakelijke technologie (taal, valuta, sessie, beveiliging en de keuze po_privacy) is nodig voor de werking. Er zijn geen advertentie-id’s.

7.1 Technisch noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn vereist voor de werking van de website (bijvoorbeeld taal en valuta) en kunnen niet redelijk worden uitgeschakeld.

7.2 Bereikmeting en sessieherhaling

Na toestemming, elk apart te kiezen: Google Analytics 4 (ID G-HQHHXQ44LG, alleen paperoffice.ai en www.paperoffice.ai), first-party-statistiek via /po-stats/ (Plausible) en sessieopname met OpenReplay op onze servers. Geen Google Tag Manager en geen advertentie-id’s. De keuze staat in po_privacy voor ongeveer zes maanden.

8. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onbedoelde of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegden:

• SSL/TLS-encryptie voor alle gegevensoverdrachten
• Versleutelde gegevensopslag
• Regelmatige beveiligingsaudits
• Toegangscontrole en authenticatie

9. Gegevensdeling

Uw persoonlijke gegevens worden niet aan derden doorgegeven, behalve voor de volgende doeleinden:

• Betalingsdienstaanbieders (voor het verwerken van betalingen)
• IT-dienstverleners (voor technische ondersteuning)
• Autoriteiten (indien wettelijk vereist)

10. Integratie van AI-assistenten (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) via MCP

PaperOffice stelt een server beschikbaar volgens het Model Context Protocol-protocol (MCP) onder mcp.paperoffice.ai, waarmee u derden AI-assistenten kunt verbinden met uw PaperOffice-account. De verbinding wordt uitsluitend door uzelf geautoriseerd (OAuth 2.1 met PKCE); uw wachtwoord wordt niet bekendgemaakt aan de assistent.

Bij elk gebruik zendt de assistent naar PaperOffice de naam van het opgeroepen hulpmiddel evenals de daarvoor benodigde parameters (bijv. een zoekterm of document-ID). PaperOffice voert de aanroep uit met de rechten van uw gebruikersaccount in de eigen infrastructuur in EU-datacenters en geeft het resultaat terug aan de assistent. PaperOffice ontvangt noch uw chatgeschiedenis noch uw invoer naar de assistent en slaat geen conversatiegegevens op.

De teruggegeven resultaten (bijv. documentteksten) worden onderdeel van uw gesprek met de assistent en vallen onder de privacybepalingen van de betreffende aanbieder (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). Controleer of het doorgeven van de betrokken documenten aan deze aanbieder voor uw organisatie is toegestaan.

PaperOffice registreert elke hulpmiddeloproep in de audittrail van uw account: tijdstip, gebruiker, hulpmiddel, resultaat, duur, verbruikte Credits, verbinding (sessie-ID en verkorte controlewaarde van het toegangstoken), betrokken document-IDs evenals de oproepparameters; tekstwaarden tot 100 tekens (bijv. zoektermen) worden letterlijk opgeslagen, langere waarden slechts met hun lengte. De vermeldingen blijven bewaard zolang uw account bestaat. Rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG) alsmede ons gerechtvaardigd belang bij veiligheid en traceerbaarheid (art. 6, lid 1, onder f, AVG). Via OAuth verleende toegangstokens zijn maximaal 365 dagen geldig. U kunt de verbinding te allen tijde intrekken in de PaperOffice-app onder Account → API → MCP-verbindingen of in de assistent; hierdoor worden verleende toegangstokens onmiddellijk ongeldig. Een API-sleutel die u in plaats van OAuth gebruikt, verwijdert u in de app onder Account → API; zolang deze niet is verwijderd, blijft deze geldig.

Open het verbindingsvenster van een AI-assistent waarvoor de directe verbinding is ingeschakeld (eerst Claude), stelt mcp.paperoffice.ai een technisch noodzakelijk cookie in (__Host-po_oauth_hb, maximaal 60 minuten geldig). Dit bevat slechts een willekeurige identificatiecode en koppelt de openstaande verbindingsaanvraag aan de browser waarin u vervolgens uw PaperOffice-account aanmaakt of ingelogd bent. Op deze manier kan de verbinding na uw bevestiging in de app worden afgerond, zonder dat u een toegangstoken hoeft te kopiëren. PaperOffice slaat daarvoor slechts een hashwaarde van deze code samen met de verbindingsaanvraag op en houdt het bevestigde toegangstoken tot aan de voltooiing, maximaal 10 minuten, gereed. Alles wordt uiterlijk 40 minuten na het laatste openen van het verbindingsvenster gewist. Rechtsgrondslag is de absolute noodzaak voor de door u gewenste verbinding (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) in combinatie met de uitvoering van het contract (art. 6 lid 1 onder b AVG).

11. Google Workspace add-on (Gmail en Google Drive)

PaperOffice Enterprise Operations, verantwoordelijk voor de PaperOffice-software en klantaccounts, biedt een add-on aan voor Gmail en Google Drive. De add-on wordt uitgevoerd binnen Google Workspace en maakt verbinding met uw PaperOffice-account via een API-sleutel die u zelf invoert. De add-on slaat deze sleutel en de naam van de doelwerkruimte op in uw Google-account (Apps Script-gebruikerseigenschappen) en nergens anders.

De add-on verwerkt alleen Google-gebruikersgegevens wanneer u een actie activeert: in Gmail de bijlagen van het geopende e-mailbericht dat u kiest om op te slaan; in Google Drive de namen en typen van de bestanden die u selecteert en de inhoud van de bestanden die u expliciet toestaat door de add-on te openen. Deze inhoud wordt alleen verzonden naar uw PaperOffice-account, waar deze wordt opgeslagen en verwerkt zoals elk ander document dat u uploadt. De add-on leest geen andere e-mails of bestanden en slaat geen e-mailinhoud of bestanden op buiten uw PaperOffice-account.

Wij gebruiken Google-gebruikersgegevens niet voor reclamedoeleinden, verkopen deze niet en gebruiken ze niet om algemene AI-modellen te trainen. PaperOffice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. Met andere woorden: Het gebruik en de overdracht naar andere apps van informatie die PaperOffice ontvangt via Google-API's is in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.

De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6, lid 1, onder b) AVG). U kunt de toegang van de add-on tot uw Google-account te allen tijde intrekken via https://myaccount.google.com/permissions en de opgeslagen API-sleutel verwijderen in de add-on-instellingen of in de PaperOffice-app onder Account → API.

12. PaperOffice AI-apps op platforms van derden

PaperOffice Enterprise Operations, verantwoordelijk voor de PaperOffice-software en klantaccounts, biedt apps aan voor platforms van derden. Elke app maakt verbinding met uw PaperOffice-account via een sleutel of gebruikers-token die u zelf invoert, en verwerkt gegevens uitsluitend wanneer u een actie activeert. De apps verzenden inhoud alleen naar uw PaperOffice-account, waar deze wordt opgeslagen en verwerkt zoals elk ander document dat u uploadt.

12.1 Microsoft 365-apps (Outlook-add-in en Microsoft Teams-app)

De Outlook-add-in en de Teams-app maken verbinding met een API-sleutel die u zelf invoert. De Outlook-add-in slaat deze sleutel en de naam van de doelwerkruimte op in uw mailbox-instellingen (Office roaming settings); de Teams-app slaat deze op in de lokale opslag van uw Teams-client of browser. De pagina's van beide apps worden door connect.paperoffice.ai aangeboden zonder gebruik van cookies.

In Outlook verwerken de apps de bijlagen van de geopende e-mail die u selecteert; in Teams verwerken zij de bestanden die u vanaf uw apparaat kiest. Zij lezen geen andere e-mails of bestanden en hebben geen toegang tot Microsoft Graph. U kunt de opgeslagen API-sleutel te allen tijde verwijderen in de instellingen van de add-in of app, en de add-in of app verwijderen in Outlook of Teams.

12.2 CRM-apps (bijvoorbeeld Pipedrive)

Bij elke installatie van een CRM-app slaat onze appservice de identificatiegegevens van uw account en gebruiker op het platform, de door het platform uitgegeven toegangs- en vernieuwingstokens, uw PaperOffice-gebruikers-token en de doelwerkruimte die u kiest op. De tokens worden versleuteld opgeslagen, worden niet in logs geschreven en worden niet opnieuw in de app getoond.

In Pipedrive verwerkt de app het bestand dat is bijgevoegd aan de geopende deal die u kiest om te verwerken, en schrijft het resultaat terug naar de deal als een notitie en, bij een mislukte controle, als een taak. De app leest geen andere records en maakt geen eigen kopie van documentinhoud. U kunt de toegang van de app te allen tijde beëindigen door deze te verwijderen op het platform. De opgeslagen installatiegegevens, inclusief alle tokens, worden vervolgens verwijderd; back-upkopieën worden binnen maximaal 30 dagen verwijderd. In HubSpot vermeldt de resultaatnotitie bij de deal de HubSpot-gebruiker die de extractie heeft gestart (gebruikers-ID en e-mailadres), omdat de app met eigen rechten schrijft. De installatiegegevens van een HubSpot-account worden binnen 24 uur na intrekking van de app-toegang door HubSpot verwijderd; back-upkopieën na maximaal 30 dagen.

12.3 Slack-app

Voor elke Slack werkruimte waarin de applicatie is geïnstalleerd, bewaart onze applicatiedienst de werkruimte-identificatie, het door Slack uitgegeven bot-token, de identificatie van de persoon die de applicatie heeft geïnstalleerd en of resultaten in de thread mogen worden weergegeven; voor elke gebruiker bewaart zij het PaperOffice gebruikers-token en de doel-werkruimte die de gebruiker invoert met /paperoffice. De tokens worden versleuteld bewaard, niet in logs geschreven en niet opnieuw in de applicatie getoond.

De applicatie verwerkt een bestand uitsluitend wanneer u op een bericht de snelkoppeling "Extract with PaperOffice AI" kiest. Zij downloadt het eerste bestand van dat bericht en uploadt dit naar de door u geselecteerde PaperOffice werkruimte, waar het wordt opgeslagen en verwerkt als elk ander document dat u uploadt. Het resultaat bevat de geëxtraheerde factuurgegevens, zoals leverancier, bedragen en IBAN. Standaard ziet alleen u dit. Indien de persoon die de applicatie heeft geïnstalleerd "Show results in the thread for everyone in the channel" heeft ingeschakeld, wordt het resultaat in de thread geplaatst en is het zichtbaar voor alle leden van het kanaal. De applicatie leest geen andere berichten, kanalen of lidlijsten, en de applicatiedienst bewaart geen eigen kopie van de documentinhoud. Wanneer de applicatie wordt verwijderd uit de Slack werkruimte, informeert Slack onze applicatiedienst, welke vervolgens het bot-token en de instellingen van alle gebruikers van die werkruimte verwijdert; back-upkopieën worden binnen maximaal 30 dagen verwijderd.

12.4 Jira-app (Atlassian)

De Jira app draait op het Forge platform van Atlassian. Uw PaperOffice gebruikers-token wordt versleuteld opgeslagen in de app-opslag van Atlassian voor uw Jira site, samen met de doelwerkruimte die u kiest; onze eigen appservice slaat deze niet op. U kunt beide te allen tijde verwijderen via "Remove my token" in het app-paneel.

De app verwerkt een bijlage alleen wanneer u Extract kiest in het PaperOffice AI paneel van een probleem dat u kunt bekijken. De bijlage wordt geüpload naar de door u geselecteerde PaperOffice werkruimte, waar deze wordt opgeslagen en verwerkt als elk ander document dat u uploadt, en het resultaat, inclusief de geëxtraheerde factuurgegevens, wordt toegevoegd als een commentaar op het probleem dat voor iedereen die het probleem kan bekijken leesbaar is. In Jira Service Management-projecten is het commentaar altijd een interne notitie die klanten niet zien. Wanneer de app wordt verwijderd, verwijdert Atlassian de app-opslag volgens zijn eigen verwijderingsperioden.

12.5 Confluence-app (Atlassian)

De Confluence app draait op het Forge platform van Atlassian. Uw PaperOffice gebruikers-token wordt versleuteld opgeslagen in de app-opslag van Atlassian voor uw Confluence site, samen met de doelwerkruimte die u kiest; onze eigen appservice slaat deze niet op. U kunt beide te allen tijde verwijderen via "Remove my token" in de app.

De app verwerkt een bijlage alleen wanneer u Extract kiest op een pagina die u mag bewerken. De bijlage wordt geüpload naar de door u geselecteerde PaperOffice werkruimte, waar deze wordt opgeslagen en verwerkt als elk ander document dat u uploadt, en het resultaat, inclusief de geëxtraheerde factuurgegevens, wordt toegevoegd als een commentaar onder de eigen naam van de app op de pagina die voor iedereen die de pagina kan bekijken leesbaar is. De app ondersteunt pagina's, geen blogberichten. Wanneer de app wordt verwijderd, verwijdert Atlassian de app-opslag volgens zijn eigen verwijderingsperioden.

12.6 Trello Power-Up

De Power-Up autoriseert zichzelf met een Trello token dat u verleent en dat in Trello blijft; onze appservice gebruikt deze alleen voor de lopende verwerking en slaat deze niet op. Voor elk Trello lid slaat onze appservice de lididentificatie, het PaperOffice gebruikers-token, versleuteld, en de door u gekozen doelwerkruimte op. Het verwijderen van de Power-Up van een bord verwijdert deze instellingen niet, omdat Trello onze appservice hierover niet informeert; ze worden uiterlijk 6 maanden na het laatste gebruik verwijderd, of direct via "Remove my token" in de Power-Up instellingen.

De Power-Up verwerkt een bestand alleen wanneer u Extract kiest voor een bestand dat is geüpload naar een kaart die u kunt openen. Het bestand wordt geüpload naar de door u geselecteerde PaperOffice werkruimte, waar het wordt opgeslagen en verwerkt als elk ander document dat u uploadt, en het resultaat, inclusief de geëxtraheerde factuurgegevens, wordt toegevoegd als een commentaar op de kaart die voor iedereen die de kaart kan bekijken leesbaar is. De appservice houdt geen eigen kopie van documentinhoud; back-upkopieën van verwijderde instellingen worden na maximaal 30 dagen verwijderd.

12.7 monday.com-app

De monday.com app draait als een itemweergave. Het leest bestanden en schrijft updates direct in monday.com met uw eigen rechten; onze appservice slaat geen monday.com tokens op; het ontvangt slechts een kortlevend sessietoken om u te verifiëren. Voor elke gebruiker slaat onze appservice het PaperOffice gebruikers-token, versleuteld, en de door u gekozen doelwerkruimte op. U kunt beide te allen tijde verwijderen via "Remove my token" in de weergave.

De app verwerkt een bestand alleen wanneer u Extract kiest voor een bestand van het geopende item. Onze appservice downloadt dat bestand van monday.com en uploadt het naar de door u geselecteerde PaperOffice werkruimte, waar het wordt opgeslagen en verwerkt als elk ander document dat u uploadt; het resultaat, inclusief de geëxtraheerde factuurgegevens, wordt toegevoegd als een update op het item. De appservice houdt geen eigen kopie van documentinhoud. Wanneer de app wordt verwijderd, informeert monday.com onze appservice, die vervolgens de instellingen van alle gebruikers van dat account verwijdert; back-upkopieën worden na maximaal 30 dagen verwijderd.

12.8 Shopify-app

Voor elke winkel slaat onze appservice het winkeldomein en het door Shopify uitgegeven toegangstoken op; voor elke medewerker slaat het het PaperOffice gebruikers-token, versleuteld, en de doelwerkruimte op. De app leest producten en inventariskosten om factuurregels te vergelijken met uw catalogus; het leest geen klant- of ordergegevens. Het verandert niets in uw winkel.

Facturen die u uploadt in de app worden opgeslagen in de door u geselecteerde PaperOffice werkruimte en verwerkt als elk ander document dat u uploadt. Wanneer de app wordt verwijderd, of wanneer Shopify ons vraagt om de gegevens van een winkel te verwijderen, verwijdert onze appservice het toegangstoken van de winkel en de instellingen van al haar gebruikers; back-upkopieën worden na maximaal 30 dagen verwijderd.

12.9 Stripe-app

Voor elke gebruiker van een Stripe-account bewaart onze appservice het PaperOffice-gebruikerstoken, versleuteld, en de doelwerkruimte. De app leest alleen de factuur die u kiest om te archiveren in uw Stripe-account en schrijft niets naar Stripe.

Het factuur-PDF wordt opgeslagen in de PaperOffice-werkruimte die u heeft geselecteerd en verwerkt zoals elk ander document dat u uploadt. Wanneer de app wordt verwijderd, informeert Stripe onze appservice, die vervolgens de instellingen van alle gebruikers van dat Stripe-account verwijdert; back-upkopieën worden na maximaal 30 dagen verwijderd.

12.10 Shopware-app

Voor elke Shopware-winkel bewaart onze appservice de winkelidentificatie en URL, het appgeheim van de winkel en de API-toegang die Shopware aan de app verleent, het PaperOffice-gebruikerstoken en de doelwerkruimte; geheimen en tokens worden versleuteld opgeslagen. De app leest alleen producten en fabrikanten om factuurregels te vergelijken met uw catalogus; deze verandert niets in uw winkel en leest geen klant- of ordergegevens.

Facturen die u uploadt in de app worden opgeslagen in de PaperOffice-werkruimte die u heeft geselecteerd en verwerkt zoals elk ander document dat u uploadt. Wanneer de app wordt verwijderd uit de winkel, informeert Shopware onze appservice, die vervolgens alle voor die winkel opgeslagen gegevens verwijdert; back-upkopieën worden na maximaal 30 dagen verwijderd.

12.11 Zendesk-app

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., verantwoordelijk voor de PaperOffice-software en klantaccounts, biedt een app voor Zendesk. De Zendesk-administrator voert een PaperOffice-gebruikerstoken in als veilige appinstelling en, alleen indien het account aanmelding vereist voor bijlagen, een Zendesk-API-token met het e-mailadres van de eigenaar. Zendesk bewaart deze instellingen en voegt ze alleen in verzoeken aan connect.paperoffice.ai in; onze connector gebruikt ze voor het enkele verzoek en bewaart ze niet.

De app werkt met de rechten van de aangemelde agent: deze toont de bijlagen van het open ticket dat de agent kan zien, en voegt het resultaat toe als interne notitie met de eigen Zendesk-sessie van de agent. Alleen wanneer de agent een bijlage selecteert, ontvangt de connector de downloadlink, laadt het bestand, zendt het naar het PaperOffice-account en retourneert de resultaattekst. De connector leest geen tickets en schrijft niet naar Zendesk.

Het verwijderen van de app in Zendesk verwijdert de instellingen; het PaperOffice-gebruikerstoken kan worden verwijderd in de PaperOffice-app onder Account → API en een Zendesk-API-token in de Zendesk-Admin Center.

12.12 Freshdesk-app (Freshworks)

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. biedt een app voor Freshdesk. De administrator voert een PaperOffice-gebruikerstoken in als veilige installatieparameter; Freshworks bewaart deze en voegt deze alleen in verzoeken aan connect.paperoffice.ai in. Onze connector gebruikt deze voor het enkele verzoek en bewaart deze niet. Een Freshdesk-API-sleutel is niet vereist.

De app werkt met de rechten van de aangemelde agent: deze toont de bijlagen van het open ticket en opent de privénotitie-editor met het resultaat, dat de agent toevoegt. Alleen wanneer de agent een bijlage selecteert, ontvangt de connector de tijdelijke downloadlink, laadt het bestand, zendt het naar het PaperOffice-account en retourneert de resultaattekst. De connector leest geen tickets en schrijft niet naar Freshdesk.

Het verwijderen van de app in Freshdesk verwijdert de installatieparameters; het PaperOffice-gebruikerstoken kan worden verwijderd in de PaperOffice-app onder Account → API.

12.13 Box-integratie

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. biedt een integratie voor Box. Wanneer u deze op een bestand opent, logt Box u in via OAuth; onze connector slaat uw Box access- en refresh-tokens en het PaperOffice-gebruikerstoken dat u invoert, versleuteld, op voor uw Box-gebruiker (gekoppeld aan uw Box-gebruikers-ID), samen met de gekozen werkruimte en het tijdstip van het laatste gebruik.

De integratie werkt met uw eigen Box-machtigingen. Alleen wanneer u bevestigt in het PaperOffice AI-venster, downloadt de connector dat ene bestand van Box, verzendt het naar uw PaperOffice-account en voegt het resultaat toe als een opmerking aan het bestand. Het leest geen andere bestanden. De opmerking is zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot het bestand in Box, inclusief de geëxtraheerde gegevens zoals bankgegevens (IBAN). Om te voorkomen dat een bestand tweemaal wordt gelezen en gefactureerd, bewaart de connector een verwerkingsstatus voor elk gelezen bestand (een sleutel afgeleid van account, bestand en versie, de status en de PaperOffice-documentreferentie) gedurende 30 dagen.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor reclamedoeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om gegeneraliseerde AI-modellen te trainen.

De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6, lid 1, onder b, AVG). U kunt het PaperOffice-gebruikerstoken op elk moment verwijderen in het integratievenster; tokens worden uiterlijk na 60 dagen zonder gebruik verwijderd, of bij de volgende toegang nadat u de app hebt ingetrokken in Box. U kunt de app ook intrekken in uw Box-accountinstellingen.

12.14 Dropbox-extensie

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. biedt een extensie voor Dropbox. Wanneer u een bestand ermee opent, logt Dropbox u in via OAuth; onze connector slaat uw Dropbox access- en refresh-tokens en het PaperOffice-gebruikerstoken dat u invoert, versleuteld, op voor uw Dropbox-account (geïdentificeerd alleen door een hash van de account-ID), samen met de gekozen werkruimte en het tijdstip van het laatste gebruik.

De extensie werkt met uw eigen Dropbox-machtigingen. Alleen wanneer u bevestigt op de PaperOffice AI-pagina, downloadt de connector dat ene bestand van Dropbox, verzendt het naar uw PaperOffice-account en slaat het resultaat op als een nieuw bestand naast het origineel. Het leest geen andere bestanden en verandert of overschrijft nooit bestaande bestanden. Het resultaatbestand is zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot de map in Dropbox, inclusief de geëxtraheerde gegevens zoals bankgegevens (IBAN). Om te voorkomen dat een bestand tweemaal wordt gelezen en gefactureerd, bewaart de connector een verwerkingsstatus voor elk gelezen bestand (een sleutel afgeleid van account, bestand en versie, de status en de PaperOffice-documentreferentie) gedurende 30 dagen.

Wij gebruiken deze gegevens niet voor reclamedoeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om gegeneraliseerde AI-modellen te trainen.

De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6, lid 1, onder b, AVG). U kunt het PaperOffice-gebruikerstoken op elk moment verwijderen op de pagina; tokens worden uiterlijk na 60 dagen zonder gebruik verwijderd, of bij de volgende toegang nadat u de app hebt ingetrokken in Dropbox. U kunt de app ook ontkoppelen in uw Dropbox-instellingen onder 'Verbonden apps'.

12.15 Docusign-app

Wanneer u de Docusign-app koppelt, bewaart onze applicatiedienst uw PaperOffice-gebruikerstoken (versleuteld), de doelwerkruimte en een vernieuwingstoken voor Docusign (versleuteld). Docusign zendt vervolgens voltooide overeenkomsten naar onze applicatiedienst, die deze in die werkruimte opslaat zoals elk ander document dat u uploadt; hetzelfde bestand wordt slechts één keer opgeslagen. De applicatiedienst bewaart geen eigen kopie van de documentinhoud.

De verbindingsgegevens worden 6 maanden na het laatste gebruik verwijderd, een onvoltooide verbinding na één dag; back-upkopieën worden binnen maximaal 30 dagen verwijderd. Om te garanderen dat hetzelfde bestand slechts één keer wordt opgeslagen, bewaart de applicatiedienst een verwerkingsrecord (een hash van het bestand en de document-ID in PaperOffice, geen documentinhoud) gedurende 30 dagen. U kunt de verbinding op elk moment beëindigen door het gebruikerstoken te verwijderen in de PaperOffice-app onder Account → API: er worden geen verdere documenten opgeslagen en de verbindingsgegevens worden verwijderd bij de volgende poging, anders na de bovenstaande termijnen.

12.16 Wix-app

Wanneer u de Wix-app gebruikt, bewaart onze applicatiedienst uw PaperOffice-gebruikerstoken (versleuteld) en de gekozen werkruimte voor uw Wix-site en uw Wix-gebruikers-ID. Facturen die u uploadt, worden in die werkruimte opgeslagen zoals elk ander document dat u uploadt. Om regelitems te vergelijken, leest de applicatiedienst de overeenkomstige producten van uw Wix Stores-catalogus (SKU, productnaam, kostprijs) op het moment van de controle en bewaart deze niet. De app leest geen bestellingen, klanten of siteleden en wijzigt niets in Wix.

Uw instellingen worden verwijderd wanneer u de app van uw site verwijdert, anders 6 maanden na het laatste gebruik; back-upkopieën worden binnen maximaal 30 dagen verwijderd. Om te garanderen dat hetzelfde bestand slechts één keer wordt verwerkt, bewaart de applicatiedienst een verwerkingsrecord (een hash van het bestand, document- en taak-ID's, geen documentinhoud) gedurende 30 dagen. U kunt uw token op elk moment verwijderen met "Remove my token" in de app.

12.17 Airtable-extensie

Wanneer u de Airtable-extensie koppelt, bewaart onze applicatiedienst uw PaperOffice-gebruikerstoken (versleuteld), de gekozen werkruimte, de ID van de Airtable-basis en een verbindingstoken (versleuteld) dat alleen werkt voor deze basis. Het verbindingstoken wordt opgeslagen in de extensie-instellingen van de basis en is zichtbaar voor personen die daar toegang hebben tot de extensie. Wanneer een extractie wordt gestart, downloadt de applicatiedienst het gekozen bijlagebestand één keer van Airtable en slaat deze op in uw werkruimte zoals elk ander document dat u uploadt; de samenvatting wordt door de extensie met de rechten van de gebruikende persoon in de basis geschreven.

Het verbindingstoken verloopt na 30 dagen. De verbindingsgegevens worden verwijderd één dag nadat ze zijn verlopen, na 60 dagen zonder gebruik, wanneer u ontkoppelt in de extensie, of bij het volgende gebruik nadat u uw gebruikerstoken heeft verwijderd in PaperOffice AI; back-upkopieën worden binnen maximaal 30 dagen verwijderd. Om te garanderen dat dezelfde bijlage slechts één keer wordt verwerkt, bewaart de applicatiedienst een verwerkingsrecord (een hash van uw PaperOffice-accounttoken, de basis, record- en bijlage-ID's, plus document- en taak-ID's, geen documentinhoud), afzonderlijk voor elk PaperOffice AI-account gedurende 30 dagen.

Om dubbele verwerking te voorkomen, bewaart onze appservice een verwerkingsstatus voor elke extractie (een onomkeerbare sleutel, de PaperOffice-document- en taak-ID's) gedurende 30 dagen.

Wij gebruiken gegevens van deze platforms niet voor reclamedoeleinden, verkopen deze niet en gebruiken ze niet om gegeneraliseerde AI-modellen te trainen.

De rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6, lid 1, onder b, AVG). U kunt de sleutel of gebruikers-token te allen tijde verwijderen in de PaperOffice-app onder Account → API. Documenten die zijn opgeslagen in uw PaperOffice-werkruimte blijven in uw account totdat u deze daar verwijdert.

13. Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

14. Contact voor vragen over gegevensbescherming