Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking op deze website is:

2. Verzameling en opslag van persoonlijke gegevens

2.1 Bij bezoek aan de website

Wanneer u onze website bezoekt, wordt door uw browser automatisch informatie naar de server verzonden. Deze informatie wordt tijdelijk opgeslagen in een logbestand:

• IP-adres van de opvragende computer
• Datum en tijd van toegang
• Naam en URL van het opgehaalde bestand
• Website van waaruit de toegang plaatsvond (referrer URL)
• Gebruikte browser en eventueel het besturingssysteem

2.2 Bij gebruik van onze diensten

Bij registratie voor onze diensten verzamelen wij:

• E-mailadres
• Naam / Bedrijfsnaam
• Betalingsinformatie (voor betaalde diensten)
• Gebruiksgegevens van PaperOffice-diensten

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:

• Aanbieden van de website en onze diensten
• Contractafhandeling en klantenondersteuning
• Verbetering van onze producten en diensten
• Marketing en reclame (alleen met uw toestemming)
• Naleving van wettelijke verplichtingen

4. Rechtsgronden

De verwerking is gebaseerd op:

• Art. 6, lid 1, sub a, AVG – Toestemming
• Art. 6, lid 1, sub b, AVG – Uitvoering van de overeenkomst
• Art. 6, lid 1, sub c, AVG – Wettelijke verplichting
• Art. 6, lid 1, sub f, AVG – Gerechtvaardigd belang

5. Gegevensopslag

5.1 Opslaglocatie

Uw gegevens worden uitsluitend opgeslagen in Europese datacenters. Wij maken geen gebruik van clouddiensten buiten de EU voor het opslaan van persoonlijke gegevens.

5.2 Opslagduur

Wij bewaren uw gegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.

6. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Recht op inzage (Art. 15 AVG) – U kunt informatie opvragen over uw opgeslagen gegevens
• Recht op rectificatie (Art. 16 AVG) – U kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens
• Recht op gegevenswissing (Art. 17 AVG) – U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking van de verwerking (Art. 18 AVG) – U kunt verzoeken om beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (Art. 20 AVG) – U kunt uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen
• Recht van bezwaar (Art. 21 AVG) – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking
• Intrekken van toestemming (Art. 7, lid 3, AVG) – U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken

7. Cookies

De marketingwebsite meet bereik en sessiegedrag na de eerste interactie. Er is geen cookiebanner en geen advertentie-IDs. Technisch noodzakelijke voorkeuren (taal, valuta) zijn vereist voor de werking.

7.1 Technisch noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn vereist voor de werking van de website (bijvoorbeeld taal en valuta) en kunnen niet redelijk worden uitgeschakeld.

7.2 Bereikmeting en sessieherhaling

Na scrollen of klikken: Google Analytics 4 (meet-ID G-HQHHXQ44LG, alleen paperoffice.ai en www.paperoffice.ai), first-party statistieken via /po-stats/ (Plausible), en OpenReplay na interactie. Geen toestemmingsbanner, geen Google Tag Manager, geen advertentie-IDs.

8. Gegevensbeveiliging

Wij implementeren technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onbedoelde of opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegden:

• SSL/TLS-encryptie voor alle gegevensoverdrachten
• Versleutelde gegevensopslag
• Regelmatige beveiligingsaudits
• Toegangscontrole en authenticatie

9. Gegevensdeling

Uw persoonlijke gegevens worden niet aan derden doorgegeven, behalve voor de volgende doeleinden:

• Betalingsdienstaanbieders (voor het verwerken van betalingen)
• IT-dienstverleners (voor technische ondersteuning)
• Autoriteiten (indien wettelijk vereist)

10. Integratie van AI-assistenten (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor) via MCP

PaperOffice stelt een server beschikbaar volgens het Model Context Protocol-protocol (MCP) onder mcp.paperoffice.ai, waarmee u derden AI-assistenten kunt verbinden met uw PaperOffice-account. De verbinding wordt uitsluitend door uzelf geautoriseerd (OAuth 2.1 met PKCE); uw wachtwoord wordt niet bekendgemaakt aan de assistent.

Bij elk gebruik zendt de assistent naar PaperOffice de naam van het opgeroepen hulpmiddel evenals de daarvoor benodigde parameters (bijv. een zoekterm of document-ID). PaperOffice voert de aanroep uit met de rechten van uw gebruikersaccount in de eigen infrastructuur in EU-datacenters en geeft het resultaat terug aan de assistent. PaperOffice ontvangt noch uw chatgeschiedenis noch uw invoer naar de assistent en slaat geen conversatiegegevens op.

De teruggegeven resultaten (bijv. documentteksten) worden onderdeel van uw gesprek met de assistent en vallen onder de privacybepalingen van de betreffende aanbieder (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor). Controleer of het doorgeven van de betrokken documenten aan deze aanbieder voor uw organisatie is toegestaan.

PaperOffice logt elke hulpmiddelenaanroep (tijdstip, gebruiker, hulpmiddel, verbruikte Credits, verbinding) in de audittrail van uw account. Rechtsgrondslag is de uitvoering van het contract (art. 6 lid 1 onder b AVG) evenals ons gerechtvaardigde belang bij veiligheid en traceerbaarheid (art. 6 lid 1 onder f AVG). U kunt de verbinding op elk moment intrekken in de PaperOffice-app onder Account → API → MCP-verbindingen of in de assistent; verleende toegangstokens worden hierdoor onmiddellijk ongeldig.

11. Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

12. Contact voor vragen over gegevensbescherming