Delen via e-mail

Hoofdstuk 2: Delen via e-mail

U stelt het delen rechtstreeks in de Workspace in: Bewerken, daarna het tabblad Delen, daarna Nieuwe externe vrijgave. We kiezen e-mail als kanaal. Daarna vullen we het e-mailadres van de accountant in. Met dit selectievakje kan alleen een PaperOffice-account met precies dit adres de uitnodiging accepteren; het doorsturen van de link alleen is niet voldoende. Bij Documenttoegang bepaalt u wat de ontvanger mag doen: alleen bekijken en downloaden, of daarnaast documenten uploaden. Omdat onze accountant documenten aan ons moet kunnen terugsturen, geven we uploadrechten. En u bepaalt hoe lang de vrijgave geldig blijft: zonder vervaldatum, voor 7, 30 of 90 dagen, of voor één jaar. Voor de jaarafsluiting zijn 30 dagen voor ons voldoende. Opslaan en klaar. De vrijgave wordt nu als in afwachting weergegeven totdat de accountant de uitnodiging accepteert.

Hoofdstuk 3: De ontvanger accepteert

De accountant ontvangt een e-mail met de uitnodiging voor de Workspace Accountant 2026 en de knop Uitnodiging accepteren. Als de accountant al is ingelogd op de eigen PaperOffice-account, is deze ene klik voldoende om toegang te verlenen. De accountant heeft dus een eigen account nodig, maar geen PIN voor het delen. Vanaf dat moment verschijnt de gedeelde Workspace in de eigen account, duidelijk gemarkeerd. De accountant kan de documenten bekijken, inclusief alle geëxtraheerde gegevens, en ze downloaden, binnen de grenzen van de rechten die u heeft verleend. Omdat we uploadrechten hebben gegeven, kan onze accountant ook iets naar ons terugsturen, bijvoorbeeld een factuur die rechtstreeks aan hem is gestuurd. Hij sleept de factuur in de gedeelde Workspace, en dat is alles. En wat merken wij ervan? De factuur staat nu in onze Workspace Accountant 2026 en wordt verwerkt zoals elk ander document. Niemand hoeft nog documenten via e-mail heen en weer te sturen.