Revisiebestendige opslag en legal hold

Voor documenten die u moet bewaren, is er revisiebestendige opslag. Boven het document staat nog steeds: niet revisiebestendig. We activeren dit in het Revisies-tabblad: kies het land en het documenttype, wat de bewaartermijn vaststelt, hier zes jaar voor een VK BTW-administratie. Dit begint onmiddellijk, en PaperOffice toont de berekende einddatum. Daarna wordt het document onveranderlijk opgeslagen en kan het niet worden verwijderd of verplaatst totdat de bewaartermijn is verstreken. PaperOffice logt wat er ook met het document gebeurt, tamper-proof, in het Revisies-tabblad. Dit is bij ontwerp onomkeerbaar. Op elk moment kunt u vervolgens een compliance-certificaat maken: een PDF met bewijs van integriteit, een QR-code en een openbare verificatielink. Als er een juridisch geschil of fiscaal onderzoek gaande is, kan een beheerder extra een legal hold instellen via de API, bijvoorbeeld vanuit uw eigen workflow. Het document zal dit onmiddellijk weergeven en blijft bewaard na de deadline totdat de legal hold wordt opgeheven. Samenvattend: kies AI-DMS Ultra voor belangrijke documenten, en de audit controleert elk document met twaalf controles. Kritieke bevindingen plaatsen het document onmiddellijk in quarantaine, en alleen een beheerder mag het vrijgeven na een beoordeling. PaperOffice leest ook slechte scans, u controleert elke waarde bij de bron, PaperOffice rapporteert duplicaten automatisch, en u bewaart belangrijke documenten revisiebestendig. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.