Het postvak dat met u meedenkt: PaperOffice AI in n8n, stap voor stap

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. In deze aflevering bouwen wij een slimme inbox in n8n die met u meedenkt. Er komt een batchscan binnen, en aan het einde wordt elk document herkend, ingedeeld, gecontroleerd en gekoppeld aan de bestelling. Waar iets niet past, beslist een mens.

Resultaat eerst: Een echte run, mensen beslissen

Voordat we iets bouwen, kijken we eerst naar het resultaat. Een echte run. Daarna bouwen we het stap voor stap op. Ons voorbeeld is een batchscan met zes pagina’s: één inkooporder, één leveringsbon en vier facturen. Op één van hen verschijnt plotseling een nieuw bankrekeningnummer. Ik stuur de batchscan naar de webhook. Zes pagina’s in één PDF, precies zoals ze uit de scanner komen. In de uitvoeringslijst start de run. Split scheidt de documenten, IDP leest de velden uit en elke gemarkeerde factuur gaat door de Ultra-controle. Dit duurt een paar minuten, dus ik spoel door. De run heeft zes documenten herkend, ze geregistreerd en de orders gekoppeld. Voor elk document met een reden wacht er nu een taak. En de workflow slaapt en wacht op ons. In PaperOffice staan de taken onder Mens in de Lus, elk met zijn reden. PaperOffice kent deze factuur al. Het is de tweede kopie van de Iberica-factuur, met een ontvangststempel. De workflow meldt het dubbele exemplaar, en het reviewvenster wijst naar het origineel. Ik wijs het af, met een reden. Voor deze factuur meldt de controle een hoog fraudegevaar: de leverancier geeft een nieuwe bankrekening op. Vanaf een score van zeven wordt een document automatisch in quarantaine geplaatst. Ik wijs deze ook af. De factuur voor veertigduizendhonderdvijfhonderd euro is onopvallend. Voordat ik hem goedkeur, bevestig ik de geëxtraheerde velden. Dan: Goedkeuren. Ik beslis op dezelfde manier over de resterende drie taken. Elke beslissing wekt de run door via de tweede webhook. Na de laatste is het klaar: ongeveer dertig minuten, en het grootste deel van die tijd wachtte het op ons. Het resultaat in PaperOffice: de goedgekeurde documenten staan in Northstar Documents, en de facturen zijn revisiebestendig tot eind 2036. Onder Activiteiten staat de notitie van de workflow. Het dubbele exemplaar zit in Quarantine Workspace, met een juridische bewaring en ook een notitie. Het kan niet meer worden verwijderd. En dit is precies het inbox dat we nu stap voor stap bouwen, met gewone HTTP-nodes in n8n. Tien fasen.

Fase 1 van 10: Invoer

Fase één is de invoer. Ik heb de nodes voor elke fase voorbereid. Ik plak ze in en verplaats ze naar de juiste positie. De Webhook ontvangt het bestand via POST. Het is beschermd door Header-Auth: Alleen zij die de juiste sleutel in de header versturen, krijgen toegang. Antwoorden zijn niet automatisch, maar worden afgehandeld via dedicated response-nodes. Als het bestand ontbreekt, gaat het proces direct naar de respons, en ontvangt de afzender onmiddellijk een duidelijke foutmelding.

Fase 2 van 10: Split Agent

Fase twee is de Split Agent. Ik verbind deze met de invoer, specifiek naar de tak waar het bestand zich bevindt. Een enkele aanroep van de PaperOffice API, een POST naar het taakinterface. De inloggegevens zijn opgeslagen als Header-Auth in n8n, niet binnen de node zelf. De body bevat de sjabloon pdf_ai_split, het ultra model, de verwerkingslane, een regel voor bestandsnamen, de taal en uiteraard het bestand. De taak draait op de achtergrond. Daarom pollt de workflow elke zes seconden naar de taak totdat deze voltooid is. Zodra het batch is gesplitst, reageert de workflow met 202 Accepted en gaat door met de rest, zonder de afzender te laten wachten.

Fase 3 van 10: Document per document

Fase drie gaat document per document. De loop neemt altijd precies één document uit het resultaat van Split Agent. Vervolgens downloadt de workflow het documentbestand via de downloadlink.

Fase 4 van 10: IDP Agent

Fase vier is de IDP Agent. Nogmaals een enkele aanroep, deze keer met behulp van het sjabloon document_idp. Voor facturen, inkooporders en leveringsbonnen worden de volgende velden teruggegeven: leverancier, nummer, datum, bedragen en regelitems, samen met hun overeenkomstige locaties in het originele document.

Fase 5 van 10: Archivering + Knowledge Graph

Fase vijf: Archiveren en Knowledge Graph. document-put plaatst het document in de Workspace n8n Inkoop. procurement_bind koppelt vervolgens de factuur en het leveringsbewijs aan de bestelling, gebruikmakend van het inkoopordernummer dat door IDP Agent is gevonden.

Fase 6 van 10: AI-DMS Ultra

Fase zes is AI-DMS Ultra. Niet elk document vereist een volledige analyse; daarom zijn hier regels opgenomen. Een bedrag boven de 1.000 euro, een mismatch in het documenttype, een ontbrekend verplicht bedrag of een afwijking in de drie-wegen-match. Als een regel van toepassing is, stelt de workflow Ultra voor dit specifieke document in.

Fase 7 van 10: Audit- en reviewtaak

Fase zeven: audit- en reviewtaak. De workflow leest het fraudegevaar en de onderbouwing daarvan uit het document. Via de taakinterface maakt deze vervolgens een taak voor een mens: met specificatie van wie dit zal controleren, de deadline, het urgentieniveau en het bijbehorende document. Hier bereikt een parser zijn limiet. LlamaParse en Mistral OCR leveren tekst en structuur. Zij omvatten geen verificatieproces met taak, toewijzing, deadline en bewijs. U zou dit zelf moeten bouwen.

Fase 8 van 10: Drie-wegen-match

Fase acht is de drie-wegen match. De lus heeft twee outputs. De eerste wordt geactiveerd wanneer alle documenten gereed zijn. Ik verbind deze met de drie-wegen match. procurement_review controleert elke transactie: komen de inkooporder, het leveringsbewijs en de factuur overeen qua hoofdsom en regelitems? Bij afwijkingen wordt hierdoor ook een taak gegenereerd.

Fase 9 van 10: Wachten op de mens

Fase negen: Wachten op de mens. Het workflow registreert zich met zijn wake-up adres bij PaperOffice en gaat vervolgens in slaapstand zonder tijdsbeperking. Wanneer er een beslissing wordt genomen in PaperOffice, rapporteert PaperOffice deze beslissing aan een tweede webhook. Het zoekt op welke run wacht op deze taak en wekt deze.

Fase 10 van 10: Beslissing toepassen

Fase tien past de beslissing toe. Bij goedkeuring heft de workflow een auditvergrendeling op, met behulp van de goedgekeurde taak als bewijs. Vervolgens verplaatst het document zich naar Northstar Documents Workspace, en worden facturen revisiebestendig gemaakt, met een bewaartermijn die ingaat aan het einde van het jaar. Bij afwijzing blijft het document vergrendeld en krijgt het een juridische bewaring. In beide gevallen schrijft de workflow een notitie bij het bestand en wacht vervolgens op de volgende beslissing. Tien fasen, één workflow, en alles draait op één platform: één contract, gegevens in de EU, geen subverwerkers. Gegevens binnen, gegevens buiten. En zodra de documenten in PaperOffice zitten, is er nog meer mogelijk zonder nieuwe component: de telefoonagent, vragen van Claude of ChatGPT via MCP, zoeken en workflows in de app. In de komende afleveringen kijken we dieper naar individuele agents, zoals Split, IDP en Redact. Tot dan: Veel bouwplezier.