Verbind alles: documenten uit het postvak, scanner en opslag, plus API en AI-assistenten

Resultaat eerst: Documenten komen vanzelf binnen

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. In deze video verbinden wij PaperOffice met de buitenwereld: uw e-mailpostvak, uw scanner, uw opslaglocaties en AI-assistenten zoals Claude en ChatGPT. Facturen komen binnen via e-mail, scans zijn bij de kopieermachine, contracten staan in de cloud. Het individueel downloaden en uploaden van alles kost u elke dag tijd. Eerst het resultaat. Niemand heeft deze facturen geüpload. PaperOffice haalde ze zelf op uit het e-mailpostvak, en het laatste document kwam direct vanuit de scanner. Dit is hoe u dit instelt: eerst verbindt u de bron, vervolgens bepaalt een connector waar de documenten naartoe gaan. Daarna behandelen wij uw eigen opslag, API-sleutels en AI-assistenten.

Hoofdstuk 1: Het principe: Storage Mount en Connector

Elke verbinding begint onder Document AI, Storage Mounts. Een Storage Mount is de toegang tot een bron, zoals een postvak, een map op een server of cloudopslag. Bij het aanmaken selecteert u eerst het doel. Als importbron haalt PaperOffice bestanden op. Als uw eigen opslag slaat PaperOffice uw documenten daar op. Deze keuze kan achteraf niet meer worden gewijzigd.

Hoofdstuk 2: Het e-mailpostvak

We beginnen met het postvak waar uw leveranciers hun facturen naartoe sturen. We selecteren E-mail als het verbindingstype. Vervolgens de inloggegevens voor het postvak: server, gebruikersnaam en wachtwoord. De versleutelde verbinding is al ingeschakeld, en het postvak wordt uitgelezen. Met Verbinding testen controleert PaperOffice onmiddellijk of alles correct is, en alleen in de leesmodus. Er verandert niets in het postvak tijdens dit proces. De connector zet dit om in een workflow. Hij monitort de bron en slaat elk nieuw document op in de Workspace die u opgeeft. Nu voor de Connector. Hij krijgt een naam, de bron is ons postvak, en als bestemming selecteren wij het Workspace-postvak. Onder Actie geeft u aan hoe vaak het postvak wordt gecontroleerd, maximaal elke vijf minuten. PaperOffice haalt alleen ongelezen e-mails op en markeert deze daarna als gelezen. De e-mails zelf blijven in het postvak. Met Scan starten halen wij de facturen onmiddellijk op in plaats van te wachten op de volgende controle. En hier zijn ze: drie facturen, rechtstreeks uit uw postvak. De AI-DMS-verwerking zal ze direct inlezen.

Hoofdstuk 3: De Scanner

Voor uw scanner is er een speciale optie genaamd het Scanner Endpoint. PaperOffice biedt hiervoor beveiligde toegang. Klik op Endpoint activeren en PaperOffice toont de inloggegevens. Voer deze in uw scanner in. Het is het beste om SFTP te gebruiken. Oudere scanners die alleen FTP ondersteunen, krijgen hiervoor een speciale FTP-toegang. Ook hier brengt een Connector de scans naar het Workspace-postvak. Het is belangrijk dat geplande polling is ingeschakeld. Wanneer dit aan staat, controleert PaperOffice de scannermap in het ingestelde interval en haalt automatisch nieuwe scans op. Om dit te demonstreren, halen we de scan direct op door op Scan starten te klikken. En daar is hij, zonder dat u via een computer hoeft te gaan.

Hoofdstuk 4: Mappen en cloudopslag

Verbind mappen op servers en in de cloud op dezelfde manier: bijvoorbeeld via SFTP voor een NAS of Linux-server, samen met Amazon S3 en compatibele opslag, en WebDAV, bijvoorbeeld Nextcloud. We verbinden een map op onze eigen server via SFTP: adres, gebruikersnaam, wachtwoord en de map waaruit PaperOffice leest. Verbinding testen leest hier ook alleen. Er verandert niets op de server. Een connector haalt de bestanden naar het Workspace-postvak. De bestanden zelf blijven op de server. Factuur, leveringsbon en vrachtfactuur liggen hier, en AI-DMS leest ze direct uit.

Hoofdstuk 5: Uw eigen opslag (BYOS)

Als u wilt dat uw documenten worden opgeslagen op uw eigen hardware, gebruik dan uw eigen opslag, ook wel BYOS genoemd. Hiervoor verbinden we een tweede map op onze server als uw eigen opslag. Vervolgens versleutelt PaperOffice elk bestand met uw eigen wachtwoord. Download het direct als bestand en bewaar het veilig. U kiest de opslaglocatie bij het aanmaken van een Workspace, en deze keuze is definitief.

Hoofdstuk 6: API-sleutels

Voor uw eigen programma’s en automatiseringen zijn er API-sleutels. U vindt deze rechts onder API en Ontwikkelaar. Bij het aanmaken kiest u het type: een API-sleutel voor servers en diensten of een persoonlijk token waarmee AI-assistenten via MCP voor u kunnen werken. U kunt de sleutel op elk moment kopiëren vanuit de lijst met API-sleutels. Behandel deze als een wachtwoord. Hoe u n8n verbindt, wordt bijvoorbeeld in een aparte video getoond.

Hoofdstuk 7: Claude en ChatGPT

De snelste manier om AI-assistenten te verbinden is via Instellen van PaperOffice, rechts onder Hulp en Leren. Voor Claude kopieert u het serveradres en maakt u een persoonlijk token aan. Voeg vervolgens PaperOffice toe aan Claude als connector. In ChatGPT schakelt u de ontwikkelaarsmodus in, wat doorgaans een betaald ChatGPT-abonnement vereist. Voer vervolgens het serveradres in en bevestig de aanmelding. Voor Cursor en andere MCP-programma’s toont het dialoogvenster direct de juiste stappen. Samengevat: een Storage Mount verbindt de bron, en een connector brengt de documenten naar de juiste Workspace. Facturen uit uw postvak en scans van uw scanner komen automatisch binnen. Met uw eigen opslag blijven uw bestanden op uw hardware, en via API-sleutels en MCP werken uw programma’s en AI-assistenten direct met PaperOffice. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.