Speciale agenten: scheid batchscans, lees handschrift, detecteer manipulaties, maak gegevens zwart

Eerst het resultaat: vier speciale gevallen, vier oplossingen

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Vandaag bespreken wij vier specialisten in PaperOffice die vervelende speciale gevallen voor u afhandelen. Eerst het resultaat: vijf schone documenten met beschrijvende namen worden geëxtraheerd uit een batchscan van zeven pagina’s. Een bewijs van levering met handgeschreven aantekeningen wordt gelezen. Een factuur waarbij iemand de bankgegevens heeft afgeschermd, wordt direct gemarkeerd. En een loonstrook wordt gepseudonimiseerd naar de belastingadviseur gestuurd. Wij kijken waar deze agenten zich bevinden in PaperOffice, en bekijken vervolgens elk afzonderlijk: Split, handschriftherkenning, Trust en Redact.

Hoofdstuk 1: Waar de speciale agenten zich bevinden

U vindt de speciale agenten aan de linkerkant onder Document AI: Split Agent, Trust Agent en Redact Agent. Hier maakt u agenten met vaste instellingen aan als u dezelfde taak herhaaldelijk moet uitvoeren. Het proces wordt gestart vanuit de documentlijst: selecteer documenten, Acties, Agenten en workflows. Hier vindt u Split, Trust en Redact. Een document wordt dus altijd eerst geselecteerd, gevolgd door de agent.

Hoofdstuk 2: Split Agent: Batchscans splitsen

Eerste probleem: in de postkamer wordt een hele stapel in één keer gescand. Dit resulteert in een PDF van zeven pagina’s met een inkooporder, leveringsbon, factuur en meer, inclusief een scheidingsblad. Hiervoor maken wij een Split Agent aan. Wij noemen het Split mailroom en selecteren het niveau Premium. Als resultaat worden de individuele delen niet alleen genummerd, maar krijgen hun namen ook het documenttype, de datum en de afzender mee. In het tabblad Split-methode definieert u hoe de agent herkent waar een nieuw document begint: automatisch, door een voorblad, door een scheidingscode, door een wijziging in documenttype, na een vast aantal pagina’s, per persoon of dossier, of met uw eigen regel. Wij laten dit op Automatisch staan. Vervolgens detecteert PaperOffice de grenzen op basis van inhoud, afzender, datum en documenttype; scheidingsbladen zijn mogelijk maar niet vereist. Als doel selecteren wij de bestaande Workspace Mailroom 2026. Nu voor de batchscan: selecteer de items in de lijst, klik vervolgens op Acties, Split en Uitvoeren via Split Agent. Klik op Start, en de agent doet de rest op de achtergrond. Na ongeveer een minuut toont het monitorpaneel de aangemaakte documenten: vijf documenten zijn gegenereerd uit zeven pagina’s, elk met zijn documenttype, datum en afzender in de bestandsnaam. Het scheidingsblad is verwijderd, en de originele scan is behouden. Een snelle blik op de lijst is nog steeds de moeite waard: als de splitsing correct is, kunt u doorgaan zoals gebruikelijk met gegevensvelden, workflows en alles wat erbij komt kijken. Een kijkje in één van de nieuwe documenten, de bestelling aan Veldtmann: PaperOffice heeft deze geëxtraheerd als elk ander document, inclusief titel en een samenvatting met bedrag.

Hoofdstuk 3: Herkenning van handschrift

Tweede probleem: handschrift. De klant bevestigt onze levering op het leveringsbewijs met de hand: achtennegentig pakketten ontvangen, doos zeven beschadigd, twee pakketten afgewezen. Een scan wordt teruggestuurd. Hiervoor heeft u geen eigen agent nodig: Vanaf niveau AI-DMS Ultra herkent PaperOffice handschrift tijdens de verwerking automatisch. Wij laden de scan daarom in een Workspace met Ultra. Zelfs de samenvatting vermeldt het: achtennegentig van de honderd pakketten zijn aangekomen, doos zeven beschadigd. En in een apart gedeelte, Handschriftelijke aantekeningen, vindt u alles wat handmatig is ingevoerd, tot en met de aantekening over de klacht. De stempel wordt ook door PaperOffice herkend. Op deze manier ziet u direct dat er een klacht hangt. Verifieer handschriftelijke informatie op het document zelf kort, vooral getallen.

Hoofdstuk 4: Trust Agent: Detectie van manipulaties

Derde probleem: Twee facturen van Kaltwerk met hetzelfde nummer. In eerste instantie lijken ze identiek, maar in het ene geval heeft iemand de bankgegevens onderaan afgedekt met een wit vakje en nieuwe informatie eroverheen geschreven. De Trust Agent controleert of er wijzigingen zijn aangebracht aan een PDF. Wij markeren de kopie, selecteren Trust en starten de integriteitscontrole. Voor het documenttype kiezen we voor Factuur, zodat PaperOffice extra let op typische patronen in facturen. Met Premium markeert PaperOffice de bevindingen direct in het document en maakt een gemarkeerd bewijs-PDF. Het resultaat: Controle aanbevolen, met drie bevindingen. De meest significante: In de tekst van de PDF staat een bankrekeningnummer, dat in het zichtbare document wordt afgeschermd door een later getekende vorm, en daar wordt een ander weergegeven. Daarnaast vermeldt de factuur bankrekeningnummers uit verschillende landen. De risicoscore verschijnt ook als pictogram in de lijst. De beoordeling door PaperOffice bestreek vier gebieden: verborgen inhoud die tijdens normaal bekijken over het hoofd wordt gezien, de technische structuur van de PDF, een vergelijking tussen wat zichtbaar is en wat in het document is opgeslagen, en extra patronen voor facturen met behulp van het factuurprofiel. Ter vergelijking, het origineel: geen afwijkingen gedetecteerd. De Trust Agent vertelt u niet wie fraude heeft gepleegd, maar toont u waar u nauwkeuriger moet kijken voordat u een betaling doet. Een ander voorbeeld, dit keer met het profiel Sollicitatie en CV: Dit cv bevat een instructie aan AI-systemen in zeer lichte en kleine lettertypes, praktisch onzichtbaar voor mensen. De Trust Agent detecteert dit en markeert het cv als verdacht.

Hoofdstuk 5: Redact Agent: Afschermen en Pseudonimiseren

Vierde probleem: De belastingadviseur vereist een loonstrook maar niet de naam, adres of bankgegevens van de werknemer. Wij markeren de loonstrook en selecteren Redact, Bewerken met voorbeeldweergave. Eerst het scenario, d.w.z. wat wordt afgeschermd: bijvoorbeeld voor een AVG-openbaarmaking aan betrokkenen, voor delen met zakelijke partners en dienstverleners, of alleen voor financiële of contactgegevens. PaperOffice stelt de bijbehorende regels in. Voor de loonstrook selecteren Personeelsdossier. Tijdens het fijnafstellen specificeren wij wat ongewijzigd moet blijven: de bedrijfsnaam Northstar. Voor de uitvoer selecteren Pseudonimiseren, wat beschikbaar is met het model Ultra. Voordat er iets gebeurt, markeert de AI-verwijderingsbeoordeling elk veld dat wordt vervangen. Als iets niet goed lijkt, kunt u dit met één klik in-/uitschakelen en eventuele missende velden eenvoudig slepen. Daarna toont de kopie een fictieve naam in plaats van de echte, en een alternatief adres in plaats van het werkelijke. Dit houdt het document leesbaar terwijl de ware namen worden verborgen. Gezondheidsgegevens en handtekeningen blijven afgeschermd. De onderstaande tabel geeft aan welke naam bij welke invoer hoort. Deze informatie is alleen beschikbaar in dit dialoogvenster en nooit in het PDF-bestand. Bovendien worden nieuwe pseudoniemen toegekend bij elke uitvoering. Kopieer ze als u de mapping wilt behouden. Het origineel blijft ongewijzigd, en de gepseudonimiseerde kopie wordt direct ernaast geplaatst. Neem even de tijd om deze te controleren voordat u verzendt. Samenvattend: De Split Agent splitst batchscans in individuele documenten. Handschrift wordt automatisch herkend door PaperOffice in Workspaces met AI-DMS Ultra. De Trust Agent geeft aan waar een PDF is gewijzigd. En de Redact Agent schermt af of pseudonimiseert, met controle voordat dit wordt toegepast. Het wordt altijd gestart vanuit de documentlijst, via Acties en Agenten en workflows. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.