Split Agent: Batch scans scheiden

Eerste probleem: In de postkamer wordt een hele stapel in één keer gescand. Dit resulteert in een PDF van zeven pagina’s met een bestelling, leveringsbon, factuur en meer, inclusief een scheidingsblad. Hiervoor maken we een Split Agent. We noemen het Split mailroom en selecteren het niveau Premium. Hierdoor krijgen de individuele delen niet alleen nummers maar ook het documenttype, de datum en de afzender in hun namen. In het tabblad Splitsmethode definieert u hoe de agent herkent waar een nieuw document begint: automatisch, door een voorblad, door een scheidingscode, door een wijziging in documenttype, na een vast aantal pagina’s, per persoon of dossier, of met uw eigen regel. We laten dit op Automatisch staan. Vervolgens detecteert PaperOffice de grenzen op basis van inhoud, afzender, datum en documenttype; scheidingsbladen zijn mogelijk maar niet vereist. Als doel selecteren we de bestaande Workspace Mailroom 2026. Nu voor de batch scan: selecteer de items in de lijst, klik dan op Acties, Split en Uitvoeren via Split Agent. Klik op Start, en de agent doet de rest op de achtergrond. Na ongeveer een minuut toont de monitor de gemaakte documenten: vijf documenten zijn gegenereerd uit zeven pagina’s, elk met het documenttype, datum en afzender in de bestandsnaam. Het scheidingsblad is verwijderd en de originele scan is behouden. Een snelle blik op de lijst is nog steeds de moeite waard: Als de scheiding correct is, kunt u doorgaan zoals gebruikelijk met gegevensvelden, workflows en alles wat erbij komt kijken. Een kijkje in één van de nieuwe documenten, de bestelling aan Veldtmann: PaperOffice heeft deze geëxtraheerd als elk ander document, inclusief titel en een samenvatting met bedrag.