Deel documenten, geen persoonlijke gegevens: Zet zwart met pseudoniemen (preview)

Hallo en welkom terug bij de PaperOffice AI Academy. Vandaag kijken we naar iets waarmee elk bedrijf vroeg of laat te maken krijgt: u moet een document delen, maar niet de persoonlijke gegevens die erin staan. Dit is onze situatie. De salarisadministratie van Northstar wordt gecontroleerd door een extern bureau. De controleurs hebben het arbeidscontract van Maya nodig om te controleren of haar salaris correct wordt verwerkt. Wat zij niet nodig hebben, is Maya zelf: haar naam, haar thuisadres en haar persoonlijke identificatiegegevens. Dit is de Northstar HR Workspace, met het arbeidscontract, de loonstrook en een incidentmelding.

Laten we eerst het dienstverband openen, zodat u ziet waarmee we te maken hebben. Hier staat de volledige naam van Maya. Haar privéadres in Londen. En haar jaarlijks salaris. Dit zijn allemaal persoonlijke gegevens en ze komen op alle drie de pagina’s voor. Het handmatig verwijderen ervan is tijdrovend en het is makkelijk om ergens een plekje over te slaan. Laten we PaperOffice dit daarom laten doen.

Terug in de lijst selecteer ik het contract, open Agenten en workflows en kies Redact. Ik kies Bewerken met voorbeeldweergave, zodat ik alles kan controleren voordat er iets wordt opgeslagen. Eerst het scenario. Waar dient het document voor? Er is er één voor AVG-verzoeken, één voor delen met zakelijke partners, en deze past het beste: Personeelsdossier, HR.

Bij fine-tuning kan ik aangeven wat wel zichtbaar moet blijven. De controleurs moeten nog steeds zien om welk bedrijf het gaat, maar niet om welke persoon. Dus: Northstar Industrial Systems, en de afkorting, Northstar. Bij uitvoering: het resultaat wordt hier direct in deze Workspace opgeslagen. Het model is Ultra, en in plaats van zwarte dozen kies ik voor Pseudonimiseren. Pseudonimiseren betekent: namen, adressen, data en identificatiegegevens worden vervangen door consistente, fictieve waarden. Het document blijft leesbaar, en de controleurs kunnen ermee werken alsof het het origineel is. En… start. Dit duurt een paar seconden, dus slaan we even vooruit. Hier is de review. PaperOffice heeft de persoonlijke gegevens op alle drie de pagina’s gevonden en elk gebied gemarkeerd dat zal worden vervangen. Ik kan op een gebied klikken om het vrij te geven, of een vak tekenen om er een toe te voegen. Alles ziet er correct uit, dus ik pas het toe.

Klaar. En deze tabel is het interessante deel: links het origineel, rechts wat er nu in het document staat. Maya Ellison is nu een fictieve persoon, met een fictief adres en een nieuw contractnummer. Deze tabel is alleen hier zichtbaar. Hij maakt nooit deel uit van de PDF. Hij is voor u, zodat u weet waar u over praat als u later over het document spreekt. Nog één detail: elke run creëert nieuwe pseudoniemen. Dus als u twee documenten op verschillende momenten deelt, kan niemand ze aan elkaar koppelen. Vanaf hier kan ik de kopie downloaden of per e-mail rechtstreeks naar de controleurs sturen.

De gepseudonymiseerde kopie ligt nu direct naast het origineel. Het origineel zelf blijft onaangetast. Laten we de kopie openen. Maya is nu Sophie Foster, wonend in Glasgow. Waar geen veilige vervanging bestaat, zoals bij het land, wordt PaperOffice eenvoudigweg zwart gemaakt. En het salaris is nog steeds aanwezig voor de audit.

Dat is het: persoonsgegevens eruit, een leesbaar document erin, in ongeveer een minuut. Bedankt voor het kijken, en tot ziens in de volgende les.