Non è più un segreto che i sistemi di gestione documentale abbiano un grande potenziale per le aziende.
Grazie all'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti, non solo fa avanzare la digitalizzazione della sua azienda. Inoltre, costituisce la pietra angolare per raggiungere i suoi obiettivi aziendali e garantire il suo successo aziendale a lungo termine.
Perché la gestione dei documenti digitali crea un chiaro rimedio in questo caso e le fa fare un enorme passo avanti nella trasformazione digitale. Nell'attuale articolo, elencheremo come funziona un sistema di gestione dei documenti (DMS), cosa deve essere considerato e quali vantaggi porta alle aziende.
A cosa serve un sistema di gestione dei documenti?
In parole povere: un sistema di gestione dei documenti (DMS) viene utilizzato per archiviare, gestire e controllare il flusso di documenti e informazioni all'interno di un'organizzazione.
Può organizzare tutte le informazioni, come documenti cartacei, file di Windows o e-mail, in una posizione centrale, il suo sistema di gestione dei documenti, a cui i dipendenti possono accedere facilmente e senza problemi, incluse funzioni uniche per il lavoro di squadra e la condivisione dei documenti e un innovativo interfaccia del programma unica al mondo.
I sistemi di gestione dei documenti stanno diventando sempre più importanti per le aziende poiché la quantità di informazioni generate dalle aziende di oggi sta crescendo in modo esponenziale.
La gestione e il controllo dell'enorme quantità di documenti esterni e interni che fanno parte dei processi aziendali nell'amministrazione pubblica o aziendale è diventata una sfida che incoraggia l'adozione di varie applicazioni.
Pertanto, queste varie applicazioni dovrebbero facilitare il controllo su informazioni e documenti e fornire significative riduzioni dei tempi di ricerca, gestione e risparmi sui costi, che sono molto importanti nei nostri processi amministrativi.
Ma non sarebbe un vantaggio avere una sola applicazione in grado di svolgere tutte le funzioni?
Le mostreremo che il sistema di gestione dei documenti PaperOffice può essere esattamente questa applicazione per la sua azienda che ha tutte le funzionalità necessarie a bordo.
Dove sono archiviati i documenti?
Dopo le opzioni di automazione, il monitoraggio e la ricerca, questa è la domanda più frequente, perché che si tratti di privati o aziende, nessuno vuole lasciare i dati nelle mani sbagliate. Prima di tutto perché anche questo è richiesto dalla legge.
PaperOffice DMS va sul sicuro, perché tutti i dati sono archiviati in un database crittografato altamente sicuro, che può essere posizionato sul NAS, ad esempio da Synology o QNAP. Ciò significa che ha sempre accesso e controllo sui suoi dati.
Pertanto, il "cuore" del sistema di gestione dei documenti è un database in cui le informazioni sono archiviate in modo tale da poter essere trovate e recuperate in modo semplice e controllato.
Ma memorizzando le informazioni in modo strutturato, abbiamo solo una parte dell'equazione.
Il "cervello" che controlla il sistema è la logica del flusso di lavoro, che consente di creare dipendenze tra documenti e processi e di collegare queste informazioni in flussi flessibili e precedentemente definiti.
Un passaggio essenziale nell'implementazione di un "flusso di lavoro" così sofisticato è che quanta più documentazione possibile sia disponibile in formato digitale.
Digitalizzazione e gestione documentale
Quando si parla di sistemi di gestione documentale non bisogna dimenticare: maggiore è il grado di digitalizzazione delle informazioni che fanno parte dei processi, maggiore è il grado di controllo e automazione che si potrebbe raggiungere.
Nella prima fase, viene determinato quali documenti appartengono ai processi, come questi documenti possono essere integrati nel sistema di gestione dei documenti e quali informazioni devono essere estratte e salvate insieme ai documenti nel database.
Una volta incluse le informazioni, viene definito il suo ciclo di vita, come interagisce con altri processi e come può essere integrato.
Molto probabilmente, ci saranno anche informazioni provenienti da fonti diverse e in formati diversi. Alcuni in formato digitale, archiviati in file o database e altri sotto forma di documenti stampati.
Quando le informazioni provengono da altri database o sono in formato XML, interrogarle ed estrarle è facile, ma. Cosa succede ai documenti digitali in formato pdf, doc, ecc.? Sarà un po' più complesso, ma sarà possibile accedere al suo contenuto in diversi modi, ad esempio con determinati programmi, accedendo direttamente al file o inviandolo in stampa ed estraendo le informazioni attraverso lo spool di stampa (coda).
È un po' più complicato quando il documento arriva in formato cartaceo, come una bolla di consegna o una fattura. Ma quando la soluzione include un sofisticato programma di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), un passo importante è già stato compiuto.
Scanner e sistema di gestione dei documenti
Con uno scanner o un altro dispositivo di digitalizzazione, il documento non viene solo convertito in un'immagine, ma i suoi contenuti possono anche essere "letti" elettronicamente.
Se ora il sistema può essere utilizzato per riconoscere e definire quali informazioni del documento è separatamente nel Le informazioni nel sistema di gestione dei documenti sono complete.
La digitalizzazione delle informazioni tramite OCR semplifica l'integrazione di un'ampia varietà di documentazione nella gestione dei processi e dei flussi di lavoro.
Come può trarre vantaggio dal sistema di gestione dei documenti PaperOffice
Il sistema di gestione dei documenti di PaperOffice è come un talento a tutto tondo, perché oltre all'archiviazione generale dei documenti, sono integrate molte altre funzioni relative ai documenti e alle informazioni associate, come alcune di esse:
- Acceda alle sue informazioni sempre e ovunque
- Tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro con lei e non in un cloud.
Rimanga indipendente gestendo tutti i suoi dati da solo invece che in un cloud di terze parti con costi di follow-up.
PaperOffice supporta tutti i dispositivi come PC locale, QNAP NAS, Synology NAS, server Windows o Linux e servizi Web come AWS o Azure.
Ottiene tutti i vantaggi di un cloud ma utilizzando il suo server di database. Può accedere al suo database PaperOffice crittografato e in modo sicuro da qualsiasi altro PC nel mondo.
Scopra di più. - Cerca e trova documenti
- PaperOffice indicizza semplicemente tutto, sia che si tratti di documenti o file scansionati. Il contenuto del testo viene archiviato in modo sicuro nel database senza il suo intervento. Quindi può facilmente cercare qualsiasi frammento di parola, importo e parola chiave in pochi secondi e trovare le voci corrispondenti.
Ulteriori informazioni sulla ricerca integrata. - Ricerca rapida e avanzata
- Completamente automatizzabile
- Il monitoraggio liberamente definibile memorizza automaticamente tutti i documenti in base alle sue specifiche.
È possibile monitorare non solo intere directory, ma anche account di posta elettronica, cartelle di Outlook e persino moduli basati sul Web.
Ulteriori informazioni sull'automazione del monitoraggio. - Automazione e monitoraggio
- Archiviazione dei documenti a norma di legge e a prova di audit
- Ogni azienda è obbligata a conservare i documenti rilevanti per l'imposta per l'ufficio delle imposte.
La sfida è archiviare il numero crescente di documenti digitali e cartacei come richiesto dal GoBD: nel formato originale e non modificabile.
- PaperOffice DMS lo rende possibile, scopra come:
- Archiviazione legalmente conforme
- Automatizzare i flussi di lavoro
- Come già accennato, è fondamentale per la gestione documentale avanzata avere tutte le informazioni in forma digitale e strutturata in un database. Ciò le consente di trovare facilmente i documenti e impostare le regole su chi può accedere, modificare ed eliminare/archiviare le sue informazioni in un unico sito Web centrale.
- Uno dei pilastri della soluzione di gestione dei documenti PaperOffice è l'ampio motore del flusso di lavoro. Ciò consente di specificare ogni passaggio di un processo aziendale con le relative attività e dipendenze associate, nonché i reparti e i ruoli coinvolti. Ma può anche definire notifiche automatiche che vengono attivate in base alle attività e agli eventi che si verificano durante il processo.
- Tutto ciò non solo riduce il tempo dedicato alla gestione delle attività, ma riduce anche al minimo la probabilità di dimenticanze ed errori nel processo.
- PaperOffice la aiuta ad automatizzare tutti i suoi processi di lavoro, mappa digitalmente interi processi di lavoro, così sarà sempre informato.
Ha sempre una panoramica delle attività e dei processi attraverso flussi di lavoro che la supportano nell'automazione del suo lavoro quotidiano.
Imposti il flusso di lavoro desiderato con una data di scadenza, lo colleghi a possibili decisioni e attività e, dall'attivazione, PaperOffice si occupa di tutto il resto fino al completamento. - In questo modo è facile rispettare le politiche aziendali e i requisiti legali.
- Ulteriori informazioni sull'automazione del flusso di lavoro:
- Flussi di lavoro
E molte altre funzionalità.
Lavorare e gestire i documenti può essere facile, sicuro ed efficiente allo stesso tempo.
Valore aggiunto e vantaggi della gestione documentale
Di seguito elenchiamo alcuni dei vantaggi più straordinari dell'implementazione del sistema di gestione dei documenti PaperOffice:
- Controllo su chi può accedere ai documenti, quando e quali attività possono essere eseguite su di essi
- Accesso centralizzato e facile a tutta la documentazione aziendale rilevante e possibilità di più parti che collaborano allo stesso documento
- Sicurezza, non solo nel controllo degli accessi, ma anche nella custodia e nella sicurezza che deriva dall'introduzione di nuove tecnologie e banche dati
- Risparmia tempo nella ricerca della documentazione e costi di gestione e conservazione
- Riduzione degli esuberi quali duplicazioni di documenti, fotocopie, registrazione dati
- Agilità e automazione delle attività amministrative con la creazione di flussi di lavoro che consentono l'integrazione di documenti e processi aziendali in un ambiente controllato e attività chiaramente definite e monitorate
- Senza dimenticare il positivo "effetto collaterale" di una maggiore soddisfazione del cliente interno ed esterno
Ho bisogno di Internet per lavorare con PaperOffice?
NO! PaperOffice NON richiede una connessione Internet per funzionare.
Internet è necessario solo per scaricare il pacchetto di installazione, creare l'account utente, creare il database e aggiungere il dispositivo.
Posso utilizzare il mio Synology NAS per l'archiviazione del database?
SÌ, decisamente! PaperOffice funziona perfettamente con Synology NAS.
Dove sono archiviati i documenti e i file?
Tutti i documenti e i file vengono archiviati direttamente con lei, sul suo PC, in un database crittografato o, se i suoi documenti sono archiviati in "I miei documenti di Windows", non crittografati nella directory locale di Windows.
Ha anche la possibilità di configurare il database su un dispositivo NAS e salvare i suoi dati sul NAS.
In tutti i casi, ha accesso ai suoi dati in qualsiasi momento.
I miei dati sono archiviati in un cloud?
No, i suoi dati generalmente non sono archiviati nel cloud!
Nel caso in cui il suo database sia configurato su un server NAS (come QNAP o Synology), i suoi dati verranno archiviati nel database sul server NAS.
I database creati da PaperOffice sono sempre crittografati?
Ogni database creato da PaperOffice è protetto da una password di alto livello. Tutti i documenti inclusi sono crittografati da PaperOffice ChunkCrypt con una crittografia militare di 1024 bit.
Non importa se vuole solo trovare i suoi documenti e le relative informazioni, o se deve etichettare i documenti, integrarli nei flussi di lavoro, ma allo stesso tempo assicurarsi di lavorare in conformità con varie linee guida e normative - PaperOffice DMS ha una varietà di funzioni per aiutarla.
Iniziare è più facile di quanto pensa.
Ancora preoccupato di non farcela?
Dia un'occhiata ai case study dei nostri clienti sul passaggio al digitale in diversi settori e verifichi di persona la facilità di integrazione.
