Le richieste di un DMS, un sistema di gestione documentale, sono cresciute enormemente o meglio naturalmente negli ultimi anni. Quello che era iniziato come un database, in cui la maggior parte dei documenti originariamente analogici venivano digitalizzati mediante scansione e archiviati, è diventato un software per ufficio completo, che oggi assume la parte principale dei compiti amministrativi di un ufficio.
Ma qual è lo standard, cosa può aspettarsi il cliente da un DMS?
Nel presente articolo le mostreremo quali importanti funzioni deve avere un sistema di gestione dei documenti. Questo può essere spiegato punto per punto utilizzando l'innovativo software di gestione documentale PaperOffice DMS.
Prima di entrare nei benefici, rispondiamo alla seguente domanda:
Cos'è un sistema di gestione documentale?
L'acquisizione, la distribuzione, l'archiviazione e l'indicizzazione dei documenti sono componenti integranti del processo del lavoro quotidiano in molte organizzazioni. E da non dimenticare: eliminazione e ricerca di documenti.
Ciò significa che le aziende di un'ampia varietà di settori accumulano ogni giorno documenti importanti: memorie, documenti contrattuali, bozze, lettere esterne, ricerche, pareri di esperti e molto altro. Questi non arrivano solo per posta, molti documenti arrivano anche via e-mail.
Tutti questi documenti devono essere digitalizzati se arrivano in forma cartacea, richiedono archiviazione strutturata, assegnazione di attività e flussi di lavoro e devono essere immediatamente disponibili su richiesta.
E' molto importante rispettare scadenze importanti e adottare misure legali per archiviare i documenti.
Questo non solo richiede tempo, ma mette anche a dura prova il suo portafoglio.
In che modo l'introduzione di un sistema di gestione documentale può aiutare me e la mia azienda?
L'introduzione di un sistema di gestione dei documenti, DMS in breve, la aiuta ad avere una struttura chiara nei suoi documenti e la aiuta a far fronte al flusso di informazioni.
DMS è anche l'acronimo di software di gestione dei documenti ed è destinato a gestire documenti, in particolare documenti digitali, che include la conversione da analogico a digitale. PaperOffice DMS è un software di questo tipo.
PaperOffice DMS elimina tutti i colli di bottiglia che richiedono molto tempo e crea una chiara panoramica di documenti importanti come contratti o lettere gestendoli digitalmente nel suo DMS in futuro.
PaperOffice non distingue tra le tipologie di documenti, indipendentemente dal fatto che abbia bisogno di aiuto nella gestione dei contratti dei clienti, delle memorie, delle dichiarazioni di compenso, delle sentenze e della corrispondenza e-mail: grazie al sistema di gestione dei documenti, i suoi processi precedenti nella sua azienda o organizzazione sono digitalizzati, rendendoli più efficienti, trasparenti e significativamente più flessibili.
I documenti scansionati e digitali possono essere trovati, modificati, salvati, distribuiti, taggati e inoltrati in pochi secondi utilizzando PaperOffice. I dati dei documenti possono essere automaticamente riconosciuti e letti e trasmessi a sistemi esterni come CRM o ERP.
Sa certamente che i documenti analogici semplicemente non sono più aggiornati. Tuttavia, si vedono anche le complicazioni coinvolte nella conversione dell'archivio analogico esistente in dati digitali. Perché la digitalizzazione dei documenti è più di una semplice tendenza. In effetti, è ora un prerequisito per rimanere competitivi e aggiornati con tutte le altre aziende dello stesso settore.
Pertanto, ha senso introdurre un sistema di gestione dei documenti nella sua azienda.
Quindi abbiamo chiarito le domande su cosa sia un DMS e cosa mi porterebbe l'introduzione e arriviamo alla vera questione dell'articolo:
Quali 7 funzioni importanti deve svolgere il suo sistema di gestione dei documenti?
Funzione 1: Ubicazione. Salvataggio in un archivio digitale
La funzione più importante e prima di ogni sistema di gestione documentale è la raccolta di tutti i documenti e delle loro informazioni. È così che l'archiviazione e l'amministrazione dei documenti scansionati e digitali e delle e-mail avviene in un database, un archivio digitale per così dire.
PaperOffice memorizza tutte le informazioni direttamente nei database MySQL / MariaDB, che possono essere gestiti direttamente presso la sua sede su qualsiasi piattaforma dal suo PC locale, tramite dispositivi NAS come QNAP e Synology o server propri o dedicati incluso l'accesso remoto dall'ufficio di casa.
Non fa differenza che tipo di documento sia.
Tutti i tipi di documenti possono essere memorizzati centralmente nel DMS e sono quindi accessibili a tutti i reparti e le aree aziendali.
Tutti i documenti rilevanti per l'azienda sono archiviati centralmente e possono essere trovati rapidamente da tutti i dipendenti.
Dove dovrebbe essere collocato l'archivio digitale?
Raccomandiamo ai nostri clienti di archiviare i dati digitalizzati in un database situato su un dispositivo NAS come Synology o QNAP o su un server dedicato. Con il suo server PaperOffice esterno (dedicato), ottiene tutti i vantaggi di un cloud con una perfetta protezione dei dati e risparmia denaro e molto lavoro ogni mese.
Con un server PaperOffice ha tutti i vantaggi di una soluzione cloud con una sola enorme differenza: È il suo server di database dedicato e nessuno vi accede tranne lei.
Non vuole usare un server? Non c'è problema.
Perché un NAS è ideale per l'archiviazione dei documenti
Un NAS, un network attached storage, in tedesco un dispositivo di archiviazione con una connessione di rete, così come il software compatibile per PaperOffice DMS e il cloud interno è pronto. Assolutamente al sicuro dalla curiosità di stato e non stato e, grazie alla funzione di backup, anche al sicuro da un crash del disco rigido.
Funzione 2: Facile recupero dei documenti. Cerca e trova
PaperOffice esegue la scansione dei documenti in arrivo che non sono ancora binari e li converte in un formato digitale di lettura e scrittura utilizzando il proprio software OCR.
Allo stesso tempo, vengono salvati la data e l'ora, un numero di versione e una parola chiave, che il motore di ricerca PaperOffice può utilizzare per trovare documenti anche se la persona che cerca conosce solo il contenuto del documento in modo rudimentale.
Per semplificare, PaperOffice mostra i documenti salvati più di recente in un elenco di anteprima. Tutto ciò che risparmia in PaperOffice viene automaticamente riconosciuto completamente dal testo con PaperOffice FileOCRmax, ottimizzato con dizionari aziendali e indicizzato per una perfetta ricerca di parole chiave nel suo database SQL per una ricerca per parole chiave.
Riconoscimento e ottimizzazione automatica del linguaggio: PaperOffice riconosce automaticamente la lingua del documento e quindi ottimizza il riconoscimento del testo OCR al massimo assoluto per il miglior riconoscimento del testo possibile di tutti i documenti.
Mancia
Sul tema "Migliore soluzione per uffici PAPERLESS senza lavoro aggiuntivo + archiviazione documenti direttamente dallo SCANNER" c'è un video su YouTube che spiega chiaramente questo processo:
La leggibilità a lungo termine dei documenti archiviati
Prima di tutto, PaperOffice DMS crittografa tutti i documenti quando vengono salvati per sicurezza, secondo uno dei più alti standard di sicurezza attualmente disponibili, AES-1024bit.
La conversione in documenti leggibili è possibile in qualsiasi formato corrente, con PaperOffice che aggiorna regolarmente i suoi formati di file, il che significa che i documenti saranno leggibili anche in futuro.
Funzione 3: Garantire periodi di conservazione legali
Uno degli aspetti più importanti quando si archiviano documenti tramite un sistema di gestione dei documenti è la conformità alle normative legali o ai requisiti del GoBD.
L'abbreviazione GoBD sta per "Principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico e per l'accesso ai dati".
In particolare, grazie all'archiviazione di documenti a prova di audit e altamente crittografata direttamente in un database SQL centrale, PaperOffice soddisfa tutti i requisiti per gli standard documentali e le linee guida legali o il più alto standard tedesco al mondo GOBD.
Il termine versioning non è una parola straniera all'interno di un sistema di gestione dei documenti (DMS). La necessità di utilizzare un sistema di gestione dei documenti con controllo della versione conforme a GoBD e controllo delle versioni a prova di audit è più chiara che mai.
Il controllo delle versioni rende tracciabili tutte le modifiche
Il termine controllo delle versioni può essere spiegato molto facilmente: nel complesso, si tratta della funzionalità utilizzata per registrare le modifiche a documenti o file. La modifica del documento può essere rilevata e salvata come copia shadow come nuova versione del documento.
Mancia
A proposito, c'è un video sull'archiviazione delle e-mail di Outlook legalmente conforme su YouTube che spiega questo processo in modo comprensibile:
Garantire l'immutabilità
Ogni modifica del documento inserisce una versione "più recente" del documento in un archivio corrispondente. La registrazione rende le modifiche trasparenti e tracciabili in ogni momento. A questo punto, lo spettatore successivo sa quando e con quale editor è stata apportata la modifica al documento. In questo modo viene fornita una panoramica dell'intero ciclo di vita del documento. Il controllo delle versioni può essere eseguito automaticamente o manualmente.
Al fine di garantire la sicurezza delle revisioni, tutti i dettagli di una modifica a documenti e file devono essere chiaramente tracciabili. È necessario garantire che solo i dipendenti autorizzati possano apportare tale modifica. Ma è altrettanto importante sapere anni dopo quali dipendenti hanno cambiato cosa e quando.
PaperOffice supera tutti i requisiti legali
Lo sviluppo di PaperOffice DMS è conforme a GoBD, quindi può utilizzare il software senza preoccuparsi di dover infrangere una regola. Ad esempio, ogni volta che qualcuno modifica un documento, viene creata una nuova versione di tale documento. In questo modo è possibile tenere traccia del contenuto del documento a che ora.
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A proposito, c'è un video su YouTube per la configurazione di Synology NAS MariaDB 10 e il sistema di gestione dei documenti PaperOffice che spiega questo processo in modo comprensibile:
In entrambi i casi, anche nel peggiore dei casi, si assicura che i database archiviati vengano ripristinati a breve termine e che i periodi di conservazione siano quindi sempre rispettati.
Funzione 4: Rilevamento automatico e keywording
PaperOffice è dotato di un'intelligenza artificiale che riconosce in modo indipendente le informazioni nel documento e le assegna automaticamente correttamente.
PIA è l'AI (PaperOffice Intelligent Filing) integrata in PaperOffice e ogni documento aggiunto viene:
- analizzato e scomposto nelle cosiddette catene di blocchi utilizzando la "visione artificiale" integrata
- sottoposto al riconoscimento del testo OCR e confrontato con i dizionari utilizzando PaperOffice SmartSpell
- indicizzato e catalogato visivamente e per parola chiave per il motore di ricerca integrato PaperOffice
- Non importa cosa e non importa da quale fonte dello scanner!
Ciò significa che PIA le fornisce il suo potente motore di ricerca per tutte le sue informazioni, che può cercare e trovare testo come i motori di ricerca classici come Google, ma può anche fare il tutto visivamente, cioè confrontare e riconoscere visivamente un documento.
PaperOffice riconoscerà automaticamente tutti i documenti che sono stati insegnati da PIA da questo momento, che a sua volta può attivare regole automatiche e maschere di archiviazione.
PIA riconoscerà i valori più importanti nel documento e compilerà già il modulo di parole chiave per lei. È quindi possibile controllare i valori e correggerli o aggiungerli se necessario. Questo processo può essere eseguito manualmente o automaticamente in background.
Funzione 5: Automatizzare l'acquisizione dei documenti
Il monitoraggio intelligente delle cartelle prende il sopravvento su ciò che la trattiene: automaticamente in background secondo le sue specifiche, altamente preciso e affidabile.
- Integra tutti i dispositivi
Integra tutti i dispositivi come fotocopiatrici o scanner con pochi clic. Non appena un file viene visualizzato in una cartella specificata, viene elaborato. - Qualsiasi numero di monitor
Creare un numero qualsiasi di cartelle diverse per monitorare e specificare cosa deve accadere dopo l'importazione. PaperOffice può anche spostare i file archiviati in una nuova sottocartella. - Modelli di documento basati sull'intelligenza artificiale
L'indicizzazione automatica tramite PIA AutoFill e il riconoscimento dei contatti grazie a PIA AutoContact funzionano brillantemente insieme al monitoraggio. Tutto il contenuto del documento pertinente viene riconosciuto e il documento viene indicizzato automaticamente. Questo funziona anche con i contatti! - Parole chiave e flussi di lavoro corretti
Abilita la modalità ottimizzata per l'importazione in blocco, saltando l'elaborazione AI per la massima velocità di archiviazione.
È possibile specificare esattamente dove salvare i nuovi file in PaperOffice, assegnare un tipo di documento fisso e lo stato del documento a ogni nuovo documento e persino attivare i flussi di lavoro.
Funzione 6: Gestione degli utenti e autorizzazioni di accesso
Gli utenti di PaperOffice hanno la garanzia di vedere solo ciò che è consentito a causa del livello di rilascio specificato e con FolderLock è possibile nascondere intere cartelle e sottocartelle e contenuti.
È inoltre possibile specificare quali utenti sono autorizzati a fare cosa e dividerli in gruppi di utenti e reparti fissi in modo da poter controllare chi può vedere dove e cosa.
- Livelli e diritti di liquidazione
Ciò significa che ogni utente vede solo ciò che corrisponde al proprio livello di rilascio o inferiore ed è autorizzato a fare solo ciò che è stato precedentemente definito. - Nascondere cartelle e documenti
Con PaperOffice FolderLock è possibile nascondere in modo permanente intere cartelle e le loro sottocartelle, nonché documenti a determinati utenti ed evitare così domande indiscrete. Utilizzare FolderLock per nascondere in modo permanente intere cartelle, incluse sottocartelle e documenti, a determinati utenti. - Gruppi e reparti
Assegni gli utenti a gruppi e reparti liberamente definibili, che può utilizzare anche per flussi di lavoro e attività. - Diritti utente definibili a più livelli
Può decidere lei stesso chi ha esattamente accesso a quali funzioni in PaperOffice essendo in grado di definire esattamente i diritti utente che poi si applicano in tutta la rete.
Caratteristica 7: Potente sistema di flusso di lavoro
Un grosso problema in passato, ma ancora oggi, è la duplicazione dei file a causa della memorizzazione multipla e dell'ambiguità per quanto riguarda lo stato di elaborazione di documenti o progetti. PaperOffice ha una gestione del flusso di lavoro molto completa con assegnazione delle attività, che memorizza anche tutti i processi centralmente. Che si tratti di project work o elaborazione di documenti.
I flussi di lavoro digitali automatizzano i processi di lavoro: una volta definiti, tutto procede in modo completamente automatico: è sufficiente assegnare un flusso di lavoro predefinito a un documento o lasciare che l'PIA decida automaticamente. Notifica e-mail inclusa!
Ogni dipendente è sempre aggiornato tramite la funzione del flusso di lavoro paperOffice. Se necessario, un documento può essere bloccato per gli altri fino a quando non viene apportata una modifica. Naturalmente, il controllo delle versioni si applica anche qui.
- Eventuali definizioni del flusso di lavoro
I flussi di lavoro possono essere nidificati a qualsiasi profondità e contenere un numero qualsiasi di decisioni rosse / verdi al fine di concatenare flussi di lavoro e processi successivi. - Responsabilità e data di scadenza
Determinare se un utente o un intero reparto può completare l'attività. PaperOffice assegna automaticamente il flusso di lavoro alla persona responsabile. - Controllo completo
Se necessario, lo stato del documento può essere regolato in modo indipendente per vari eventi in base alle specifiche e persino inviare e-mail di notifica.
Si assicuri di evitare questo errore
Mentre le grandi aziende hanno da tempo nominato funzionari di digitalizzazione che si occupano del tema della conversione di documenti analogici a tempo pieno, le piccole e medie imprese di solito mancano di risorse umane, soprattutto perché sono richieste qualifiche professionali adeguate.
Tuttavia, questo è un errore comune e porta a cattivi investimenti, perché molti produttori approfittano di questa ignoranza.
La guida definitiva in 5 passaggi
Mancia
Abbiamo creato la guida definitiva in 5 passaggi per andare senza carta e digitalizzare la sua attività come documento scaricabile, dettagliando ogni 5 passaggi e quanto tempo ci vuole:
Quale scanner utilizzare per DMS?
Per eseguire la scansione di documenti rilegati, si consiglia uno scanner con fogli con almeno 300 dpi. Lo scanner voleva avere una funzione scan-to-fodler e driver WIA/TWAIN opzionali. Abbiamo avuto buone esperienze con Fujitsu Scansnap, che funziona in modo molto affidabile.
Qual è il modo migliore per archiviare i documenti?
I documenti cartacei dovrebbero generalmente essere scansionati in formato PDF/A e quindi salvati in un software di gestione dei documenti DMS - o direttamente se il software lo supporta o lo automatizza, ad esempio attraverso il monitoraggio.
Posso buttare via i documenti originali?
Se si utilizza un software decente che riceve aggiornamenti regolari e si dispone di una strategia di backup dei dati, la risposta è SÌ per i documenti non critici. Tutto ciò che potrebbe legalmente richiedere l'originale dovrebbe anche essere conservato nell'originale. Ad esempio, PaperOffice DMS ha la possibilità di memorizzare la posizione di archiviazione originale nelle proprietà del documento.
Rimanga innovativo
Il termine gestione dei documenti include molto più di quanto si possa inizialmente immaginare. L'introduzione di un sistema di gestione documentale nella sua azienda è ora un prerequisito per l'efficienza e il successo della sua azienda. La necessità di digitalizzazione è ormai un aspetto importante per tutti.
L'elenco sopra riportato delle 7 funzioni non è affatto completo, ma limita solo la propria creatività e professionalità a seconda dell'area di applicazione! Se la digitalizzazione dell'archivio analogico viene considerata da questi punti di vista e viene effettuato un controcalcolo, diventa chiaro che lo sforzo vale la pena e come, ad esempio, si dovrebbe considerare un investimento in una macchina nuova, più moderna e più veloce.
