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Guide pratique : Détection des fraudes aux factures
Une nouvelle IBAN sur la facture? Vérifiez d'abord, puis payez. Ce guide explique comment PaperOffice vérifie chaque facture et chaque e-mail, met les éléments suspects en quarantaine et indique à votre équipe la marche à suivre.
Ce guide est disponible dans 21 langues ; sur cette page, vous téléchargez la version correspondant à la langue de cette page. Gratuit, sans inscription.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
PARTENARIAT OEM
Les géants du matériel misent exclusivement sur PaperOffice.
Seul partenaire DMS officiel pour QNAP : app Classic, AI BYOS.
PlusISO/IEC 27001
CERTIFIÉ
SOC 2 Type 2
EN PRÉPARATION
Seul partenaire DMS officiel pour ASUSTOR : app Classic, AI BYOS.
PlusCe qui est écrit
- Un e-mail urgent
- Comment repérer les fraudes aux factures
- Le processus en bref
- Un Workspace pour les factures
- Dans l'application : importer les factures
- Ce que vérifie l'audit
- Critique et en quarantaine
- Constat, recommandation, preuve
- L'e-mail est également vérifié
- La même facture deux fois
- Ce que la quarantaine bloque
- Rappel, puis décision
- Ce que les équipes demandent au début
- Essayez-le vous-même en 30 minutes
- Vidéos sur le sujet
- Une boîte de réception triée en cinq jours
- Liste de contrôle et démarrage
Pour qui
Comptabilité : Vous vérifiez et enregistrez les factures, gérez les données fournisseurs et préparez les paiements. Direction : Vous autorisez les paiements et supportez le risque si des fonds sont transférés sur le mauvais compte. IT et Audit : Vous configurez les boîtes de réception et les permissions, et exigez la preuve de qui a vérifié quoi.
Faits essentiels
- 20 pages, avec un kit d'essai pour tester vous-même en 30 minutes
- Les factures doivent être placées dans leur propre Workspace avec AI-DMS Ultra. Ainsi, PaperOffice vérifie chaque document, y compris les pièces jointes des e-mails.
- Les rapports d'audit ont signalé des changements de compte bancaire, des comptes dans un pays différent de celui de l'expéditeur et des factures en double, chacun avec une preuve issue du document.
- À partir du niveau de gravité 7, un document est placé en quarantaine de sécurité. Le téléchargement, le déplacement et la modification restent bloqués jusqu'à ce qu'un administrateur le libère.
- En un clic, chaque constat devient une tâche avec une date limite, une priorité et un propriétaire assigné.
- L'étape la plus cruciale reste de rappeler le fournisseur en utilisant le numéro que vous connaissez déjà.
Foire aux questions
Questions fréquemment posées sur ce téléchargement
PaperOffice transfère-t-il des fonds?
Non. PaperOffice examine les documents et signale ceux qui sont suspects. Les paiements sont traités au sein de votre système bancaire ou comptable.
Qui peut libérer ?
Les utilisateurs disposant de droits d'administration. La demande de libération nécessite une confirmation supplémentaire et est irréversible.
Puis-je ajuster le seuil ?
Oui, de 1 à 10 dans Paramètres de l'organisation. Un seuil plus bas retient davantage de documents.
Besoin d'un conseil personnalisé ?
Nos experts sont ravis de vous aider à choisir la solution adaptée.
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