Q1 Energie AG
Q1 Energie AG driver over 250 tankstationer i Tyskland. Med PaperOffice AI blev bevisbehandlingen af leverandørsfakturaer, compliance-dokumenter og stationsafregninger accelereret med 78%.
Betroet af førende virksomheder verden over
Eneste officielle DMS
Situationen
Q1 Energie AG administrerer et netværk af over 250 tankstationer med daglige bevisstrømme fra leverandørsfakturaer, vedligeholdelsesprotokoller, måleprøver og compliance-dokumenter.
Hver station genererer gennemsnitligt 40-60 dokumenter om ugen. Den manuelle registrering og tilordning bandt betydelige personaleressourcer i hovedcentralen.
Regulatoriske krav i energibranchen kræver fuldstændig sporbarhed af alle beviser med opbevaringstider på op til 10 år.
Med 357+ stationer og 60 dokumenter om ugen per station taler vi om over 15.000 beviser månedligt. Det var ikke længere holdbart at behandle manuelt.
Udfordring & Løsning
Udfordringer
- Over 15.000 beviser månedligt fra 357+ tankstationer
- Heterogene dokumenttyper: Fakturaer, måleprotokoller, vedligeholdelsesrapporter
- Regulatoriske opbevaringspflichte på op til 10 år
- Manuel tilordning af beviser til enkelte stationer og omkostningssteder
- Forsinkelser ved månedsafregning pga. manglende beviser
Løsninger med PaperOffice
- KI-understøttet automatisk klassificering og dataekstraktion
- Automatisk tilordning til stationer via OCR-genkendte stationsnumre
- Revisionssikker langtidsarkivering med GoBD-overensstemmelse
- Realtids-dashboard for bevisstatus for alle stationer
- Integration med SAP-bogholderi og internt ERP
Implementeringsprocessen
Målbare resultater
Før vs. Efter
PaperOffice har forvandlet vores bevisbehandling fra en permanent flaskehals til en gnidningsfri automatiseringsproces. 250 stationer, ét system.
Hvorfor PaperOffice?
Optimer dit tankstationsnetværk
Opdag hvordan PaperOffice revolutionerer dokumentprocesser i energibranchen.