CASESTUDIE

Energi & Tankstationer

Q1 Energie AG

Osnabrück, Tyskland

Q1 Energie AG driver over 250 tankstationer i Tyskland. Med PaperOffice AI blev bevisbehandlingen af leverandørsfakturaer, compliance-dokumenter og stationsafregninger accelereret med 78%.

78%

Hurtigere bevisbehandling

357+

Stationer forbundet

15.000+

Beviser/måned automatiseret

99,7%

Genkendelsesnøjagtighed

Betroet af førende virksomheder verden over

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situationen

Q1 Energie AG administrerer et netværk af over 250 tankstationer med daglige bevisstrømme fra leverandørsfakturaer, vedligeholdelsesprotokoller, måleprøver og compliance-dokumenter.

Hver station genererer gennemsnitligt 40-60 dokumenter om ugen. Den manuelle registrering og tilordning bandt betydelige personaleressourcer i hovedcentralen.

Regulatoriske krav i energibranchen kræver fuldstændig sporbarhed af alle beviser med opbevaringstider på op til 10 år.

Med 357+ stationer og 60 dokumenter om ugen per station taler vi om over 15.000 beviser månedligt. Det var ikke længere holdbart at behandle manuelt.

Udfordring & Løsning

Udfordringer

Over 15.000 beviser månedligt fra 357+ tankstationer
Heterogene dokumenttyper: Fakturaer, måleprotokoller, vedligeholdelsesrapporter
Regulatoriske opbevaringspflichte på op til 10 år
Manuel tilordning af beviser til enkelte stationer og omkostningssteder
Forsinkelser ved månedsafregning pga. manglende beviser

Løsninger med PaperOffice

KI-understøttet automatisk klassificering og dataekstraktion
Automatisk tilordning til stationer via OCR-genkendte stationsnumre
Revisionssikker langtidsarkivering med GoBD-overensstemmelse
Realtids-dashboard for bevisstatus for alle stationer
Integration med SAP-bogholderi og internt ERP

Implementeringsprocessen

Uge 1-2

Analyse

Registrering af alle dokumenttyper og bevisstrømme fra tankstationsnettet.

Uge 3-4

KI-træning

Træning af klassificeringsmodeller til tankstationsspecifikke beviser.

Uge 5-6

Integration

Tilslutning til SAP og interne systemer, pilotdrift med 20 stationer.

Uge 7-8

Udrulning

Trinvis rollout til alle 357+ stationer med træning.

Målbare resultater

78%

hurtigere bevisbehandling

357+

Stationer forbundet

15.000+

Beviser/måned

99,7%

Genkendelsesnøjagtighed

Før vs. Efter

Metrik

Før

Efter

Bevisbehandling

3-5 dage

< 1 dag

Månedsafslutning

12 arbejdsdage

4 arbejdsdage

Manglende beviser

8-12% månedligt

< 0,5%

Manuel tilordning

3 FTE fuldtid

Fuldt automatisk

Compliance-audit

2-3 uger

2 dage

PaperOffice har forvandlet vores bevisbehandling fra en permanent flaskehals til en gnidningsfri automatiseringsproces. 250 stationer, ét system.

Hvorfor PaperOffice?

Energibranche-ekspertise

Optimeret til kravene hos tankstationsnetværk og energileverandører.

GoBD-overensstemmende

Revisionssikker arkivering med fuldstændig audit-trail dokumentation.

Realtids-gennemsigtighed

Dashboard med bevisstatus for alle stationer i realtid.

Optimer dit tankstationsnetværk

Opdag hvordan PaperOffice revolutionerer dokumentprocesser i energibranchen.

Kontakt os Alle casestudier

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key