Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for databehandling på dette websted er:

For PaperOffice-softwaren og kundekontoerne er PaperOffice Enterprise Operations, Calle Cataluña 8, 31006 Pamplona (Spanien), ansvarlig. Selskabet er samtidig repræsentant for PaperOffice Limited Europe i Den Europæiske Union i henhold til artikel 27 i GDPR.

2. Indsamling og opbevaring af personlige data

2.1 Ved besøg på webstedet

Når du tilgår vores websted, sendes oplysninger automatisk til serveren af din browser. Disse oplysninger gemmes midlertidigt i en logfil:

• IP-adresse på den anmodende computer
• Dato og tidspunkt for adgang
• Navn og URL på den hentede fil
• Websted hvorfra adgang blev foretaget (referrer URL)
• Brugt browser og eventuelt operativsystem

2.2 Ved brug af vores tjenester

Ved registrering til vores tjenester indsamler vi:

• E-mailadresse
• Navn / Virksomhedsnavn
• Betalingsoplysninger (for betalte tjenester)
• Brugsdata af PaperOffice-tjenester

2.3 Problem Solver (Problembeskrivelse på paperoffice.ai og i appen)

Når du beskriver et emne i Problemløseren, behandler vi den indtastede tekst, det valgte sprog og resultatet af tildelingen (foreslåede funktioner, åbne punkter). Vi gemmer disse oplysninger sammen med dato og tidspunkt i tolv måneder for at forbedre Problemløseren og vores funktionskatalog; IP-adressen gemmes kun som en hashværdi baseret på dagen. Tilmeldte brugere tildeles deres konto. Vores team informeres pr. e-mail om hver forespørgsel, så vi kan kontakte dig, hvis det er nødvendigt. Det retlige grundlag er vores berettigede interesse i at forbedre vores tilbud (art. 6, stk. 1, litra f, GDPR). Venligst indtast ingen særlige kategorier af personfølsomme data i Problemløseren.

3. Formål med databehandling

Vi behandler dine personlige data til følgende formål:

• Levering af webstedet og vores tjenester
• Kontraktudførelse og kundesupport
• Forbedring af vores produkter og tjenester
• Marketing og reklame (kun med dit samtykke)
• Opfyldelse af juridiske forpligtelser

4. Retsgrundlag

Behandlingen er baseret på:

• Art. 6, stk. 1, litra a, i databeskyttelsesforordningen – Samtykke
• Art. 6, stk. 1, litra b, i databeskyttelsesforordningen – Kontraktudførelse
• Artikel 6 stk. 1 litra c) i GDPR – Juridisk forpligtelse
• Art. 6, stk. 1, litra f, i databeskyttelsesforordningen – Berettiget interesse

5. Dataopbevaring

5.1 Opbevaringssted

Dine data opbevares udelukkende i europæiske datacentre. Vi bruger ikke cloud-tjenester uden for EU til opbevaring af personlige data.

5.2 Opbevaringsvarighed

Vi opbevarer dine data kun så længe det er nødvendigt for de formål, de blev indsamlet til, eller så længe lovbestemte opbevaringsperioder gælder.

6. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder vedrørende dine personlige data:

• Ret til indsigt (Art. 15 GDPR) – Du kan anmode om oplysninger om dine gemte data
• Ret til berigtigelse (Art. 16 GDPR) – Du kan anmode om rettelse af unøjagtige data
• Ret til sletning (Art. 17 GDPR) – Du kan anmode om sletning af dine data
• Ret til begrænsning (Art. 18 GDPR) – Du kan anmode om begrænsning af behandling
• Ret til dataportabilitet (Art. 20 GDPR) – Du kan modtage dine data i et almindeligt format
• Ret til indsigelse (Art. 21 GDPR) – Du kan gøre indsigelse mod behandling
• Tilbagetrækning af samtykke (Art. 7 (3) GDPR) – Du kan tilbagetrække dit samtykke når som helst

7. Cookies

Rækkeviddemåling og sessionsoptagelse starter kun efter udtrykkeligt samtykke i privatlivspanelet. Uden samtykke forbliver de slået fra. Nødvendig teknologi (sprog, valuta, session, sikkerhed og valget po_privacy) er påkrævet for driften. Der er ingen reklame-id’er.

7.1 Teknisk nødvendige cookies

Disse cookies er nødvendige for webstedets drift (f.eks. sprog og valuta) og kan ikke rimeligt deaktiveres.

7.2 Rækkeviddemåling og session replay

Efter samtykke, hver for sig: Google Analytics 4 (ID G-HQHHXQ44LG, kun paperoffice.ai og www.paperoffice.ai), first-party-statistik via /po-stats/ (Plausible) og sessionsoptagelse med OpenReplay på vores servere. Ingen Google Tag Manager og ingen reklame-id’er. Valget ligger i po_privacy i omkring seks måneder.

8. Datasikkerhed

Vi implementerer tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine data mod utilsigtet eller tilsigtet manipulation, tab, ødelæggelse eller adgang fra uautoriserede personer:

• SSL/TLS-kryptering for alle dataoverførsler
• Krypteret datalagring
• Regelmæssige sikkerhedsrevisioner
• Adgangskontrol og autentificering

9. Datadeling

Dine personlige data vil ikke blive overført til tredjeparter undtagen til følgende formål:

• Betalingsudbydere (til behandling af betalinger)
• IT-udbydere (til teknisk support)
• Myndigheder (når loven kræver det)

10. Integration af KI-assistent (Claude, ChatGPT, Grok, Cursor, Muse) via MCP

PaperOffice stiller en server efter Model Context Protocol (MCP) under mcp.paperoffice.ai til rådighed, via hvilken du kan forbinde tredjeparts KI-assistenters med din PaperOffice-konto. Forbindelsen autoriseres udelukkende af dig selv (OAuth 2.1 med PKCE); din adgangskode kendes ikke af assistenten.

Ved hver brug sender assistenten til PaperOffice navnet på det kaldte værktøj samt de dertil nødvendige parametre (f.eks. et søgeord eller en dokument-ID). PaperOffice udfører kaldet med rettighederne for din brugerkonto i egen infrastruktur i EU-datacentre og returnerer resultatet til assistenten. PaperOffice modtager hverken din chatlog eller dine indtastninger til assistenten og gemmer ingen samtaledata.

De returnerede resultater (f.eks. dokumenttekster) bliver en del af din samtale med assistenten og er underlagt den respektive udbyders databeskyttelsesbestemmelser (Anthropic, OpenAI, xAI, Cursor, Meta). Tjek venligst, om videregivelse af de pågældende dokumenter til denne udbyder er tilladt for din organisation.

PaperOffice logger hver værktøjskald i din kontos audit trail: tidspunkt, bruger, værktøj, resultat, varighed, forbrugte Credits, forbindelse (sessions-ID og forkortet kontrolværdi af adgangstoken), berørte dokument-ID'er samt kaldparametre; tekstværdier op til 100 tegn (f.eks. søgeord) gemmes i deres oprindelige form, mens længere værdier kun gemmes med deres længde. Indtastningerne forbliver gemt, så længe din konto eksisterer. Rettsgrundlaget er kontraktlig opfyldelse (art. 6, stk. 1, litra b) i GDPR) samt vores berettigede interesse i sikkerhed og efterprøvbarhed (art. 6, stk. 1, litra f) i GDPR). Adgangstokens udstedt via OAuth er gyldige i højst 365 dage. Du kan til enhver tid tilbagetrække forbindelsen i PaperOffice-appen under Konto → API → MCP-forbindelser eller i assistenten; derved bliver udstedte adgangstokens straks ugyldige. En API-nøgle, som du bruger i stedet for OAuth, sletter du i appen under Konto → API; indtil da forbliver den gyldig.

Åbn forbindelsesvinduet for en AI-assistent, hvor direkte forbindelse er aktiveret (først Claude), sætter mcp.paperoffice.ai et teknisk nødvendigt cookie (__Host-po_oauth_hb, gyldigt i højst 60 minutter). Det indeholder kun en tilfældig identifikator og tildeler den åbne forbindelsesforespørgsel til browseren, hvor du derefter opretter eller er logget ind på din PaperOffice-konto. På denne måde kan forbindelsen fuldføres efter din bekræftelse i appen uden at skulle kopiere et adgangstoken. PaperOffice gemmer kun en hashværdi af denne identifikator sammen med forbindelsesforespørgslen og holder det bekræftede adgangstoken klar indtil fuldførelsen, højst 10 minutter. Alt slettes senest 40 minutter efter den sidste åbning af forbindelsesvinduet. Rettsgrundlaget er den ufravigelige nødvendighed for den forbindelse, du ønsker (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), i kombination med opfyldelse af kontrakten (art. 6 stk. 1 litra b GDPR).

11. Google Workspace-tilføjelse (Gmail og Google Drive)

PaperOffice Enterprise Operations, som er ansvarlig for PaperOffice-softwaren og kundekonti, tilbyder en tilføjelse til Gmail og Google Drive. Tilføjelsen kører inden for Google Workspace og opretter forbindelse til din PaperOffice-konto via en API-nøgle, som du indtaster selv. Tilføjelsen gemmer denne nøgle samt navnet på det målrettede arbejdsområde i din Google-konto (Apps Script-brugeregenskaber) og ingen andre steder.

Tilføjelsen behandler kun Google-brugerdata, når du udløser en handling: i Gmail er det vedhæftede filer fra den åbne e-mail, som du vælger at gemme; i Google Drive er det navnene og typerne på de filer, du vælger, samt indholdet af de filer, du eksplicit tillader tilføjelsen at åbne. Den sender kun dette indhold til din PaperOffice-konto, hvor det gemmes og behandles som ethvert andet dokument, du uploader. Tilføjelsen læser ikke andre e-mails eller filer og gemmer ikke e-mailindhold eller filer uden for din PaperOffice-konto.

Vi bruger ikke Google-brugerdata til reklameformål, sælger dem ikke og bruger dem ikke til at træne generaliserede AI-modeller. PaperOffice's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements. Med andre ord: Brugen og overførslen af oplysninger, som PaperOffice modtager via Google API'er, til andre applikationer er i overensstemmelse med Google API Services User Data Policy, herunder kravene om begrænset brug.

Retsgrundlaget er opfyldelse af kontrakten (art. 6, stk. 1, litra b) i GDPR). Du kan til enhver tid tilbagekalde tilføjelsens adgang til din Google-konto på https://myaccount.google.com/permissions og slette den gemte API-nøgle i tilføjelsens indstillinger eller i PaperOffice-appen under Konto → API.

12. PaperOffice AI-applikationer på tredjepartsplatforme

PaperOffice Enterprise Operations, som er ansvarlig for PaperOffice-softwaren og kundedata, tilbyder applikationer til tredjepartsplatforme. Hver applikation opretter forbindelse til din PaperOffice-konto via en nøgle eller et brugertoken, som du indtaster selvstændigt, og behandler data udelukkende, når du udløser en handling. Applikationerne sender kun indhold til din PaperOffice-konto, hvor det opbevares og behandles på samme måde som andre dokumenter, du uploader.

12.1 Microsoft 365-applikationer (Outlook-tilføjelse og Microsoft Teams-applikation)

Tilføjelsen til Outlook og applikationen til Teams opretter forbindelse via en API-nøgle, som du indtaster selvstændigt. Tilføjelsen til Outlook gemmer denne nøgle og navnet på det målrettede arbejdsområde i dine indstillinger for din mailkonto (Office roaming settings), mens applikationen til Teams gemmer den i den lokale lagerplads på din Teams-klient eller browser. Siderne for begge applikationer leveres fra connect.paperoffice.ai uden brug af cookies.

I Outlook behandler applikationerne vedhæftede filer til den åbne e-mail, som du vælger; i Teams behandler de de filer, du vælger fra din enhed. De læser ikke andre e-mails eller filer og har ikke adgang til Microsoft Graph. Du kan til enhver tid fjerne den gemte API-nøgle i indstillingerne for tilføjelsen eller applikationen samt afinstallere tilføjelsen eller applikationen i Outlook eller Teams.

12.2 CRM-applikationer (f.eks. Pipedrive)

Ved hver installation af en CRM-applikation gemmer vores applikationstjeneste identifikatorerne for din konto og bruger på platformen, de adgangs- og refresh-tokens, som platformen har udstedt, dit PaperOffice-brugertoken samt det målrettede arbejdsområde, du vælger. Tokensene gemmes krypteret, føres ikke til logfiler og vises ikke igen i applikationen.

I Pipedrive behandler applikationen den fil, der er vedhæftet den åbne sag, som du vælger at behandle, og skriver resultatet tilbage til sagen som en note og, hvis en kontrol mislykkes, som en opgave. Applikationen læser ikke andre poster og opbevarer ikke sin egen kopi af dokumentindholdet. Du kan til enhver tid ophæve applikationens adgang ved at afinstallere den på platformen. De gemte installationsdata, herunder alle tokens, slettes derefter; backup-kopier slettes senest efter 30 dage. I HubSpot angiver resultatbemærkningen vedrørende handlen den HubSpot-bruger, der startede udtrækningen (bruger-ID og e-mailadresse), da applikationen skriver med sine egne tilladelser. Installationsdataene for en HubSpot-konto slettes inden for 24 timer efter at HubSpot har tilbagekaldt applikationens adgang; sikkerhedskopier efter højst 30 dage.

12.3 Slack-app

For hvert Slack-arbejdsområde, hvor appen er installeret, gemmer vores applikationstjeneste arbejdsområdets identifikator, det bot-token, der er udstedt af Slack, identifikatoren på den person, der har installeret appen, samt oplysninger om, hvorvidt resultater må vises i tråden; for hver bruger gemmer den PaperOffice-brugerens token og det målarbejdsområde, som brugeren angiver via /paperoffice. Tokenne gemmes krypteret, skrives ikke til logfiler og vises ikke igen i appen.

Appen behandler kun en fil, når du vælger meddelelseshurtigkommandoen "Extract with PaperOffice AI" på en meddelelse. Den downloader den første fil fra denne meddelelse og uploader den til det PaperOffice-arbejdsområde, du har valgt, hvor den gemmes og behandles som ethvert andet dokument, du uploader. Resultatet indeholder de udtrukne fakturadata, såsom leverandør, beløb og IBAN. Som standard ser kun du resultatet. Hvis den person, der har installeret appen, har aktiveret "Show results in the thread for everyone in the channel", offentliggøres resultatet i tråden og er synligt for alle medlemmer af kanalen. Appen læser ikke andre meddelelser, kanaler eller medlemslister, og applikationstjenesten opbevarer ikke sin egen kopi af dokumentindholdet. Når appen fjernes fra Slack-arbejdsområdet, underretter Slack vores applikationstjeneste, som derefter sletter bot-tokenet og alle brugere i dette arbejdsområdes indstillinger; sikkerhedskopier slettes senest efter 30 dage.

12.4 Jira-app (Atlassian)

Den Jira-app kører på Atlassians Forge-platform. Din PaperOffice brugertoken er gemt krypteret i Atlassians app-lager til din Jira side, sammen med det målarbejdsområde, du vælger; vores egen app-tjeneste gemmer den ikke. Du kan fjerne begge når som helst med "Remove my token" i app-panelet.

Appen behandler en vedhæftet fil kun, når du vælger Extract i PaperOffice AI panelet for et problem, som du kan se. Den uploader vedhæftningen til det PaperOffice arbejdsområde, du har valgt, hvor den gemmes og behandles som ethvert andet dokument, du uploader, og tilføjer resultatet, herunder de udtrukne fakturadata, som en kommentar på problemet, som alle der kan se problemet kan læse. I Jira Service Management projekter er kommentaren altid en intern note, som kunder ikke ser. Når appen afinstalleres, sletter Atlassian app-lageret i henhold til sine egne sletningsperioder.

12.5 Confluence-app (Atlassian)

Den Confluence-app kører på Atlassians Forge-platform. Din PaperOffice brugertoken er gemt krypteret i Atlassians app-lager til din Confluence side, sammen med det målarbejdsområde, du vælger; vores egen app-tjeneste gemmer den ikke. Du kan fjerne begge når som helst med "Remove my token" i appen.

Appen behandler en vedhæftet fil kun, når du vælger Extract på en side, som du har tilladelse til at redigere. Den uploader vedhæftningen til det PaperOffice arbejdsområde, du har valgt, hvor den gemmes og behandles som ethvert andet dokument, du uploader, og tilføjer resultatet, herunder de udtrukne fakturadata, som en kommentar under appens eget navn på siden, som alle der kan se siden kan læse. Appen understøtter sider, ikke blogindlæg. Når appen afinstalleres, sletter Atlassian app-lageret i henhold til sine egne sletningsperioder.

12.6 Trello Power-Up

Den Power-Up autoriserer sig selv med en Trello token, som du giver, og som forbliver i Trello; vores app-tjeneste bruger den kun til den igangværende behandling og gemmer den ikke. For hvert Trello medlem gemmer vores app-tjeneste medlemsidentifikatoren, PaperOffice brugertokenet, krypteret, og det målarbejdsområde, du vælger. Fjernelse af Power-Up fra et board sletter ikke disse indstillinger, fordi Trello ikke informerer vores app-tjeneste; de slettes senest 6 måneder efter deres sidste brug, eller straks med "Remove my token" i Power-Up indstillingerne.

Den Power-Up behandler en fil kun, når du vælger Extract for en fil uploadet til et kort, som du har adgang til. Den uploader filen til det PaperOffice arbejdsområde, du har valgt, hvor den gemmes og behandles som ethvert andet dokument, du uploader, og tilføjer resultatet, herunder de udtrukne fakturadata, som en kommentar på kortet, som alle der kan se kortet kan læse. App-tjenesten holder ikke sin egen kopi af dokumentindhold; backup-kopier af fjernede indstillinger slettes efter højst 30 dage.

12.7 monday.com-app

Den monday.com-app kører som et visningselement. Den læser filer og skriver opdateringer direkte i monday.com med dine egne tilladelser; vores app-tjeneste gemmer ingen monday.com tokens; den modtager kun et kortlivet sessionstoken for at verificere dig. For hver bruger gemmer vores app-tjeneste PaperOffice brugertokenet, krypteret, og det målarbejdsområde, du vælger. Du kan fjerne begge når som helst med "Remove my token" i visningen.

Appen behandler en fil kun, når du vælger Extract for en fil fra det åbne element. Vores app-tjeneste downloader den fil fra monday.com og uploader den til det PaperOffice arbejdsområde, du har valgt, hvor den gemmes og behandles som ethvert andet dokument, du uploader; resultatet, herunder de udtrukne fakturadata, tilføjes som en opdatering på elementet. App-tjenesten holder ikke sin egen kopi af dokumentindhold. Når appen afinstalleres, informerer monday.com vores app-tjeneste, som derefter sletter indstillingerne for alle brugere af den konto; backup-kopier slettes efter højst 30 dage.

12.8 Shopify-app

For hver butik gemmer vores app-tjeneste butikkens domæne og adgangstokenen udstedt af Shopify; for hver medarbejderbruger gemmer den PaperOffice brugertokenet, krypteret, og målarbejdsområdet. Appen læser produkter og lageromkostninger for at sammenligne fakturalinjer med dit katalog; den læser ikke kunde- eller ordredata. Den ændrer intet i din butik.

Fakturaer, du uploader i appen, gemmes i det PaperOffice arbejdsområde, du har valgt, og behandles som ethvert andet dokument, du uploader. Når appen afinstalleres, eller når Shopify beder os om at slette en butiks data, sletter vores app-tjeneste butikkens adgangstoken og indstillingerne for alle dens brugere; backup-kopier slettes efter højst 30 dage.

12.9 Stripe-app

For hver bruger af en Stripe-konto gemmer vores applikationstjeneste PaperOffice-brugertokenet, krypteret, samt det målarbejdsområde. Applikationen læser kun den faktura, du vælger at arkivere i din Stripe-konto og skriver intet til Stripe.

Faktura-PDF'en gemmes i det PaperOffice-arbejdsområde, du har valgt, og behandles som ethvert andet dokument, du uploader. Når applikationen afinstalleres, underretter Stripe vores applikationstjeneste, hvilket derefter sletter indstillingerne for alle brugere af den pågældende Stripe-konto; sikkerhedskopier slettes efter højst 30 dage.

12.10 Shopware-app

For hver Shopware-butik gemmer vores applikationstjeneste butikkens identifikator og URL, butikkens applikationshemmelighed og den API-adgang, som Shopware udsteder til applikationen, PaperOffice-brugertokenet samt målarbejdsområdet; hemmeligheder og tokens gemmes krypteret. Applikationen læser kun produkter og producenter for at sammenligne fakturalinjer med dit katalog; den ændrer intet i din butik og læser ikke kunde- eller ordredata.

Fakturaer, du uploader i applikationen, gemmes i det PaperOffice-arbejdsområde, du har valgt, og behandles som ethvert andet dokument, du uploader. Når applikationen fjernes fra butikken, underretter Shopware vores applikationstjeneste, hvilket derefter sletter alle data gemt for den pågældende butik; sikkerhedskopier slettes efter højst 30 dage.

12.11 Zendesk-app

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., som er ansvarlig for PaperOffice-softwaren og kundekontiene, tilbyder en applikation til Zendesk. Zendesk-administratoren indtaster et PaperOffice-brugertoken som en sikker applikationsindstilling og, kun hvis kontoen kræver login til vedhæftede filer, et Zendesk-API-token med ejers e-mailadresse. Zendesk gemmer disse indstillinger og indsætter dem kun i anmodninger til connect.paperoffice.ai; vores connector bruger dem til den enkelte anmodning og gemmer dem ikke.

Applikationen fungerer med de tilladelser, som den indloggede agent har: den viser vedhæftede filer fra den åbne sag, som agenten kan se, og den tilføjer resultatet som en intern bemærkning med agentens egen Zendesk-session. Kun når agenten vælger en vedhæftet fil, modtager connectoren dens downloadlink, indlæser filen, sender den til PaperOffice-kontoen og returnerer resultatteksten. Connectoren læser ikke sager og skriver ikke til Zendesk.

Fjernelse af applikationen i Zendesk sletter indstillingerne; PaperOffice-brugertokenet kan slettes i PaperOffice-applikationen under Konto → API og et Zendesk-API-token i Zendesk Admin Center.

12.12 Freshdesk-app (Freshworks)

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. tilbyder en app til Freshdesk. Administratoren indtaster et PaperOffice-brugertoken som en sikker installationsparameter; Freshworks gemmer den og indsætter den kun i anmodninger til connect.paperoffice.ai. Vores connector bruger den til den enkelte anmodning og gemmer den ikke. Der kræves ingen Freshdesk-API-nøgle.

Appen fungerer med de rettigheder, som den indloggede agent har: Den viser vedhæftede filer fra den åbne sag og åbner redigeringsvinduet for private noter med resultatet, som agenten tilføjer. Først når agenten vælger en vedhæftet fil, modtager connectoren dens midlertidige downloadlink, indlæser filen, sender den til PaperOffice-kontoen og returnerer resultatteksten. Connectoren læser ikke sager og skriver ikke til Freshdesk.

Afinstallation af appen i Freshdesk sletter installationsparametrene; PaperOffice-brugertokenet kan slettes i PaperOffice-appen under Konto → API.

12.13 Box-integration

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. tilbyder en integration til Box. Når du åbner den på en fil, logger Box dig ind via OAuth; vores connector gemmer dine Box access- og refresh-tokens samt det PaperOffice-brugertoken, du angiver, krypteret for din Box-bruger (knyttet til din Box-bruger-ID), sammen med den valgte workspace og tidspunktet for sidste brug.

Integrationen fungerer med dine egne Box-adgangsrettigheder. Først når du bekræfter i PaperOffice AI-vinduet, downloader connectoren den pågældende fil fra Box, sender den til din PaperOffice-konto og tilføjer resultatet som en kommentar til filen. Den læser ikke andre filer. Kommentaren er synlig for alle, der har adgang til filen i Box, herunder de udtrukne data såsom bankoplysninger (IBAN). For at undgå, at en fil læses og faktureres to gange, opbevarer connectoren en behandlingsstatus for hver læst fil (en nøgle afledt af konto, fil og version, status og PaperOffice-dokumentreference) i 30 dage.

Vi bruger ikke disse data til reklameformål, sælger dem ikke og bruger dem ikke til at træne generaliserede AI-modeller.

Det retsgrundlag, der ligger til grund for behandlingen, er opfyldelsen af kontrakten (art. 6, stk. 1, litra b) i GDPR). Du kan til enhver tid fjerne dit PaperOffice-brugertoken i integrationsvinduet; tokens slettes senest efter 60 dages inaktivitet eller ved næste adgang efter du har trukket samtykket til appen tilbage i Box. Du kan også trække samtykket til appen tilbage i dine Box-kontoindstillinger.

12.14 Dropbox-udvidelse

PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U. tilbyder en udvidelse til Dropbox. Når du åbner en fil med den, logger Dropbox dig ind via OAuth; vores connector gemmer dine Dropbox access- og refresh-tokens samt det PaperOffice-brugertoken, du angiver, krypteret for din Dropbox-konto (identificeret udelukkende ved hjælp af et hash af konto-ID), sammen med den valgte workspace og tidspunktet for sidste brug.

Udvidelsen fungerer med dine egne Dropbox-adgangsrettigheder. Først når du bekræfter på PaperOffice AI-siden, downloader connectoren den pågældende fil fra Dropbox, sender den til din PaperOffice-konto og gemmer resultatet som en ny fil ved siden af originalfilen. Den læser ikke andre filer og ændrer eller overskriver aldrig eksisterende filer. Resultatfilen er synlig for alle, der har adgang til mappen i Dropbox, herunder de udtrukne data såsom bankoplysninger (IBAN). For at undgå, at en fil læses og faktureres to gange, opbevarer connectoren en behandlingsstatus for hver læst fil (en nøgle afledt af konto, fil og version, status og PaperOffice-dokumentreference) i 30 dage.

Vi bruger ikke disse data til reklameformål, sælger dem ikke og bruger dem ikke til at træne generaliserede AI-modeller.

Det retsgrundlag, der ligger til grund for behandlingen, er opfyldelsen af kontrakten (art. 6, stk. 1, litra b) i GDPR). Du kan til enhver tid fjerne dit PaperOffice-brugertoken på siden; tokens slettes senest efter 60 dages inaktivitet eller ved næste adgang efter du har fjernet appen i Dropbox. Du kan også frakoble appen under Indstillinger for forbundne apps i dine Dropbox-indstillinger.

12.15 Docusign-app

Når du tilslutter Docusign-appen, gemmer vores app-tjeneste dit PaperOffice-brugertoken (krypteret), den valgte arbejdsområde og et fornyelsestoken til Docusign (krypteret). Docusign sender derefter færdige aftaler til vores app-tjeneste, som gemmer dem i dette arbejdsområde på samme måde som andre dokumenter, du uploader; den samme fil gemmes kun én gang. App-tjenesten opbevarer ikke en egen kopi af indholdet i dokumenterne.

Forbindelsesdata slettes 6 måneder efter sidste brug, og ufuldførte forbindelser slettes efter én dag; backup-kopier slettes senest efter 30 dage. For at sikre, at den samme fil kun gemmes én gang, opbevarer app-tjenesten en behandlingspost (en hash af filen og dokument-ID'et i PaperOffice uden dokumentindhold) i 30 dage. Du kan ophæve forbindelsen til enhver tid ved at slette brugertokenet i PaperOffice-appen under Konto → API: der gemmes ikke flere dokumenter, og forbindelsesdataene slettes ved næste forsøg, ellers efter de ovennævnte perioder.

12.16 Wix-app

Når du bruger Wix-appen, gemmer vores app-tjeneste dit PaperOffice-brugertoken (krypteret) og det valgte arbejdsområde til din Wix-side samt dit Wix-bruger-ID. Fakturaer, du uploader, gemmes i dette arbejdsområde på samme måde som andre dokumenter, du uploader. For at sammenligne linjeartikler læser app-tjenesten de matchende produkter fra din Wix-butiks katalog (SKU, produktnavn, vareomkostninger) på tidspunktet for kontrol og gemmer dem ikke. Appen læser ikke ordrer, kunder eller side-medlemmer og ændrer intet i Wix.

Dine indstillinger slettes, når du fjerner appen fra din side, ellers 6 måneder efter sidste brug; backup-kopier slettes senest efter 30 dage. For at sikre, at den samme fil kun behandles én gang, opbevarer app-tjenesten en behandlingspost (en hash af filen, dokument- og job-ID'er uden dokumentindhold) i 30 dage. Du kan fjerne dit token til enhver tid med "Remove my token" i appen.

12.17 Airtable-udvidelse

Når du tilslutter Airtable-udvidelsen, gemmer vores app-tjeneste dit PaperOffice-brugertoken (krypteret), det valgte arbejdsområde, ID'et for Airtable-basen og et forbindelsestoken (krypteret), der kun virker for denne base. Forbindelsestokenet gemmes i udvidelsens indstillinger for basen og er synligt for personer, der kan åbne udvidelsen der. Når en udtrækning startes, downloader app-tjenesten det valgte bilag fra Airtable én gang og gemmer det i dit arbejdsområde på samme måde som andre dokumenter, du uploader; sammendraget skrives ind i basen af udvidelsen med de tilladelser, som den bruger har.

Forbindelsestokenet udløber efter 30 dage. Forbindelsesdataene slettes én dag efter udløb, efter 60 dages inaktivitet, når du frakobler dig i udvidelsen, eller ved næste brug efter du har slettet dit brugertoken i PaperOffice AI; backup-kopier slettes senest efter 30 dage. For at sikre, at det samme bilag kun behandles én gang, opbevarer app-tjenesten en behandlingspost (en hash af dit PaperOffice-kontotoken, basen, post- og bilags-ID'er samt dokument- og job-ID'er uden dokumentindhold), separat for hver PaperOffice AI-konto i 30 dage.

For at forhindre dobbeltbehandling opretholder vores applikationstjeneste en behandlingsstatus for hvert udtræk (en uigenkaldelig nøgle, PaperOffice-dokumentet og job-ID'er) i 30 dage.

Vi bruger ikke data fra disse platforme til reklameformål, sælger dem ikke og bruger dem ikke til at træne generaliserede AI-modeller.

Den retlige grundlag er opfyldelsen af kontrakten (art. 6, stk. 1, litra b) i GDPR). Du kan også til enhver tid slette nøglen eller brugertokenet i PaperOffice-applikationen under Konto → API. Dokumenter, der er gemt i dit PaperOffice-arbejdsområde, forbliver i din konto, indtil du sletter dem der.

13. Partnerprogram — kontrol af momsnummer

Hvad vi gemmer: Ved en ansøgning som henvisningspartner, og når ansøgningen godkendes, kontrollerer vi det angivne momsnummer i Den Europæiske Kommissions VIES-register. Vi gemmer momsnummeret, resultatet af kontrollen, tidspunktet for kontrollen samt det firmanavn og den adresse, som registeret returnerer.

Formål: Vi optager kun virksomheder med et gyldigt EU-momsnummer i henvisningsprogrammet. Kontrollen bekræfter, at partneren optræder som virksomhed, og gør det muligt for os at udstede korrekte provisionsopgørelser (selvfakturering) med den rigtige momsbehandling.

Retsgrundlag: artikel 6, stk. 1, litra b), i databeskyttelsesforordningen (GDPR) (foranstaltninger forud for indgåelse og opfyldelse af partneraftalen) og artikel 6, stk. 1, litra c), i databeskyttelsesforordningen (skatte- og regnskabsmæssige forpligtelser vedrørende provisionsopgørelser).

Opbevaringsperiode: Indtil ophøret af samarbejdet; herefter i den periode, hvor de lovbestemte opbevaringskrav for faktureringsdokumenter gælder; derefter slettes dataene.

14. Ret til klage

Du har ret til at klage til en databeskyttelsesmyndighed over behandlingen af dine personlige data.

15. Kontakt til databeskyttelseshenvendelser