CASESTUDIE

Kreativt bureau | Marketing

Via Creative Leipzig

Leipzig, Tyskland

Via Creative, et dynamisk kreativt bureau i Leipzig, strømlinede deres projektstyring og kundedokumentation med KI-drevet automatisering.

60%

Tid sparet

50+

Aktive projekter

Teammedlemmer

Nul

Tabte filer

Betroet af førende virksomheder verden over

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situationen

Via Creative håndterer 50+ aktive projekter samtidigt på tværs af branding, digital marketing og videoproduktion. Hvert projekt genererer kontrakter, briefs, revisioner, godkendelser og endelige leverancer.

Kreative teams brugte værdifuld tid på at søge efter aktiver, styre revisioner og håndtere administrative opgaver i stedet for at skabe. Versionskontrol for designfiler var kaotisk.

Vækst fra 5 til 25 medarbejdere på tre år gjorde deres uformelle fil-delingstilgang uholdbar.

Kreative bør skabe, ikke grave i mapper. Vi mistede timer hver uge bare på at finde den seneste version af filer.

Udfordring & Løsning

Udfordringer

50+ samtidige projekter med komplekse filstrukturer
Versionskontrollmareridt for designfiler
Kontrakter og godkendelser spredt på tværs af emails
Teammedlemmer der arbejder fra flere lokationer
Aktivsøgning tog 15+ minutter per anmodning

Løsninger med PaperOffice

Centraliseret projektarbejdsplads med KI-drevet søgning
Automatisk versionskontrol til alle kreative aktiver
Digital kontraktstyring med e-signaturer
Kundeportal til godkendelser og feedback
Smart tagging og aktivkategorisering

Implementeringsprocessen

Uge 1

Bureau-audit

Analyse af projekttyper, fil-workflows og team-samarbejdsmønstre.

Uge 2

Strukturdesign

Oprettelse af projektskabeloner og mappestrukturer til forskellige servicetyper.

Uge 3

Migration

Migration af aktive projekter og kritiske historiske aktiver.

Uge 4

Team-adoption

Træningssessioner og gradvis rollout på tværs af kreative teams.

Målbare resultater

60%

tid sparet

50+

projekter styret

teammedlemmer

10s

aktivsøgning

Før vs. Efter

Metrik

Før

Efter

Aktivsøgningstid

15+ minutter

< 10 sekunder

Versionskonflikter

5-10/uge

Kontraktbehandling

3-5 dage

Samme dag

Kundefeedback

Email-kæder

Integreret portal

Nyt projektopsætning

2 timer

5 minutter

PaperOffice gav os vores kreative tid tilbage. Ingen mere versionsforvirring, ingen mere jagt på filer. Vores team kan fokusere på det de gør bedst

Hvorfor PaperOffice?

Kreativ workflow

Designet til kreative filtyper med visuelle forhåndsvisninger og versionssammenligning.

Kundesamarbejde

Kundeportaler til sikker deling, godkendelser og feedbackindsamling.

Smart tagging

KI-drevet tagging der forstår kreative aktiver og projektkontekst.

Løsløs din bureaus potentiale

Opdag hvordan PaperOffice hjælper kreative bureauer med at styre projekter problemfrit.

Kontakt os Alle casestudier

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key