CASESTUDIE

Offentlig administration | Kommune

Carrión de los Condes Rådhus

Palencia, Spanien

Den historiske by Carrión de los Condes, et nøglepunkt på Camino de Santiago, moderniserede sin kommunale administration samtidig med at bevare århundreders historiske dokumenter.

80%

Hurtigere behandling

500+

Års dokumenter

50.000+

Dokumenter digitaliseret

24/7

Borgernes adgang

Betroet af førende virksomheder verden over

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situationen

Carrión de los Condes, med en historie der spænder over 1.000 år, havde kommunale arkiver dateret tilbage til århundreder. Som et populært stop på Camino de Santiago pilgrimsruten håndterer rådhuset ikke kun almindelige administrative opgaver, men også tusindvis af pilgrim-relaterede forespørgsler årligt.

Papirbaserede processer betød at borgere ofte ventede dage på simple dokumenter. Historiske dokumenter forfaldt, og adgang til arkiverede dokumenter krævede fysiske besøg til opbevaringsfaciliteter.

Regionalregeringen forlangte digital transformation for alle kommuner, hvilket skabte hastighed om at modernisere samtidig med at sikre at historiske dokumenter blev bevaret.

Vores arkiver indeholder dokumenter fra det 16. århundrede. At digitalisere dem handlede ikke bare om effektivitet

Udfordring & Løsning

Udfordringer

Århundreders historiske dokumenter der kræver omhyggelig digitalisering
Borgere der venter dage på simple dokumenter og beviser
Ingen fjernadgang for borgere eller pilgrimme
Regional mandat for digital transformation
Begrænsede IT-ressourcer i lille kommune

Løsninger med PaperOffice

Omhyggelig digitalisering af historiske arkiver med bevaringsprotokoller
Online borgerportal til dokumentanmodninger og sporing
KI-drevet søgning på tværs af århundreders håndskrevne dokumenter
Mobil adgang for personale der arbejder på tværs af kommunale bygninger
Automatiseret workflow til almindelige administrative anmodninger

Implementeringsprocessen

Måned 1-2

Historisk vurdering

Katalogisering og prioritering af historiske dokumenter, etablering af bevaringsprotokoller.

Måned 3-4

Moderne dokumenter

Digitalisering af nuværende administrative dokumenter og workflow-automatisering.

Måned 5-6

Borgerportal

Lancering af online portal til borgerdieneste og dokumentanmodninger.

Måned 7+

Historiske arkiver

Løbende digitalisering af historiske dokumenter med KI-forbedret søgbarhed.

Målbare resultater

80%

hurtigere behandling

500+

år bevaret

50K+

dokumenter digitaliseret

24/7

online adgang

Før vs. Efter

Metrik

Før

Efter

Dokumentbehandling

3-5 dage

Samme dag

Arkivadgang

Kun personligt

Online 24/7

Sagsøgningstid

Timer til dage

Sekunder

Borger tilfredshed

62%

94%

Papirforbrug

15.000 ark/år

2.000 ark/år

PaperOffice tillod os at træde ind i det 21. århundrede mens vi ærer vores 1.000

Hvorfor PaperOffice?

Historisk bevarelse

Specialiserede protokoller til digitalisering og bevarelse af århundredgamle dokumenter.

Borgerportal

Klar-til-brug online portal til borgerdieneste og dokumentanmodninger.

Flersproget

Fuld support til spansk, engelsk og andre sprog til internationale besøgende.

Moderniser din kommune

Opdag hvordan PaperOffice hjælper offentlige administrationer med at betjene borgere bedre.

Kontakt os Alle casestudier

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key