CASESTUDIE

Hospitality | Restaurant

El Guijo Restaurant

Madrid, Spanien

El Guijo, en populær Madrid-restaurant, strømlinede deres leverandørstyring og fødevaresikkerheds-compliance med KI-drevet dokumentautomatisering.

55%

Tid sparet

40+

Leverandører

100%

Overholdelse

Nul

Overtrædelser

Betroet af førende virksomheder verden over

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situationen

El Guijo administrerer relationer med over 40 leverandører, hver kræver kontrakter, fakturaer, leveringsbeviser og fødevaresikkerhedscertifikater. Spanske fødevaresikkerhedsregler kræver omhyggelig dokumentation.

Ledelsesteamet brugte timer ugentligt på at organisere leverandørsdokumenter og forberede sundhedsinspektioner. At finde specifikke certifikater eller leveringsdokumenter var tidskrævende.

Under travle servicetimer var der ingen tid til papirarbejde, hvilket førte til dokumentefterslæb og compliance-risici.

I restaurantbranchen kan en mislykket sundhedsinspektion lukke dine døre. Vi havde brug for skudsikker dokumentation uden at tage tid fra servicen.

Udfordring & Løsning

Udfordringer

40+ leverandørrelationer med varierende dokumentation
Spanske fødevaresikkerheds-compliance-krav
Begrænset admintid under servicetimer
Sundhedsinspektionsforberedelsesstress
Sporing af leverandørscertifikater og udløb

Løsninger med PaperOffice

Automatiseret leverandørsdokumentindfangning via email/foto
KI-drevet ekstraktion af leverings- og fakturadata
Certifikatsporing med udløbsadvarsler
Øjeblikkelige inspektionsklare dokumentpakker
Mobil indfangning til leverancer under service

Implementeringsprocessen

Uge 1

Compliance audit

Gennemgang af spanske fødevaresikkerhedskrav og nuværende dokumentationspraksis.

Uge 2

Leverandøropsætning

Konfiguration af leverandørprofiler og dokumentindsamlingsworkflows.

Uge 3

Teamtræning

Træning af køkken- og servicepersonale i mobil dokumentindfangning.

Uge 4

Go-live

Fuld drift med løbende leverandørsdokumentmigration.

Målbare resultater

55%

tid sparet

40+

leverandører

100%

overensstemmende

Nul

overtrædelser

Før vs. Efter

Metrik

Før

Efter

Admin-tid/uge

8+ timer

< 3 timer

Inspektionsforberedelse

Hele dagen

< 1 time

Leveringsbehandling

Manuel indtastning

Fotoindfangning

Certifikatsporing

Regneark

Automatiske advarsler

Sundhedsinspektioner

Stressende

Selvsikker

PaperOffice forvandlede vores dokumentationsmareridt til et ikke

Hvorfor PaperOffice?

Hospitality klar

Designet til restaurant-workflows med mobile-first dokumentindfangning.

Udløbsadvarsler

Automatisk sporing af leverandørscertifikater med forhåndsadvarsler om fornyelse.

Inspektionsklar

Ét-klik generering af compliance-dokumentationspakker til inspektioner.

Forenkle restaurantstyring

Opdag hvordan PaperOffice hjælper restauranter med at fokusere på mad, ikke papirarbejde.

Kontakt os Alle casestudier

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key