Hvilken rolle spiller versioneringen i dokumentstyringssystemet DMS?
Funktioner inden for versionering spiller en vigtig rolle for mange brugere af DMS-software. Læs mere om fordelene her.
Begrebet versionering er ikke fremmed for et dokumentstyringssystem (DMS). Behovet for anvendelse af et dokumentstyringssystem, der har overholdelse af GoBD og revisionssikker versionering, bliver stadig mere tydeligt.
For hvem kender ikke denne situation? En kontrakt redigeres flere gange - en ændring her, en bemærkning der, justering af poster, ændring af beløb og til sidst enighed. På denne måde gemmes også hver enkelt ændring lokalt på computeren og sendes til yderligere kontrol.
Hvis nu kollegaen er fraværende eller kunden ringer og spørger efter versionen fra sidste måned og ændringen "XYZ", så går alt i stå.
Versioneringskaos og redundans er resultatet.
På dette tidspunkt vil det være en god idé at overveje versionering eller versionhåndtering af dokumenter.
PaperOffice DMS har automatisk versionering af dokumenter og omfattende versionskontrol. Uanset om du fjerner sider, drejer dem eller slører områder med PaperOffice - alt versioneres revisionssikkert efter GoBD og arkiveres perfekt.
Fordele ved et DMS-software
En centraliseret DMS-software har flere fordele for virksomheden. For eksempel er det sikret, at alle medarbejdere arbejder med de samme korrekte data.
Derudover undgås mediebrud, så der opnås en ubrudt informationsstrøm i forbindelse med arbejdsgange.
Dette gør også dobbelt datahåndtering overflødig, hvilket igen har en positiv indvirkning på kvaliteten af de styrrede data.
Mange virksomheder, især SMV'er, ser dette som en hindring for datasikkerheden og støtter derfor brugen af et dokumentstyringssystem, som f.eks. PaperOffice.
Løsning
Takket være PaperOffice DMS og den integrerede modul til versionshåndtering, VersionControl, har du altid fuld kontrol over dine dokumenter og deres ændringer.
Hvad er versionsstyring?
Versionering er kort sagt, at gøre alle ændringer i dokumenter sporbar.
Begrebet versionsstyring kan let forklares: I det store og hele er det den metode, der bruges til at registrere ændringer i dokumenter eller filer.
Hver ændring i et dokument registreres og gemmes som en skyggekopi som en ny versionsversion.
Ved hver ændring i et dokument gemmes en "nyere" version af dokumentet i et tilsvarende arkiv. Logningen gør ændringer gennemsigtige og altid sporbar.
På dette tidspunkt ved den følgende betragter, hvornår et dokument er ændret af hvilken operatør. Dette giver en oversigt over hele dokumentets livscyklus.
Versionering kan ske automatisk eller manuelt.
Men hvad er forskellen? Dette og alle versioneringsmetoder understøttet af PaperOffice DMS forklares detaljeret i vores Workshop Tutorial.
Hvilke typer versionering findes der?
Automatisk versionsstyring
Ved automatisk versionsstyring registrerer PaperOffice automatisk, når et dokument ændres. Dette kan ske både for et Word-dokument og takket være den integrerede WorkBench-modulet også for et PDF-dokument.
En kopi af det ændrede dokument oprettes automatisk af PaperOffice efter redigeringen og gemmes i dokumentpoolen "Dokumenter i redigering". Versionen opdateres først, når du klikker på "Afslut redigering".
Dette sikrer, at dokumenter ikke kan overskrives i netværket. Fordi så længe du arbejder på et dokument, er det placeret i den tidligere nævnte dokumentpool.
Efter at den "nyere version" af dokumentet er blevet checket ind, opdaterer PaperOffice miniaturebilledet og udfører tekstgenkendelse af dokumentet igen. Den tidligere version forbliver tilgængelig og kan hentes.
Manuel versionering
Manuel versionering er ideel, når dokumenter udskrives og f.eks. underskrives i hånden og derefter skal scannes ind som en ny version.
Ved manuel versionering starter versioneringsprocessen manuelt af brugeren.
Tip
Der er i øvrigt en video på YouTube, der forklarer denne proces klart, om emnet "Revisionssikker og GoBD-konform versionsstyring af dokumenter med dokumenthåndtering PaperOffice":
Derudover genkender PaperOffice det gennem den integrerede AI, at dette dokument er et allerede eksisterende dokument og foreslår at arkivere det nyscannede som en version til en eksisterende dokument. Eller hvis det er et forskelligt udseende dokument og ikke genkendes af AI, kan dette manuelt arkiveres som en ny version til en eksisterende dokument.
Fordele ved brug af et DMS til versionsstyring
Ensartet arkivering
Når dokumenter arkiveres i PaperOffice, sikrer den integrerede versionering, at der ikke gemmes adskillige kopier som separate filer. I stedet findes de forskellige versioner af et dokument i en fil.
Overholdelse af revisionsikkerhed og GoBD-kompatibilitet
Versionering af dokumenter sikrer overholdelse af revisionsikkerhed og GoBD-kompatibilitet.
For at sikre revisionsikkerhed skal alle detaljer ved ændringer i dokumenter og filer være tydeligt dokumenteret. Det skal sikres, at kun medarbejdere med tilladelse kan foretage ændringer. Men det er også vigtigt at vide, mange år senere, hvilke medarbejdere der har foretaget hvilke ændringer og hvornår.
Strukturering af fælles adgang
PaperOffice er ikke kun et dokumenthåndteringssystem, men også en omfattende samarbejdsapplikation. Det tilbyder ikke kun omfattende workflow-, stempler- og opgaveværktøjer, men understøtter også samarbejdet om dokumenter i workflows.
Takket være versionskontrollen vil enhver bruger vide, hvornår og hvordan et dokument er blevet ændret, og af hvem. Når en bruger åbner et dokument til redigering, bliver det låst for andre brugere, og samtidig redigering er ikke mulig.
I betragtning af det sidste punkt regulerer check-out og check-in den ukomplicerede samarbejde om et dokument og koordinerer adgangsrettigheder. Med check-out-funktionen blokerer den, der bearbejder dokumentet, midlertidigt for det.
Ved check-in opretter den første redaktør den ændrede dokument som en ny version. Den tidligere editing spærring ophæves.
Sikkerhed og overholdelse af mange lovbestemmelser og compliance
Det vigtigste ved versionering er naturligvis, at alle juridiske krav og vigtige compliance-aspekter kan dokumenteres og overholdes. Hver ændring af dokumentet er sporbart - inklusive brugeren, der har foretaget den.
Valg af den rigtige DMS-software til versionering
Sammenfattende er det klart, at versionsstyring understøttet af et DMS har mange fordele.
Det bedste ved versionering er dog, at virksomheder er i stand til at administrere oprettelse, revision og distribution af vigtige forretningsdokumenter automatisk.
Dokumenthåndteringssoftwaren PaperOffice giver så mange virksomheder mulighed for at opnå revisionsikkerhed. Det er vigtigt at kunne spore alle ændringer i forretningsdokumenterne når som helst og hurtigt.
Kom i gang er nemmere end du tror.
Har du stadig bekymringer om, at du ikke kan klare det? Læs vores kundecases om integrationen af PaperOffice i din forretningsdrift og overbevis dig selv om enkelheden, eller ansøg om en testinstallation på en nem måde.
Hvem er papirløse kontorer egnet til?
Den hurtige og nemme svar på spørgsmålet er: for enhver virksomhed. Alle virksomhedssektorer og størrelser kan drage fordel af et papirløst kontor, lige fra SMV'er og start-ups til store virksomheder. Overgangen er særligt værdifuld for små og mellemstore virksomheder: Ved at reducere behandlingsopgaver og omkostninger frigøres budgetter, der kan bruges til yderligere vækstforanstaltninger.
Kan jeg bruge en cloud-baseret DMS-udbyder til mit papirløse kontor på arbejdspladsen?
Nej. Endnu en faktor, der har været på alles læber siden den endelige ikrafttræden af GDPR i 2018, er datasikkerhed. DMS-løsninger og DMS-software anvendes til behandling, administration og opbevaring af dokumenter, der ofte indeholder følsomme personoplysninger. Lovgiveren har fastsat høje bøder for overtrædelser af GDPR.
- Fordele retfærdiggør indsatsen og omkostningerne
At arbejde digitalt og bringe gamle dokumenter ind i en ny æra vil være den bedste nøgleinvestering for at spare utrolig meget tid, penge og nerver i fremtiden. - Du har brug for nogen, der har forstand på det
Du behøver ikke din egen IT-specialist for at udnytte alle fordelene ved digitalisering.
Du har brug for den rette partner ved din side, som gennem sin erfaring præcist kan implementere det, du har brug for. Undgå panikskabere og vælg testopstillinger i stedet for flashy PowerPoint-præsentationer uden reelle test. - Hardwaren er ofte allerede tilgængelig
Tilnærmelsesvis enhver forretning, firma og virksomhed har erfaring med en stor kopimaskine, som den ikke udnytter fuldt ud. Disse maskiner elsker masse-scanninger, er tolerante over for papirclips og kan være udgangspunktet for en digital start uden scanner-investering. - Billigere end forventet med det rigtige DMS
Undgå omkostningsfælder med DMS / ECM-systemer, hvor du er fuldstændig afhængig af producenterne. Gør ingen kompromisser, når det kommer til egne administrationsmuligheder, f.eks. at lære dokumenter og foretage indstillinger selv. Hvis du har brug for hjælp, hjælper producenten gerne, men forbliv selvstændig og uafhængig. - Digital automatisering er fremtiden
Processer kører fremover fuldstændig identisk, men fuldt automatiseret.
Faktura kommer ind? Workflowet aktiveres, og alt går sin definerede rute.
Søge i 1000 mapper? Intet problem, for du har din egen Google!
